Що потрібно знати про відрядження: які витрати повинен оплачувати наймач, а які - працівник

1. Що вважати відрядженням?
2. Чим відрядження по Білорусі відрізняється від зарубіжної?
3. Які витрати на відрядження повинен оплатити наймач?
4. Рішення про відшкодування зазначених у звіті витрат приймає тільки керівник?
5. Для підтвердження витрат потрібні тільки оригінальні документи? А якщо вони загублені?
6. Чому при оплаті квитків на транспорт або проживання банківською карткою для звітності вимагають виписку...
7. Чому в бухгалтерії вимагають бронювати житло і оплачувати квитки тільки банківською карткою співробітника,...
8. Суми добових відрізняються для працівників приватних і держкомпаній?
9. Як нараховується зарплата під час відрядження?
10. Чи компенсують витрати на відрядження, якщо співробітник забув поставити позначку про своє перебування?
11. Чи існують обмеження на максимальну суму добових?
12. Співробітникам, робота яких пов'язана з постійними роз'їздами, відрядження можна оформляти?
13. Першим днем ​​відрядження вважається дата відправлення транспорту?
14. Які документи у працівника в обов'язковому порядку повинні бути з собою у відрядженні?
15. Чи є обмеження щодо мінімального і максимального часу перебування у відрядженні?
16. У відрядження можна відправляти працівників, які не перебувають в штаті?

Які витрати на відрядження повинен оплатити наймач? Чому при оплаті квитків на транспорт або за проживання банківською карткою для звітності бухгалтерія вимагає виписку руху коштів по карт-рахунку? Чому наймач вимагає бронювати житло і оплачувати квитки тільки банківською карткою співробітника, який відправляється у відрядження?

FINANCE.TUT.BY зібрав кілька простих запитань про відрядження, знайти відповіді на які допомогли юристи корпоративної практики адвокатського бюро REVERA.

Що вважати відрядженням?

Службове відрядження - це поїздка на певний термін за розпорядженням наймача для виконання службового завдання поза місцем постійної роботи. Обов'язкова умова - поїздка проходить в іншу місцевість (тобто поїздка в межах одного міста - не відрядження).

Чим відрядження по Білорусі відрізняється від зарубіжної?

В основному - більшою сумою витрат на відрядження та більш суворої звітністю про їх використання. Є й інші відмінності: наприклад, при поїздці за кордон на відрядження можуть видаватися в іноземній валюті.

На відміну від відряджень по Білорусі обов'язково мати при собі завдання на службове відрядження.

Які витрати на відрядження повинен оплатити наймач?

Не пізніше ніж за день до відрядження наймач зобов'язаний видати працівникові грошовий аванс. Аванс повинен покривати проїзд в обидві сторони, оренду житла і добові (як правило, це витрати на харчування, громадський транспорт і т.д.).

Що стосується витрат, які наймач зобов'язаний відшкодувати, тут є свої нюанси. Так, якщо у працівника є право на безкоштовний проїзд або у відрядження він їде на службовому авто, то транспортні витрати туди і назад йому не відшкодовуються. І якщо приймаюча або сторона, яка направляє оплачує харчування, то добові видають тільки в розмірі 50% від норми.

Фото: Ольга Шукайло, TUT.BY

А ось витрати на мобільний зв'язок в добові найчастіше не включаються. Тут все вирішується за домовленістю з наймачем, але в цілому, він має право не відшкодовувати їх. Щоб наймач відшкодував інші витрати, потрібно узгодити їх заздалегідь.

Після повернення з відрядження працівник складає авансовий звіт і повертає залишок грошей, якщо він буде. Якщо витрачена сума перевищує розмір авансу, але витрати працівника обгрунтовані і він може підтвердити їх, наймач може відшкодувати цю суму.

Щоб уникнути можливих суперечок краще вказувати конкретні види витрат, що підлягають відшкодуванню, у наказі (розпорядженні) наймача про направлення працівника у відрядження.

Всі правила відшкодування витрат на відрядження за Білорусі можна подивитися у відповідній інструкції .

Рішення про відшкодування зазначених у звіті витрат приймає тільки керівник?

За загальним правилом - так, керівник. У кожній окремій ситуації все залежить від того, хто може виконувати обов'язки керівника за розпорядженням грошовими коштами: в держорганах зазвичай діють спеціальні положення, в приватних організаціях - локальні нормативні правові акти (наприклад, посадова інструкція заступника директора).

Проте, якщо керівник знає, що буде відсутній, йому краще оформити разову довіреність на одного зі своїх підлеглих, щоб той зміг затвердити звіт і відшкодувати витрати.

Для підтвердження витрат потрібні тільки оригінальні документи? А якщо вони загублені?

Наприклад, якщо співробітник їхав в поїзді, таким підтвердженням може бути чек з купе-ресторану або з магазину на кінцевій станції. Якщо і таких документів немає, тоді витрати компенсують за мінімальною вартістю проїзду. Вона розраховується за формулою: рекомендована норма відстані перевезень пасажирів і вантажів * тариф за 1 км.

