Обирайте майбутнє самі! Інформаційний сервіс для аптек

1. ЗАМОВЛЕННЯ ТОВАРУ
2. ПРИЙОМ ТОВАРУ
3. ЦІНОУТВОРЕННЯ
4. РЕАЛІЗАЦІЯ ЛІКАРСЬКИХ ЗАСОБІВ
5. АНАЛІЗ ДІЯЛЬНОСТІ аптечної мережі
6. ДЕТАЛЬНО СТРУКТУРА ІНФОРМАЦІЙНОГО СЕРВІСУ
7. про використання інформаційного сервісу
8. PS

В епоху інформаційно-технічного прогресу відбуваються радикальні зміни в наданні сервісів в різних сферах бізнесу. Складно уявити, як можна обійтися без таких вже звичних сьогодні інструментів, як мобільний зв'язок, комп'ютер / ноутбук, електронна пошта, інтернет. Стрімке науково-технічний прогрес призводить до появи технологій, програмних продуктів, на основі яких розробляються нові види послуг і інформаційні сервіси або значно розширюються існуючі, для того щоб відповідати запитам часу і сприяти ефективному розвитку різних сегментів бізнесу, оптимізувати ресурси і головне - час.

У сучасному світі обсяг інформації в різних сферах бізнесу збільшується з високою швидкістю. З огляду на, скільки змін останнім часом відбувається в регуляторній сфері українського фармацевтичного ринку, часом складається враження, що тут потік інформації лавиноподібний.

Справедливості заради слід зазначити, що встежити за змінами, що відбуваються вкрай важко. Співробітники аптечних підприємств, крім прямих обов'язків - реалізації товарів «аптечного кошика» і консультації для клієнтів аптечних установ, змушені бути завжди в курсі подій, що відбуваються в законодавчій сфері - накази МОЗ України, постанови КМУ та ін.

Численні державні ініціативи щодо регулювання цін на лікарські засоби збільшують не тільки навантаження на співробітників аптечних установ, а й зумовлюють перманентні технічні зміни в облікових системах аптек. Наприклад, це стосується регулювання націнок залежно від оптової ціни на препарати з Національного переліку основних лікарських засобів і виробів медичного призначення відповідно до постановою КМУ № 333 , Численних змін в Обов'язковому мінімальному асортименті (соціально орієнтованих) лікарських засобів і виробів медичного призначення для аптек ( наказ МОЗ № 1000 ).

Крім того, зі стартом Пілотного проекту з впровадження державного регулювання цін на лікарські засоби для лікування пацієнтів з гіпертонічною хворобою передбачено контроль за формуванням цін на ці препарати. Так, згідно з постановою КМУ № 340 роздрібна реалізація лікарських засобів, включених в Пілотний проект, можлива тільки при наявності зареєстрованих оптово-відпускних цін, рівень яких не перевищує граничного ( наказ МОЗ № 419 ). Ці, як і багато інших правила гри повинні своєчасно дотримуватися і виконувати роздрібні оператори.

Таким чином, сьогодні намітилася ключова проблема для роздрібних операторів: облікові системи аптек містять велику кількість різнорідної інформації, і співробітники аптек змушені з певною періодичністю підтримувати актуальність і оновлювати дані. Як правило, це каталог лікарських засобів; різні характеристики препаратів; накази Міністерства охорони здоров'я; відомості про реєстрацію лікарських засобів; приписи про заборону реалізації (торгівлі), зберігання та застосування лікарських засобів; відповідність з каталогами постачальників і багато іншого.

Навіть досвідченому висококваліфікованому співробітнику часом складно орієнтуватися в такому потоці оновлюється інформації і стежити за ключовими змінами, на підтримку актуальності цієї інформації витрачається багато зусиль, часу і коштів.

Рішення даної проблеми полягає у використанні передових технологій для оптимізації бізнес-процесів - зокрема, інформаційного сервісу. З цією метою компанія ТОВ «Софтінформ» розробила унікальний інформаційний сервіс, що дозволяє наповнити будь-яку облікову систему клієнта інформацією про лікарські засоби і підтримувати її на регулярній основі в актуальному стані, тим самим позбавивши аптеку від вищевказаної проблеми.

Схема впровадження сервісу виглядає наступним чином. До центрального серверу аптечної мережі підключається інформаційний модуль компанії «Софтінформ». Він забезпечує передачу потрібної інформації в облікову систему аптечного закладу. Потім, шляхом реплікації в обліковій системі, інформація в єдиному форматі поширюється від сервера на всі роздрібні точки аптечної мережі. Розглянемо приклади, як інформація, що передається через інформаційний сервіс, може використовуватися на практиці в бізнес-процесах аптечних підприємств:

ЗАМОВЛЕННЯ ТОВАРУ

Використання інформаційного сервісу значно полегшує для аптечних установ замовлення товару. Як і при його прийомі, завдяки інформаційному сервісу в облікових системах аптек можна реалізувати автораспознаваніе прайс-листів постачальників за уніфікованими кодами. Також інформаційний сервіс дозволяє використовувати при замовленні товару довідник синонімів, груп препаратів (різні реєстрації і місце виробництва одного і того ж лікарського засобу) і кратності лікарських форм. Дані про реєстрацію лікарських засобів дозволять контролювати при замовленні терміни завершення їх реєстрації (і перереєстрації).

