Як правильно ставити цілі: правила постановки і план дій

1. Навіщо керівнику «прицілюватися»?
2. «Розумне» правило
3. Поступальний рух до мети
4. Секрет Бенджаміна Франкліна
5. Все йде за планом
6. Як скласти ефективний план
7. План повинен бути:

Бізнес-тренер Ніна Тельпуховский про те, як правильно ставити цілі і досягати їх

Досьє КС

Ніна Тельпуховский

психолог, бізнес-тренер з 15-річним досвідом роботи в Росії і Канаді (Москва). Провела понад 300 тренінгів та консультацій для 2,5 тисячі працівників першого столу, завідувачів аптеками, керівників і власників мереж. Бізнес-тренер на Олімпійських іграх - 2012 (Ванкувер, Канада).

Автор унікальних тренінгів «Рецепти успішних продажів», «Керівництво аптечним колективом», «Мерчендайзинг для працівників першого столу», «Мерчендайзинг для завідувачів аптеками». Автор книг «Рецепти успішних продажів в аптеці» (2 видання), «Гарячі точки мерчандайзингу в аптеці», «Як все встигнути», «Retail Sales. 6 Steps to Double Your Profit »(Canada).

Детальніше - на сайті www.pharm-lider.ru

Як ви дізнаєтеся, що ви дійшли, якщо ви не знаєте, куди ви йдете?

Древнє китайське прислів'я

Як швидко пролетів рік! Здавалося б, тільки що віддзвеніла новорічні куранти і ми ще чуємо привітання з наступаючим 2013-му, а вже пора з ним прощатися. Зазвичай перед Новим роком ми озираємося назад і оцінюємо, як він пройшов - що вдалося, а що ні, яких результатів ми досягли, а що не вийшло. Був ліnbsp; успішним цей рік для вас? Домоглася ваша аптека хороших результатів? Які зміни відбулися у вашому житті і житті ваших співробітників?

Якщо ви розчаровані, що не змогли домогтися всього наміченого, або думаєте, чтоnbsp; час пройшло даремно, давайте разом розберемося: як поставити цілі так, щоб, підбиваючи підсумки наступного року, ви відчули радість від досягнутих результатів.

Навіщо керівнику «прицілюватися»?

Постановка мети - це перший і найважливіший крок в будь-якій справі. Мета - це завершення, остаточний результат того, на що спрямовані всі зусилля і прагнення. Постановка цілей повинна виражатися у вигляді чітких формулювань наших інтересів і потреб, це допомагає зорієнтувати дії і вчинки на їх виконання. Це відповідь на питання: «Чого ви хочете?» І «Куди ви прагнете?».

На жаль, в більшості випадків керівники навіть найвищих рангів не можуть чітко озвучити не тільки свої довгострокові цілі, а й цілі на найближчий рік. Думка багатьох завідувачів таке: «Як можна щось планувати, коли невідомо, що станеться з нами завтра?». Або «Ми і без того завантажені: заявка, документація, медпреди, відповіді на дзвінки ...», а то й «Нам недостатньо платять, щоб ще і плануванням займатися». Моя відповідь на такі висловлювання звучить так: «А хто, як не керівник аптеки, повинен визначати напрямок діяльності?».

Цілі необхідно ставити для того, щоб знати, в якому напрямку рухатися, аналізувати, що вже зроблено, коригувати завдання і при досягненні ставити нові. Правильно поставлені цілі - потужне джерело мотивації. Навіть самий грамотний спосіб роботи безнадійний, якщо завідуюча аптекою заздалегідь чітко не позначила для себе те, до чого вона прагне, і не поставила цілі перед своїми співробітниками.

«Розумне» правило

Як правильно ставити цілі? При вирішенні цього завдання корисно застосовувати ефективне правило СМАРТ:

Мета повинна бути конкретною і орієнтованої на один результат. Якщо потрібно досягти кілька результатів, має бути визначено декілька цілей.

Мета повинна бути вимірної і представлятися в кількісному вираженні. Наприклад, управління співробітниками компанії може бути оцінений за такими показниками, як кількість запізнень, плинність кадрів. Ефективність роботи з клієнтами може бути виміряна за кількістю скарг, «втрачених» клієнтів, за результатами проведення програми «Таємний покупець».

Мета повинна бути прийнятною і досяжною. Планка може бути трохи вище, але не високо в піднебессі, інакше падати буде боляче і прикро. Коли мета не досягнута, природна реакція людини - розчарування, зневіра в себе і свої сили. Щоб уникнути стресової ситуації, дуже важливо дотримуватися цього правила.

