Управління проектами в BPM-системі. Технологія проектного конвеєра

1. Симбіоз проектів і процесів
2. Концепція управління проектами в BPM-системі
3. Технологія проектного конвеєра

Роботу по проектам ведуть багато компаній. Будівництво, ІТ, виробництво на замовлення - створення і реалізація будь-якого унікального продукту, результату або послуги є проектною діяльністю.

Кожен проект спрямований на створення чогось нового. Кожен має свою команду виконавців, терміни реалізації, бюджети і різні вимоги замовників. Саме ця унікальність кожного проекту лежить в основі відмінностей між підходами до управління бізнес-процесами компанії, які автоматизуються в BPM-системі, і проектною діяльністю.

Як бізнес-процеси, де всі етапи заздалегідь збудовані, зрозумілі і передбачувані, використовувати при автоматизації роботи по проектам? Про це симбіозі проектів і процесів, а також технології проектного конвеєра, яка реалізована в додатку ELMA Проекти + , Ми і поговоримо сьогодні.

Симбіоз проектів і процесів

Інформаційні системи для роботи з процесами та проектами засновані на різних підходах до управління.

• Автоматизація бізнес-процесів за допомогою BPMS, ERP, систем електронного документообігу та інших подібних рішень спрямована на закріплення стандартів і регламентів роботи. Це завжди чітка послідовність дій. Ланцюжок етапів роботи і завдань, яка постійно повторюється.

• Системи для управління проектами, до яких можна віднести ИСУП (PMS) системи, таск-менеджери - це інструменти інтеграції знань. Так як робота по проекту - не типова діяльність, яка не повторюється і кожен раз унікальна, інструменти для її автоматизації надають користувачам певну гнучкість. Вони дозволяють ставити завдання учасникам проекту, обмінюватися файлами і повідомленнями, контролювати терміни за завданнями і т.п. Такі системи створюють єдиний інформаційний простір проекту, проте не фіксують послідовність завдань і не обмежують керівника в можливості вибудовувати етапи роботи так, як це необхідно в кожному конкретному випадку.

ELMA є системою управління бізнес-процесами компанії. Це BPM-система, яка покликана автоматизувати виконання попередньо змодельованого порядку виконання завдань. При цьому, в рамках управління проектною діяльністю, ELMA підтримує гнучкий підхід систем, призначених для управління завжди унікальними і нетиповими проектами. Рішення об'єднує переваги проектного та процесного управління, надаючи користувачу гнучку ИСУП-систему, реалізовану якої покладено процес движку.

Концепція управління проектами в BPM-системі

Суть симбіозу двох підходів полягає в тому, що незважаючи на унікальність кожного проекту, частка рутини, тобто типових, повторюваних стадій, присутній в кожному проекті. Це може бути етап узгодження проектної документації, розрахунку дефектації через виробництво і логістику, етап узгодження бюджету проекту, розрахунку бонусів проектної команди і інші етапи, які повторюються з проекту в проект.

Крім цього, проекти ніколи не існують у відриві від самої компанії. Якщо для роботи за проектом потрібен новий фахівець, шукати його будуть кадровики, а якщо потрібно оплатити рахунок на закупівлю обладнання, він пройде через бухгалтерію. При чому все це аж ніяк не унікальна, а, навпаки, добре формалізується діяльність. І хоча ні hr-фахівці, ні фінвідділ не належать до команди якогось конкретного проекту, побічно вони впливають на реалізацію кожного з них.

У зв'язку з цим симбіоз підходів до управління процесами і проектами дозволяє:

1. Виділити стандартні, повторювані стадії проектів, змоделювати їх у вигляді бізнес-процесів і автоматизувати виконання в BPM-системі.

2. Задіяти вже автоматизовані типові стадії, які потрібні для реалізації конкретного проекту, тим самим скоротивши витрати на організацію і управління стандартними і повторюваними з проекту в проект етапами робіт.

Симбіоз підходів до управління проектами та процесами в BPM-системі

Таке рішення залишається гнучким у питаннях організації роботи по проекту, контролю виконання завдань та інших важливих аспектах управління проектами (про функціонал додатка для управління проектами ELMA Проекти + можна дізнатися тут ). При цьому за рахунок автоматизації стандартних типових етапів вивільняється маса сил і часу для вирішення тих самих унікальних і нетривіальних завдань, які присутні в рамках управління будь-яким проектом.

Технологія проектного конвеєра

Автоматизація повторюваних етапів в ході реалізації проектів дозволяє реалізувати технологію проектного конвеєра. Це рішення, яке найбільш зручно для проектних організацій, основна діяльність яких полягає в реалізації типових проектів.

Справа в тому, що коли проектна діяльність для компанії є основною, їй з разу в раз доводиться виконувати одні й ті ж операції, проходити одні й ті ж стадії в проектах. Звичайно, залишаються різні ввідні, вимоги, бюджети, терміни і так далі, проте певні етапи роботи по проектам того чи іншого типу як правило повторюються, а отже немає необхідності кожного разу все планувати і вибудовувати роботу з нуля.

