Впровадження електронного документообігу. Етапи та варіанти впровадження СЕД DIRECTUM

1. Варіанти організації проекту
2. скорочена впровадження
3. підтримка впровадження
4. самостійне впровадження
5. Послуги при самостійному впровадженні DirtectumRX
6. Консалтинг і адаптація - важливі елементи впровадження
7. Бізнес-консалтинг
8. адаптація системи

Ми пропонуємо різні варіанти організації проектів, а гнучкий підхід до впровадження допомагає знаходити оптимальний для замовника баланс між скороченням витрат і досягненням результату.

Варіанти організації проекту

Максимальна впровадження

Застосовується на складних проектах з безліччю бізнес-процесів і підключенням великої кількості користувачів. Система, як правило, максимально підлаштовується під вимоги і бізнес-процеси замовника.

умови

Замовник: активну участь у впровадженні.

DIRECTUM: максимальне участь у впровадженні з виїздами.

Каскадне впровадження здійснюється по повному циклу: дослідження, проектування, модифікація, тестування, дослідну експлуатацію. Передбачає детальне проектування роботи системи і подальший контроль за все ходу робіт на відповідність проектним рішенням.

Ітераційне впровадження краще адаптоване під ситуацію, коли спочатку у замовника немає чітких вимог до системи. При меншому формалізмі в процедурах гарантує оптимальний результат за вкладені гроші. Роботи (проектування, модифікації, тестування) виконуються циклічно, короткими ітераціями, результат надається частинами. Це дозволяє швидко реагувати на зміну вимог, але вимагає від замовника оперативного зворотного зв'язку по ходу проекту.

скорочена впровадження

Вибирається при обмеженому бюджеті, при готовності замовника адаптувати бізнес-процеси під особливості ECM-системи.

умови

Замовник: активну участь у впровадженні.

DIRECTUM: активну участь у впровадженні з виїздами.

За основу береться максимальне впровадження, але виключаються деякі його етапи та процедури. Наприклад, замість дослідження і детального проектування застосовується менш трудомісткий GAP-аналіз: робиться наголос на використання стандартної функціональності, і фіксуються відхилення від неї. При цьому проводяться проміжні демонстрації продукту, але виключається тестова експлуатація.

підтримка впровадження

Підходить при наявності у замовника власних фахівців, які можуть впровадити ECM-систему, але потребують додаткової допомоги з боку DIRECTUM.

умови

Замовник: виконання основних робіт по впровадженню.

DIRECTUM: проактивний допомогу замовнику:

• в організації та плануванні проекту впровадження
• навчання прикладного адміністратора
• консультації з організаційних питань, налаштування та використання системи
• щотижневі спільні наради для контролю ходу впровадження
• можливі виїзди до замовника.

самостійне впровадження

Можливо при наявності у замовника власної сильної команди впровадження з повним розумінням вимог до майбутньої ECM-системі.

умови

Замовник: виконання основних робіт по впровадженню.

DIRECTUM: DIRECTUM: мінімальну участь / допомога:

• навчання прикладного адміністратора
• щомісячний моніторинг і звіти по впровадженню, настройки та використання системи
• консультації провідних фахівців замовника по телефону, електронній пошті
• можливі виїзди до замовника

Послуги при самостійному впровадженні DirtectumRX

Для тих, хто вже сформував розуміння вимог до майбутньої системи, пропонуємо кілька варіантів підтримки при впровадженні DirectumRX:

• первинна настройка;
• навчання користувачів;
• підписка на супровід.

Детальніше.

Консалтинг і адаптація - важливі елементи впровадження

Оптимізація бізнес-процесів в поєднанні з автоматизацією дають подвійний ефект.

Бізнес-консалтинг

На відміну від суто консалтингових компаній, DIRECTUM пропонує замовникам реально працюють рішення, які не залишаються на рівні великого звіту з рекомендаціями. Таким чином досягається відчутний результат з точки зору практики бізнесу. А розроблені регламенти закріплюються в ECM-системи і стають невід'ємною частиною поточної діяльності компанії-замовника.

адаптація системи

ECM-система повинна бути гнучкою і максимально відповідати поточним потребам бізнесу. Її адаптація - це природний елемент як впровадження «з нуля», так і супроводу.

Тому в основі DIRECTUM лежить предметно-орієнтований інструмент розробки, який дозволяє розвивати і розширювати функціональність впроваджуваних рішень і модулів, проводити інтеграцію з іншими системами, створювати нові маршрути процесів, звіти, довідники, картки документів і т.д. І все це самостійно, силами навчених фахівців замовника.