Ведення архіву документів підприємства

28.10.2013

Як і будь-який інший вид діяльності, ведення архіву документів підприємства має свої правила і принципи, на підставі яких здійснюється зберігання і використання архівних матеріалів.

Співробітники архівного відділу зобов'язані:

• зберігати документи в прийнятних умовах, строго на відведених їм місцях, відповідно до запису в каталозі;
• при передачі справ на зберігання складати описи документів;
• своєчасно додавати записи про нові надходження в каталог і видаляти неактуальні записи;
• у встановлений термін проводити інвентаризацію архіву;
• знищувати документи з простроченим терміном зберігання;
• забезпечувати безпеку інформації;
• надавати доступ до архівних матеріалів на підставі підтвердних повноваження документів.

системи управління електронними архівами

Наведені вище правил дозволяє налагодити досить чітку роботу архіву, проте при розгалуженій структурі і великих розмірах традиційного паперового архіву підтримувати його працездатність і функціональність дуже важко (потрібен великий штат кваліфікованих фахівців, значні площі для зберігання і т.п.). Для того щоб оптимізувати ведення архіву документів , Доцільно перетворити архівні матеріали в цифрову форму і розмістити їх в електронному архіві, створеному на базі інформаційної системи E-Arch.