Мета повинна бути також реальної, співвіднесені зі стратегією, цілями і інтересами мережі (аптеки), орієнтованої на результат. Успішне досягнення мети повинно бути значимо для компанії і має рухати її вперед.

Необхідно чітко визначити точні терміни досягнення мети. З одного боку, терміни повинні бути реалістичні, з іншого боку, стиснуті, для того щоб максимально використовувати як свої резерви, так і ресурси персоналу. Як правило, в бізнес-планах ставлять цілі на один рік, в особистому житті можна поставити більш довгострокові цілі - на 5 і 10 років.

Давайте подивимося, як застосовувати це правило, на конкретному прикладі. Припустимо, щоб виконати план з продажу, ви ставите мету: «Збільшити суму середнього чека». Звучить досить абстрактно, чи не так? Чи можливо перетворити її в здійсниму і досяжну? Які елементи для досягнення мети відсутні?

Поступальний рух до мети

Крім «Правила SMART» існує ще кілька корисних правил постановки мети, допомагають полегшити шлях до досягнення результату:

1. Цілі мають бути обов'язково записані вами на папері, стенді або дошці. Це дуже важливе правило, яке використовують всі успішні й цілеспрямовані люди. Наші думки є неясними, розпливчастими, нечіткими до тих пір, поки ми не висловлюємо їх на папері. Коли ви прописуєте на папері цілі, вам легше простежити за їх виконанням. Від планів, намічених в голові, зазвичай без праці відмовляються, якщо виникають перешкоди при їх виконанні.
2. Знайдіть можливість постійно бачити прописану мета перед очима. Це буде додатковим стимулом і постійним нагадуванням вам і вашим співробітникам про те, чого необхідно досягти. Обов'язково знайдіть можливість розташувати цей напис в тому місці, де її зможете побачити тільки ви і ваші співробітники (на інформаційній дошці в вашому кабінеті або кімнаті відпочинку, якщо вона у вас є).
3. Обов'язково донесіть ваші плани і цілі компанії до підлеглих. Часто я чую скарги співробітників аптек: «З таким трудом виконали план по продажах і маркетингу, так нам його знову підвищили». Найчастіше буває так, що плани спускаються без жодного пояснення і обгрунтування. Інформування та розуміння, чого хоче керівництво компанії, служить важливим стимулом для досягнення цілей. Я знаю власницю мережі аптек, яка сама проїхала по аптекам і пояснила в кожному колективі, що вона була змушена поставити високі цілі з продажу для того, щоб вижити в конкурентних боротьбі і не закритися.
4. Поясніть своїм підлеглим, що конкретно отримають вони або аптека в результаті виконання поставленої мети. Якщо в результаті виконання плану з продажу підвищиться їхня зарплата - то наскільки? Якщо аптека виконає або перевиконає план, то як це відіб'ється на співробітниках? Чи будуть вони премійовані і як (матеріально чи морально)?
5. Не забудьте відсвяткувати досягнення мети зі своїми колегами!

Секрет Бенджаміна Франкліна

Американський президент Бенджамин Франклін був ще й відомим вченим, винахідником, письменником, філософом. Він розробив унікальну систему управління часом. Вона базується на тому, що глобальна життєва мета досягається за допомогою виконання більш дрібних цілей, виконуваних щодня. Візуально цю систему можна відобразити у вигляді ступінчастою піраміди, а процес її застосування - як процес будівництва цієї піраміди:

1. Спочатку людина укладає масивне підставу піраміди, або визначає свої життєві цінності, що служать опорою для всіх інших поверхів. Для одного це матеріальний достаток і впевненість у завтрашньому дні. Для іншого - благополучна сім'я, любляча дружина і щасливі діти. Для третього - слава і високий соціальний статус. Для четвертого - влада. Мета може бути такою: «Я хочу мати владу і високий соціальний статус».
2. Наступний етап - побудова другого поверху піраміди, що спирається на перший. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого він хоче добитися. Для цього необхідно поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що обрана мета дійсно відповідає всім життєвим цінностям зі складеного на попередньому етапі списку. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найбільш важливі влада і високий соціальний статус, він може поставити наступну мету: «Я хочу стати генеральним директором мережі аптек».
3. Третій поверх піраміди спирається на другий. Складається генеральний план - що за великим рахунком необхідно, щоб досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, мета може звучати таким чином: «Для того щоб стати генеральним директором компанії, треба бути хорошим фахівцем, отримати бізнес-освіту, мати багатий досвід роботи з людьми та на керівній посаді».
4. Четвертий поверх піраміди - 4-5-річний проміжний план. У плані важливо вказати конкретні цілі і конкретні терміни з точністю до декількох місяців, а також вказати, яким пунктом генерального плану відповідає досягнення даної мети. Припустимо: «Я стану генеральним директором компанії через 5 років наполегливої ​​роботи».
5. П'ятий поверх - короткостроковий план. Слід скласти його на термін від 2-3 тижнів до 2-3 місяців і, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до декількох днів. «Через два місяці прочитати дві книги з маркетингу, пройти тренінг з управління колективом».
6. Нарешті, шостий поверх піраміди - це план на день. Складається він на основі короткострокового плану - малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзадачі. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання для кожного завдання. «Сьогодні, 17 жовтня, порадитися з фахівцем в області маркетингу з приводу вибору книги. Купити книгу ».