Технологія проектного конвеєра, яка реалізована в додатку ELMA Проекти +, дозволяє значно спростити роботу проектних організацій і поставити виконання типових проектів на потік. Розглянемо, як це працює трохи докладніше.

1. Шаблони проектів

Згідно технології проектного конвеєра в додатку ELMA Проекти + створюються шаблони різних типів проектів, які веде компанія, щоб при запуску кожного нового проекту працювати з уже готовим шаблоном, просто доповнюючи його даними і налаштовуючи так, як необхідно.

В системі автоматично створюється календарний план нового проекту, проектні ролі, структура папок з документами, структура бюджету проекту і вже адаптоване під шаблон проекту робоче місце менеджера. Для кожного типу проекту налаштовуються свої стадії життєвого циклу і свій шаблон проекту.

Шаблон проекту в додатку ELMA Проекти +

2. Процеси в проектах

Що стосується автоматизації типових процедур в проекті, збудовані та автоматизовані бізнес-процеси можуть використовуватися в проектах в наступних випадках:

• В якості одного з етапів проекту, коли дана стадія робіт типова, що повторюється з проекту в проект, а значить може бути реалізована за допомогою стандартного бізнес-процесу, автоматизованого в системі ELMA.

  
  Використання бізнес-процесу в якості одного з етапів реалізації проекту

  
  

  Залежно від діяльності організації і відповідно специфіки самих проектів, такими стандартними процесами можуть бути: процес узгодження бюджету проекту, процес затвердження проектної команди, процес закупівлі матеріалів і багато інших.

  При цьому можна налаштувати автоматичний запуск такого бізнес-процесу за фактом виконання попередньої задачі в плані проекту. Наприклад, щоб типовий бізнес-процес узгодження технічного завдання запускався відразу після і тільки після того, як попередня задача «Підготувати технічне завдання» завершена.

• Запуск процесів, які не пов'язані з основним ходом проекту і підключаються по мірі необхідності. Як правило це сервісні бізнес-процеси, пов'язані з дозволом того чи іншого інциденту в проекті, будь то запит на розширення бюджету проекту, заявка на закупівлю додаткового обладнання, коригування та затвердження нових термінів проекту, заявка на пошук нового співробітника і так далі. При виникненні інциденту в проекті, менеджер просто запускає відповідний бізнес-процес в системі. В цьому випадку процедура дозволу інциденту завжди зрозуміла і чітко регламентована.

• Процеси, що автоматизують зміну стадій виконанні проекту. Сюди відносяться бізнес-процеси перевірки виконання завдань поточної стадії проекту при спробі перевести проект на наступний етап. Наприклад, коли керівник проекту хоче запустити його в роботу, система перевіряє завдання етапу підготовки проекту і сигналізує про те, що технічне завдання ще не узгоджено. Крім цього, сюди відноситься автоматичне виконання необхідних процедур по факту завершення певної стадії проекту - наприклад, процес відправки в архів документації по проекту після його завершення.

3. Контроль і моніторинг

Крім нових можливостей, які отримує компанія, автоматизуючи у вигляді бізнес-процесів типові стадії проектів і стандартні процедури в ході їх виконання, технологія проектного конвеєра дозволяє вести контроль і моніторинг роботи по всім реалізованим проектам.

Завдяки тому, що типи проектів розділені на основні стадії, можна відстежувати, які проекти, на якій стадії виконання знаходяться в даний момент.

Проекти по поточним стадіях виконання в проектному конвеєрі

Якщо простежується масове скупчення проектів на якомусь з етапів або йде прострочення, керівник проекту може швидко зреагувати на проблему і вчасно розібратися в ситуації - перерозподілити ресурси, вигідно використовувати людей, що простоюють через затору проектів на інших етапах і так далі. Такий інструмент дає прозору картину про ситуацію по всіх проектах в цілому.

Зведені звіти за типами і статусам проектів

Таким чином, концепція управління проектами, реалізована в додатку ELMA Проекти + і лежить в основі технології проектного конвеєра, будується на поєднанні процесного і проектного управління в одному ІТ-рішення. Це система, що володіє всіма функціями ИСУП-систем, призначених для автоматизації роботи по проектам (постановка завдань, обмін коментарями і повідомленнями, ведення плану проекту, контроль бюджету, планування ризиків і інші), але реалізована вона покладено процес движку BPM-системи.

Таке рішення дозволяє автоматизувати у вигляді процесів всі стандартні типові процедури, які повторюються з проекту в проект. При цьому надають можливість гнучко управляти проектною діяльністю в тих аспектах, де присутня унікальність, що визначається специфікою кожного окремого проекту.

Детальніше про симбіозі проектів і процесів в рамках автоматизації проектної діяльності, а також технології проектного конвеєра ми говорили в рамках однієї з конференцій серії «Бізнес-процеси, зрозумілі бізнесу». Подивіться запис конференції. Питання по темі ви завжди можете задати в коментарях до статті, або скориставшись формою зворотного зв'язку на нашому сайті.