Отже, модуль інформаційної підтримки значно спрощує процес замовлення товару і допомагає оптимізувати оборотні кошти, використовуючи заміщення препаратами-аналогами і синонімами позицій дефектури і замовлення.

ПРИЙОМ ТОВАРУ

Завдяки тому, що каталог клієнта / аптечного закладу інформаційного сервісу уніфікований з каталогами постачальників лікарських засобів, істотно скорочується час на оприбуткування накладних, так як розпізнавання позицій, контроль на «завершення реєстрації» і приналежність до «бракованим серіям» відбувається в автоматичному режимі.

Автоматизація розпізнавання лікарських засобів в накладній відбувається завдяки передачі через інформаційний сервіс «кодів Моріон» - кодів, уніфікованих з кодами каталогів багатьох операторів фармацевтичного ринку.

Отже, значно зменшуються витрати часу на прийом товару і здійснюється точний контроль за реєстрацією препаратів і «бракованими серіями».

ЦІНОУТВОРЕННЯ

Дані, що надходять через інформаційний сервіс в облікові системи аптечних установ спростять і полегшать процес ціноутворення, допоможуть контролювати націнку на препарати в рамках законодавчих обмежень. Так, в обліковій системі провізор миттєво побачить ознака приналежності препаратів до Національного переліку основних лікарських засобів і виробів медичного призначення, затвердженого постановою КМУ від 25.03.2009 р № 333; до Обов'язковому мінімального асортименту (соціально орієнтованих) лікарських засобів і виробів медичного призначення для аптек, затвердженого наказом МОЗ від 29.11.2011 р № 1000.

Крім того, в обліковій системі аптеки для провізора буде доступна інформація про останні зміни задекларованих цін на лікарські засоби згідно з постановою КМУ від 13.08.2012 р № 794 «Питання декларування зміни оптово-відпускних цін на лікарські засоби і вироби медичного призначення, що закуповуються за рахунок коштів державного і місцевих бюджетів»; про референтних цінах на препарати, наприклад, що підпадають під дію Пілотного проекту (постанова КМУ від 25.04.2012 р № 340 «Про проведення пілотного проекту щодо запровадження державного регулювання цін на лікарські засоби для хворих на гіпертонічну хворобу»), а також про лікарські засоби, що закуповуються за бюджетні кошти, згідно постановою КМУ від 05.09.1996 р № 1071 «Про порядок закупівлі лікарських засобів закладами охорони здоров'я, що фінансуються з державного бюджету».

Таким чином, в обліковій системі аптечного закладу забезпечується коректне ведення ціноутворення і скорочуються тимчасові витрати на його контроль.

РЕАЛІЗАЦІЯ ЛІКАРСЬКИХ ЗАСОБІВ

Використання інформаційного сервісу в разі відсутності необхідного лікарського засобу дозволить швидко здійснити заміну препаратом-синонімом. При запиті в системі провізор побачить перелік препаратів-аналогів, їх вартість, інструкції по застосуванню.

Важливо відзначити, що завдяки щоденній оновлення в системі миттєво з'явиться інформація про те, чи не відноситься препарат до будь-якої з заборонених серій. Крім того, якщо клієнт цікавиться лікарським засобом, що підпадають під дію Пілотного проекту, в обліковій системі первостольник миттєво побачить його вартість з урахуванням компенсації референтної ціни і йому залишиться лише продати клієнтові препарат.

Таким чином, провізор докладе значних зусиль для якісного обслуговування покупця, покупець залишиться задоволений тим, що отримав максимум інформації, і не піде без покупки. Це, безумовно, сприяє підвищенню лояльності клієнтів і збільшення обсягу продажів у роздрібній точці.

АНАЛІЗ ДІЯЛЬНОСТІ аптечної мережі

Використання даних, одержуваних за допомогою інформаційного сервісу, завдяки наявності в ньому правильної структури довідників дає можливість аптечної мережі проводити в обліковій системі якісний і кількісний аналіз діяльності роздрібної точки продажів. Так, аналіз діяльності можна проводити по групах лікарських засобів в рамках АТС- і NFC-класифікації, за допомогою класифікаторів косметики і дієтичних добавок, в розрізі обсягу роздрібних продажів брендів, маркетуючих організацій і безлічі інших різних характеристик препаратів.

Таким чином, маркетологу буде значно легше проводити аналіз, різні якісні і кількісні дослідження, необхідні для оцінки діяльності роздрібних точок аптечної мережі.

