Універсальний передавальний документ

1. Що таке УПД? УПД - це універсальний передавальний документ. Його особливість - багатофункціональність,...
2. Коли можна застосовувати УПД?
3. паперовий УПД
4. Зразок заповнення універсального передавального документа (УПД)
5. Електронний УПД
6. Як заповнювати електронний УПД
7. Якщо це ДОП
8. Якщо це УПД (СЧФДОП)
9. особливості формату
10. Області повноважень підписанта-продавця
11. Області повноважень підписанта-покупця

Що таке УПД?

УПД - це універсальний передавальний документ. Його особливість - багатофункціональність, завдяки якій можна помітно зменшити обсяг документообігу.

Які документи замінює УПД?

На папері його можна використовувати замість:

• пакету «рахунок-фактура + первинний документ»;
• первинного документа.

В електронному вигляді - замість:

• пакету «рахунок-фактура + первинний документ»;
• первинного документа;
• рахунки-фактури.

Ви самі вибираєте, що вам більше підходить, виходячи зі своїх бізнес-процесів і схеми документообігу. УПД є підставою для податкового і бухгалтерського обліку, про що йдеться в листі ФНС від 21.10.2013 № ММВ-20-3 / 96 @. Закон не зобов'язує використовувати універсальний передавальний документ замість товарної накладної, акта або пакета документів, що включає рахунки рахунок-фактуру і первинний обліковий документ.

Коли можна застосовувати УПД?

УПД діє з жовтня 2013 року, його ввело і узаконило лист ФНС від 21.10.2013 № ММВ-20-3 / 96 @. З тих пір цим документом можна користуватися.

УПД можна оформити:

• поставку товарів, послуг або робіт;
• передачу майнових прав.

паперовий УПД

Його форму також рекомендує лист ФНС від 21.10.2013 № ММВ-20-3 / 96 @.

Зразок заповнення універсального передавального документа (УПД)

УПД (універсальний передавальний документ) зразок заповнення - лист 1

УПД (універсальний передавальний документ) зразок заповнення - лист 2

Скачайте бланк форми УПД в excel

Статус УПД показує, яке у нього призначення:

1 - рахунок-фактура + акт;

2 - первинний документ.

У статусі 1 УПД з боку продавця підписує співробітник, відповідальний за підпис рахунків-фактур, накладних та актів. У статусі 2 - співробітник, який відповідає за підпис первинних документів.

В обох статусах з боку покупця УПД підписує уповноважена особа, яка відповідає за оформлення первинних документів або угоди.

Електронний УПД

Діє з 07.05.2016, йому відкрив дорогу Наказ ФНС від 24.03.2016 № ММВ-7-15 / 155 @. Застосовується ширше, ніж паперовий:

• як рахунок-фактура (СЧФ);
• як універсальний передавальний документ (СЧФДОП);
• як первинний документ, наприклад, накладна або акт (ДОП).

Якщо це УПД (СЧФДОП) або акт (ДОП), то з документом потрібно підпис одержувача, тому він являє собою два пов'язаних файлу: з даними продавця і з даними покупця (п. 2.10 Наказу Мінфіну № 174н).

Якщо це рахунок-фактура (СЧФ) - він не вимагає підпису одержувача, тому це один файл обміну з інформацією продавця.

Завантажити приклад XML-файла

Як заповнювати електронний УПД

Якщо це СЧФ

Поля, які в ньому необхідно заповнити, визначені п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковий номер документа, число, місяць і рік його формування;
2. назва, адреса, ІПН обох сторін угоди;
3. назви і адреси відправника і одержувача вантажу;
4. номер документа, який фіксує аванс в рахунок майбутніх поставок;
5. склад поставки, якщо можливо - одиниця виміру вмісту;
6. кількість вмісту поставки в одиницях виміру, названих раніше; валюта;
7. ціна за одиницю виміру поставки, не враховуючи податок (виключення - державна регульована ціна, що включає податок);
8. вартість поставки або майнових прав без податку;
9. акциз, де це необхідно;
10. податкова ставка;
11. податок для покупця за діючими податковими ставками;
12. вартість поставки з урахуванням податку;
13. Країна походження товару;
14. номер митної декларації;
15. код виду товару за єдиною Товарній номенклатурі зовнішньоекономічної діяльності Євразійського економічного союзу для товарів, що були вивезені за межі РФ на територію Євразійського економічного союзу.

В електронному форматі з'являється нове обов'язкове для заповнення поле - назва суб'єкта, що склав файл продавця. Якщо продавець і укладач - різні суб'єкти, то другий заповнює поле «Підстава, за яким економічний суб'єкт є упорядником файлу обміну рахунки-фактури (інформації продавця)». Це важливо для аутсорсеров і агентів.

Якщо це ДОП

У ньому обов'язково заповнити поля, названі в ст. 9 Федерального закону № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»:

1. назва документу;
2. число, місяць, рік його створення;
3. економічний суб'єкт, який сформував документ;
4. суть угоди;
5. сума або об'єм поставки;
6. ПІБ та підписи відповідальних осіб.

Якщо це УПД (СЧФДОП)

У ньому повинні бути всі відомості, перераховані вище.

особливості формату

Якщо він використовується як ДОП або СЧФДОП:

• Може мати два найменування. Одне - офіційне за фактом господарського життя. Друге - про який домовилися контрагенти.
• Є спеціальні поля для відомостей про перевізника.
• Вимагає підпису з боку покупця уповноваженою особою, яка відповідає за оформлення первинних документів або угоди.

Для всіх типів документів

• Можна внести будь-які додаткові відомості: вид операції, інформація для учасника документообігу, доповнення про учасників угоди.
• Відомості про учасників угоди містять поля:

• код ОКПО;
• структурний підрозділ;
• інформація для учасника документообігу;
• для ІП - ІПН, реквізити свідоцтва про державну реєстрацію, ПІБ; для ЮЛ - найменування, ІПН, КПП; для іноземного особи, яка не перебуває на обліку в податкових органах, - назва і інші відомості;
• адреса;
• контактні відомості (номер телефону, e-mail);
• банківські реквізити.

• Блок «Підписант» включає чотири атрибути: «Область повноважень», «Статус», «Підстава повноважень (довіри)», «Підстави повноважень (довіри) організації».

«Область повноважень» обов'язкове для заповнення, вибирається потрібне.

5 і 6 - якщо підписується УПД (СЧФДОП).

Області повноважень підписанта-продавця

Області повноважень підписанта-покупця

Поле «Статус» заповнювати обов'язково. Можна вказати:

1 - співробітник продавця;
2 - співробітник організації, що склала файл продавця;
3 - співробітник іншої уповноваженої організації;
4 - уповноважена фізична особа (у тому числі ІП).

Від обраного статусу залежить інформація в поле «Підстава повноважень». Для 1, 2 і 3 це «Посадові обов'язки» або інші підстави повноважень. Для 4 - підстави повноважень, наприклад, довіреність, дата, номер.

Поле «Підстава повноважень (довіри)» заповнюється, тільки якщо статус підписанта - 3.

Обов'язково вказати, хто підписує УПД: ФО, ІП або представник ЮО. Для ФО обов'язкові до заповнення лише ФМ, для ІП - ІПН, ФМ, а для представника ЮЛ - ІН ЮЛ, посаду і ФМ.

Підписантів може бути кілька.