Складаємо опис документів

Опис документів являє собою довідник, який розкриває склад і зміст документів, систематизує і враховує їх усередині всього набору документів. Складання описів - це важливий етап в архівної обробки і впорядкування документів , Метою якого є не тільки збереження документів, а й їх чітке оформлення.
1. Оформлення опису документів виконуйте на фірмовому бланку організації (якщо такий є). Це не є обов'язковим, але бажаним вимогою до подібних документів. У будь-якому випадку найменування організації повинно бути вказано.

2. Пропишіть заголовок, який повинен містити інформацію, визначальну приналежність документів, внесених в опис. Наприклад, «Опис документів з особового складу», «Опис документів, наявних в атестаційній справі», «Опис документів по підрозділам» і т.д. Якщо в організації складання описів ведеться регулярно, пропишіть порядковий номер опису.

3.Создайте таблицю, що складається з наступних розділів: «№ п / п», «Найменування документа», «Кількість аркушів в документі». Заповніть всі перераховані поля. При необхідності додайте уточнюючі стовпці в таблицю. Наприклад, «Сторінки з ___ по ___», «Номери сторінок», «Цінність», «Примітка» і т.д.

4. Під таблицею напишіть, скільки всього листів, документів або екземплярів ви включаєте в опис. Пропишіть цифрами і прописом: 3 (три), 25 (двадцять п'ять).

5. Завершіть складання опису підписами керівників організації, так або інакше відповідальних за оформлення даної опису (інспектор відділу кадрів, завідувач виробництвом і т.д.). Пропишіть повністю найменування посади керівника і розшифровку його прізвища, імені та по батькові. Якщо необхідно, включіть в документ П.І.Б. і підпис особи, яка здала і прийняв документи.

6. Вкажіть також дату складання документа. Вона може бути розташована як в кінці, так і на початку опису, як зліва, так і справа документа. Друк організації на описи не ставиться.

7. Опис документів складається в двох примірниках: один залишається в організації, другий пред'являється за місцем вимоги.
Зразки описів документів:
Бланк опису справ структурних підрозділів
Бланк опису справ з особового складу