ДЕТАЛЬНО СТРУКТУРА ІНФОРМАЦІЙНОГО СЕРВІСУ

Перелік і опис основних даних, що передаються через модуль інформаційного забезпечення:

1. Каталог лікарських засобів, в тому числі: категорія; назва препарату, лікарська форма, номер упаковки, виробник, власник ліцензії; склад.

2. Синоніми і міжнародні непатентовані назви (INN) лікарських засобів.

3. Дані про реєстрацію в Україні.

4. Інструкції по застосуванню препаратів.

5. Класифікації АТС- і NFC- (для дієтичних добавок і косметичної категорії товарів), включаючи код і назва всіх ланок класифікації.

7. Нормативні документи і приналежність до наказів:

• ЦРГ, постанови № 333, № 762, наказ № 1000;
• відпустку без рецепта;
• лікарські засоби, які закуповуються за бюджетні кошти;
• наркотичні засоби, психотропи та прекурсори;
• ринковий статус (оригінальний, генеричний, рослинного походження);
• препарати, заборонені до рекламування.

8. Інформація про серіях препаратів, заборонених до реалізації, в тому числі і документи на них:

• припис;
• розпорядження;
• скасування заборони;
• лист;
• доповнення;
• Рішення;
• повідомлення.

9. Довідник організацій (аптек, підприємств-виробників, дистриб'юторів), їх назви, адреса, телефон, е-mail, ОКПО, сайт, корпоративна належність.

10. Довідник груп препаратів представлений у вигляді об'єднання практично однакових лікарських форм з одним і тим же власником ліцензії, але з різним місцем виробництва.

11. Розділ «Асортимент опту» містить необхідну інформацію для формування асортименту аптек.

12. Граничні і референтні ціни.

13. Задекларовані зміни оптово-відпускних цін.

Важливо підкреслити, що всі перераховані вище дані надаються російською та українською мовами.

про використання інформаційного сервісу

Дмитро Розенберг, директор по маркетингу аптеки «Економ гаманець»:

- Безумовно, завдяки впровадженню інформаційного сервісу в нашій аптечній мережі були оптимізовані оборотні кошти, оперативно автоматизований процес контролю при прийомі товарів, залишків і при їх переміщенні. У нас з'явилася можливість регулярно і своєчасно отримувати відомості про товари, у яких закінчується термін реєстрації, більш того, програма робить попередження про закінчення терміну реєстрації в заданий період за всіма лікарських засобів. Також щоденну роботу значно спрощує наявність інструкцій із застосування препаратів, які можна роздрукувати і віддати покупцеві, економлячи час провізора і покупця.

Наталія Полторацька, директор аптечної мережі «Кристал здоров'я»:

- Після підключення інформаційного сервісу співробітники нашої аптечної мережі зітхнули з полегшенням. Тепер ми володіємо потужною довідковою інформацією, актуалізованими даними про законодавство України та ін. Важливо, що завдяки модулю інформаційної підтримки значно скоротився час на замовлення препаратів. Інформаційний сервіс надав нам великий вибір можливостей для аналізу діяльності роздрібної точки продажів, руху партій товару, складання звітів пересування товару по виробникам і ін. Крім того, ми вже зуміли заощадити кошти і час на веденні каталогу, на навчанні персоналу, роботі з ним. Ми отримали можливість оперативного пошуку синонімів препарату, роздруківки довідкової інформації. Це, в свою чергу, призвело до виявлення і компенсації «втрачених продажів», скорочення «часу в черзі» покупців і підвищення швидкості роботи з ним.

Ірина Бойко, менеджер з управління фармацевтичними категоріями аптечної мережі «КОСМО»:

- Сьогодні значно полегшують нашу роботу велика інформаційна база лікарських засобів і автоматизація рутинних завдань, з якими аптечна мережа «КОСМО» стикається кожен день. Тому з появою інформаційного сервісу компанії «Софтінформ» ми без роздумів вирішили скористатися модулем інформаційної підтримки. Сервіс нескладний в підключенні, дуже зручний у використанні і, що важливо зазначити, завдяки щоденному оновленню в системі обліку ми оперативно отримуємо інформацію про зміни в регуляторній сфері та інші необхідні в роботі дані.

PS

Інформаційний сервіс є одним з найважливіших інструментів не тільки для підвищення конкурентоспроможності аптек, а й для подальшого розвитку роздрібних точок продажів на вітчизняному фармацевтичному ринку. З його допомогою аптечні установи на регулярній основі можуть отримувати в повному обсязі всю ту інформацію, яка їм необхідна в повсякденній роботі. Наявність інформаційного модуля підтримки сприятиме підвищенню ефективності бізнес-процесів, зниження витрат і підвищення лояльності покупців в аптечній мережі. Сьогодні ряд роздрібних операторів переконалися в цьому - вони успішно використовують інформаційний сервіс і за короткий термін вже встигли отримати плоди його роботи.

З питань підключення інформаційного сервісу звертайтеся за тел .: (044) 589-97-10, (044) 589-97-12.

[email protected]

Оксана Сергієнко

Цікава інформація для Вас: