На відрядження 2019: розмір, оплата, облік | Зміни витрат на відрядження (добових) в 2019 році - Контур.Бухгалтерія

1. визначення добових
2. Добові по-новому
3. Утримання ПДФО і сплата внесків з добових
4. Доказ ділової мети поїздки
5. Як підтвердити витрати у відрядженні
6. Повернення компенсації при скасуванні відрядження і форс-мажорі
7. Документи не по формі: що робити?

Працівник компанії, вирушаючи у відрядження, отримує компенсацію витрат на відрядження - проживання і вартості поїздки, зв'язку, оформлення віз та інших витрат. При цьому під час відрядження він продовжує отримувати зарплату: вона розраховується, виходячи із середнього заробітку. Також співробітник ще до поїздки отримує добові (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на кожен день відрядження.

визначення добових

Офіційне трактування поняття "добові" є в ухвалі Верховного суду РФ від 26.04.2005 № КАС 05-151. Добові - грошові кошти, необхідні для виконання роботи і проживання співробітника в місці виконання службового доручення.

Згідно з визначенням Верховного суду, працівникові покладені добові при виконанні завдань не на постійному місці роботи і коли він змушений при цьому жити поза постійним місцем проживання.

На практиці співробітник часто отримує добові тільки в разі, якщо відрядження тривала більше дня, і він переночував поза домом. Однак, в постанові Верховного Суду від 11.09.2012 № 4357/12 сказано, що кількість часу у відрядженні не пов'язане з нарахуванням добових. Суд дозволив підприємствам виплачувати кошти співробітнику, якщо він їхав у відрядження менш, ніж на добу, так як це є відшкодуванням його витрат, а не отриманням вигоди. Крім того, згідно з положенням № 749, про відрядження добові не залежать від витрат відрядженого співробітника на житло і проїзд.

Для підтвердження витрат на добові оформляйте розрахунок добових бухгалтерською довідкою.

Добові по-новому

Ліміту по добовим не існує, компанії можуть встановлювати будь-який розмір, обумовивши її у внутрішніх документах. Малі підприємства часто обмежують добові 700 рублями, тому що ця сума не обкладається ПДФО (п.3 ст. 217 НК РФ). Якщо добові більше, то з суми перевищення доведеться утримати ПДФО. Для закордонних відряджень не оподатковуваний ліміт добових - 2 500 рублів.

З 2017 року добові понад ліміти обкладаються страховими внесками. Але внески «на травматизм» з добових платити не потрібно.

Приклад. Співробітник був у відрядженні 3 дні і отримував добові в розмірі 1000 рублів. За дні відрядження він отримав 3 000 рублів. Не обкладаються внесками і ПДФО тільки 3 * 700 = 2 100 рублів, а з різниці 3 000 - 2 100 = 900 рублів потрібно утримати ПДФО і заплатити страхові внески.

Утримання ПДФО і сплата внесків з добових

згідно п. 4 ст. 226 НК РФ , Обчислювати і утримувати ПДФО потрібно на найближчу дату виплати працівникові грошового доходу. Перед цим керівництво повинно затвердити авансовий звіт (згідно з листом Мінфіну Росії від 14.01.2013 № 03-04-06 / 4-5 ). Це пов'язано з тим, що співробітник ще до авансового звіту може недовикористаної в діловій поїздці виділені йому кошти: надлишок співробітник зобов'язаний повернути. Зворотна ситуація: працівник перевищив виділену суму (наприклад, через затримку по робочих моментах або просто перевитратив).

Гроші, які виділяються відрядженому працівникові під звіт, не зважають економічною вигодою до повернення співробітника з ділової поїздки і подальшого затвердження авансового звіту. Співробітник повинен до розрахунку надати документи про час відрядження і прикріпити чеки, що пояснюють витрати.

Внески з перевищують сум сплатити необхідно до 15 числа наступного місяця (Федеральний закон від 3 липня 2016 р № 243-ФЗ).

