Кадровий облік звільнення за формою Т-2: ньанси і правила

1. Заповнення розділу про звільнення: приклад заповнення
2. Зберігання карток Т-2
3. Заповнений зразок особистої картки співробітника за формою Т-2

Згідно з практикою діловодства особиста картка співробітника необхідний для обліку роботи співробітника, а також фіксації змін на період співпраці (нагороди, відгули і т. Д.). Зокрема, проводиться і кадровий облік звільнення з використанням особистої картки форми Т-2, що передбачає достовірність даних про співробітника, а також його звільнення.

згідно ч. 4 ст. 9 ФЗ від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» в комерційних організаціях не є обов'язковим використання уніфікованих документів. Роботодавець може оформляти картки співробітників на свій розсуд, залишаючи або додаючи блоки даних, які необхідні саме для його роботи.

При цьому наказом Мінстату України від 05.01.2004 N 1 « Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати » затверджена універсальна форма Т-2, яка може бути застосована до будь-якій сфері діяльності.

Для складання записів необхідні документи:

• посвідчення особи;
• трудова книжка;
• диплом про закінчення навчального закладу (або інший документ);
• СНІЛС;
• ІПН;
• військовий квиток (для чоловіків);
• наказ про прийом на роботу.

Існують певні особливості при використанні бланків цього виду:

1. Перші дві сторінки необхідно заповнювати на момент прийняття людини на посаду, а решта - в період роботи.
2. Для зручності роботи можна заповнювати за допомогою комп'ютерних програм. При цьому на кожне внесення даних співробітник повинен ставити свій підпис. Тому наявність паперової версії обов'язково.
3. Картка оформлюється на підставі оригіналів документів, наданих самим співробітником.

Існує ряд правил, яких необхідно дотримуватися при заповненні кодувань:

1. Якщо неправильно заповнити поле кодування (помилки в записах або запис не належить до даного блоку), документ вважається зіпсованим і його потрібно переписати. Рекомендуємо звертати уваги на що вносяться коди або залишити поля порожніми до моменту здачі картки в архів.
2. Якщо запис відсутній або відповідь негативна (не маю, не перебуваю і т. Д.) Залиште кодованих частина порожній.
3. При вказівці дат місяць пишеться повністю, а рік складається з 4 цифр 5 травня 2018 р
4. Дати потрібно кодувати арабськими цифрами в порядку день / місяць / рік: 02.05.2018.
5. При кожному записі в трудовій книжці, наприклад, про переведення, роботодавець зобов'язаний продублювати запис в особовій справі та ознайомити співробітника під підпис ( п. 12 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 )

Заповнення розділу про звільнення: приклад заповнення

Для заповнення 11 розділу картки використовуються відомості з наказу про розірвання трудового договору з використанням тих формулювань, що вказані в ньому.

Датою звільнення вважається день, коли співробітник останній день виконував свої обов'язки на підприємстві. Підпис в цьому розділі ставиться не тільки працівником, а й кадровиком.

Зберігання карток Т-2

Зберігання особистих карток звільнених співробітників відбувається в архіві підприємства. При цьому документи знаходяться в спеціальних номенклатурних папках, окремих від наказів і особистих справ.

Важливо: особисті картки повинні бути недоступними для сторонніх, так як підприємство зобов'язане забезпечити безпеку персональних даних співробітника.

Розберемо найбільш поширені помилки при веденні особистих карток:

1. Спецсимволи. Коса риска (/), двокрапка (:), знак рівності (=) і ін., Не можна використовувати в формі Т-2. Особливо строго вони заборонені в зоні кодування.
2. Неакуратне заповнення. Текст може виходити за межі призначених полів, якщо це необхідно. Але в зону кодування він виходити не повинен.
3. Прочерки. У цьому документі прочерки заборонені. Їх наявність може привести до визнання картки недійсною.

Заповнений зразок особистої картки співробітника за формою Т-2

Так як особиста картка працівника досить об'ємний документ, пропонуємо вам ознайомитися з прикладом заповнення всього документа:

Завантажити Заповнений бланк форми Т-2 можна за посиланням .