Фото: Ольга Шукайло, TUT.BY

Наприклад, працівника направили у відрядження з Мінська в Бобруйськ. Сьогодні рекомендована норма відстані перевезень між цими містами становить 150 км. Тариф на перевезення на регіональних лініях економ-класу становить 0,016 BYN / км. Таким чином, працівникові виплатять 2,4 рубля за проїзд в одну сторону.

Якщо у співробітника немає оригінальних документів, що підтверджують оплату житла, за кожен день відрядження йому відшкодують 2,5 рубля.

Чому при оплаті квитків на транспорт або проживання банківською карткою для звітності вимагають виписку руху коштів по карт-рахунку?

Законодавство встановлює, що для відшкодування витрат на громадський транспорт (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту потрібні справжні проїзні документи.

Для відшкодування витрат по найму житла також потрібні справжні документи, що підтверджують ці витрати, - чеки, квитанції.

Наймач, звичайно, має право запросити виписку руху коштів по рахунку. Але навіть якщо в ній не буде інформації про оренду, так як співробітник розплачувався готівкою і у нього є чек, наймач буде зобов'язаний відшкодувати ці витрати.

Чому в бухгалтерії вимагають бронювати житло і оплачувати квитки тільки банківською карткою співробітника, який їде у відрядження?

У внутрішніх документах компанії можуть бути свої правила на цей рахунок. Проте вони не повинні суперечити законодавству. Якщо ви документально підтвердили свої витрати, наймач зобов'язаний їх відшкодувати незалежно від того, оплачувалися вони вашої зарплатною карткою або чиєїсь іншої.

Фото: Ольга Шукайло, TUT.BY

Інша справа, коли наймач перераховує гроші для відрядження на спеціальну корпоративну дебетову картку - тоді всі витрати повинні оплачуватися з неї.

Суми добових відрізняються для працівників приватних і держкомпаній?

Ні. Міністерство фінансів встановлює єдиний для всіх розмір компенсації добових. Наприклад, при відрядженні за Білорусі ця сума становить 7 рублів на добу. Ці норми працюють як для державних, так і для приватних компаній. На розсуд наймача добові можуть встановлюватися і в більшому розмірі.

Як нараховується зарплата під час відрядження?

Зарплата вважається як при звичайній роботі, незалежно від того, скільки днів триває відрядження і скільки годин на день вам доводиться працювати в ній. Плюс, звичайно, працівникові відшкодовуються витрати на відрядження.

Чи компенсують витрати на відрядження, якщо співробітник забув поставити позначку про своє перебування?

Компенсують. З одного боку, будь-який документ, що виходить від юрособи, прийнято скріплювати печаткою. З іншого, законодавство беззастережно вимагає її лише в деяких випадках: оформлення довіреності від імені юрособи, видача копії будь-яких вихідних документів і ін. Тобто, суто з точки зору законодавства, відсутність печатки на документі не позбавляє його юридичної сили.

Базово, для того, щоб документ мав юридичну силу, на ньому повинні бути:
найменування організації або структурного підрозділу, дата, реєстраційний індекс, підпис.

Чи існують обмеження на максимальну суму добових?

Наймач може встановити будь-яку суму компенсації. Головне - вона не повинна бути менше аналогічних сум, встановлених для бюджетних організацій.

Співробітникам, робота яких пов'язана з постійними роз'їздами, відрядження можна оформляти?

Службові поїздки кур'єрів, водіїв та інших співробітників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний або рухомий характер, не вважається відрядженням. Відрядження на таких оформити можна, але в період відрядження таким працівникам не буде виплачуватися надбавка за роз'їзний або рухомий характер.

Першим днем ​​відрядження вважається дата відправлення транспорту?

Першим днем ​​відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса з місця постійної роботи, а останнім - день приїзду.

Фото: Ольга Шукайло, TUT.BY

Якщо літак вилітає о 23.55 1 січня, початок відрядження - 1 січня. При вильоті о 00.05 відрядження розпочнеться 2 січня. Витрати в останній день відрядження відшкодовуються так же, як і в інші дні.

Якщо ваш літак / поїзд відправляється в середині робочого дня або прибуває до його початку, то питання, у скільки закінчити роботу і приходити взагалі, вирішується за домовленістю з наймачем.

Відрядження на неповну добу оформляються так само, як і будь-яка інша відрядження, - наказом (розпорядженням) наймача. Відрядження деяких держслужбовців може оформлюватись ухвалою.

Які документи у працівника в обов'язковому порядку повинні бути з собою у відрядженні?

Якщо відрядження в межах Білорусі, то законодавчо ніяких документів для цього не потрібно. Для закордонних відряджень обов'язково службове завдання.

Чи є обмеження щодо мінімального і максимального часу перебування у відрядженні?

Ні. Однак для відрядження понад 30 днів обов'язкова згода працівника, безперервна ж відрядження на території радіоактивного забруднення не може перевищувати одного року.

У відрядження можна відправляти працівників, які не перебувають в штаті?

Ні. У відрядження можуть направлятися тільки співробітники, що працюють за трудовим договором (контрактом). Все інше відрядженням не рахується; витрати на поїздки співробітнику, який працює за цивільно-правовим договором (в т. ч. договору підряду), компенсуються за умовами цього договору.