Доказ ділової мети поїздки

У 2015 році змінився перелік документів, що підтверджують діловий характер відрядження. Тепер не потрібні:

• Посвідчення про відрядження;
• Службове завдання;
• Звіт про виконання службового завдання;

Компанія в праві самостійно визначити документ, в якому описується ділова частина поїздки. Головну мету співробітника на відрядження можна прописати в наказі про відрядження, який складається за формою №T-9, також не забороняється формувати власні бланки згідно з внутрішніми нормами компанії.

Ви можете зажадати письмовий звіт від співробітника за результатами поїздки, якщо таке право прописано у внутрішній документації фірми. В цьому випадку ознайомте співробітників з цим з локальним актом.

Щоб підтвердити термін перебування в діловій поїздці, співробітник зобов'язаний надати документи з датами проїзду (квиток на поїзд, посадочні талони в літак і т п.). У разі, якщо співробітник їздив у відрядження на своєму або службовому транспорті, йому необхідна службова записка ( п. 7 постанови Уряду РФ від 13 жовтня 2008 року № 749 ).

Як підтвердити витрати у відрядженні

згідно з постановою уряду РФ від 29 липня 2015 року № 771 , Фактичний час, яке співробітник був у відрядженні, визначається виходячи з наданих співробітником проїзних документів.

У разі, якщо проїзний документ був загублений, бухгалтерія в праві відмовити в компенсації його вартості.

Приклад: Співробітник компанії загубив посадковий талон на літак. Він літав в ділове відрядження на дві доби, оплачував квиток зі своїх грошей в розрахунку на компенсацію. Бухгалтерія їм відмовила спочатку у виплаті, так як у нього не було на руках документа, що підтверджує, що політ був. В результаті співробітнику довелося їхати в аеропорт, щоб запитувати документи. підтверджують його політ.

Співробітникам, які відправляються у відрядження на транспорті (особистому, робочому або узятим в оренду), також покладаються компенсації. Для них на відрядження документами будуть подорожні листи, квитанції про оплату, рахунки, чеки і т п.

Повернення компенсації при скасуванні відрядження і форс-мажорі

У разі, якщо запланована відрядження було відмінено, співробітник може отримати гроші за невикористані квитки. Також можна отримати повернення суму, витрачену на отримання візи крім сплаченого мита.

Варто враховувати, що при поверненні квитків авіакомпанія в більшості випадків повертає лише частину їх вартості (особливо на дешевих тарифах). При цьому різницю в сплаченої і повернутої сумою зазвичай обґрунтовують як штраф за порушення прав перевезення.

Якщо в самій відрядженні траплявся форс-мажор (негода, повінь, поломка літака і т п.) І співробітник не може повернутися вчасно додому, то компанія повинна забезпечити його добовими і сплатити необхідну проживання. При цьому співробітнику необхідно в відрядження документі (посвідченні) поставити штамп / позначку з реальною датою від'їзду. Якщо відрядження документ не передбачений обліковою політикою організації, то документом, який підтверджує факт затримки співробітника не з його вини може служити довідка з аеропорту про скасування або затримки рейсу.

Документи не по формі: що робити?

На відміну від офіційних і стандартних авіа- і залізничних квитків, готелю не завжди надають постояльцям необхідні документи про проживання, обмежуючись прибутковими касовими ордерами або рукописними квитанціями.

Згідно із законодавством, готелі не зобов'язані видавати гостю бланк суворої звітності. Встановлено спеціальні готельні форма № 3-Г: якщо готель її використовує, то ККМ їй не потрібна. І то і інший документ ваша бухгалтерія формально повинна прийняти як доказ проживання.

Щоб запобігти можливим розбіжності зі стійкими працівниками бухгалтерії, краще перед бронюванням зателефонувати в готель і уточнити, які документи, що підтверджують проживання, вони зможуть надати.