Все йде за планом

Один з найрезультативніших способів досягти мети - планування. Планування означає підготовку до реалізації цілей і структурування часу. Чим краще керівник складе план своєї діяльності, тим більш продуктивно пройде його робочий день і буде організовано роботу організації.

На жаль, в дійсності у багатьох завідувачів немає не тільки планів на день або тиждень, але навіть щоденників. Одні керівники кажуть: «У мене все в голові», інші: «Я не люблю писанину». Але реальність така, що все пам'ятати неможливо: в суєті дня легко можна забути зробити важливі справи.

«Як день складеться, таким і буде» - проходження такої політики призводить до того, що ні ви керуєте своїм життям, а справи і обставини контролюють вас. Виходить, що ви не вільна людина. Чи влаштовує вас такий стан справ?

«Я перестала планувати, так як все одно мої плани не здійснюються». Якісь плани дійсно можуть не здійснитися, і це абсолютно нормальна ситуація. Життя підкидає дивовижні, несподівані, а часом і неприємні сюрпризи, які ми не в змозі спрогнозувати. Тому плани потребують періодичного аналізі та коригуванні.

«Мені складно дається планування часу, тому що я від природи неорганізований людина». Ніхто не народжується з уміннями і навичками організації себе і свого часу, вони відпрацьовуються на практиці. Хороша новина: цього можна навчитися в будь-якому віці. Від вас буде потрібно тільки готовність піти на зміни у своєму житті, знання, велика робота над собою, цілеспрямованість і самодисципліна.

Небажання деяких керівників займатися плануванням пов'язано і з такою установкою: «Я переконана, що планування часу позбавляє життя елементів непередбачуваності і робить її рутинної, нудною і прісної». Уявіть собі, що кожен ваш день перетвориться в непередбачуваний. Чи буде ваша робота продуктивної? Як будуть ставитися до вас і вашої хаотичної діяльності підлеглі? Грамотно складений план залишає досить (до 40%) часу для непередбачених обставин, які неминучі в житті кожного.

Насправді при кращій організації свого часу ви надасте собі ще більше свободи дій. Наприклад, ви запланували сімейний вечерю, а після спільний похід в театр. Але перед відходом додому вам нагадують, що потрібно закінчити звіт, про який ви забули. В результаті ви не тільки не йдіть раніше, а ще й затримуєтеся після роботи і спізнюєтеся в театр. Якби здача звіту була у вас заздалегідь запланована і визначена як пріоритетна задача, то ви, безсумнівно, здали б його в строк і позбавили себе і ваших близьких від негативних емоцій і негативних почуттів. Як правильно скласти план дій для досягнення мети розповімо далі.

Як скласти ефективний план

Існують певні правила планування, застосовуючи які, можна досягти великих успіхів в досягненні цілей і організації та управлінні своїм часом. Почати можна з вироблення навички складання плану на кожен день. Перший час для цього вам буде потрібно близько години, потім ви зможете це робити за 10 хвилин. Виберіть спокійний час, краще в кінці робочого дня або після нього, відкрийте щоденник, зосередьтеся, згадайте все, що ви зробили і не зробили за попередній день і що вам необхідно здійснити за наступний.

План повинен бути:

• В письмовому вигляді. Письмовий план допомагає проконтролювати, що вже зроблено, а що ні, розставити пріоритети, розвантажити пам'ять і мотивувати до роботи.
• Реалістичним. План дня повинен містити лише те, що ви можете зробити. Чим більше досяжними ви вважаєте поставлені цілі, тим більше сил концентруєте і мобілізуєте на їх реалізацію.
• Чітким за часом. Передбачайте в своєму плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки воно дійсно вимагає. Досвід показує: на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Якщо ви, наприклад, запланували на складання заявки одну годину, то і будете складати її протягом години, хоча могли б зробити це набагато швидше.
• Фіксованим. Відзначайте в плані результати, а не просто будь-які дії. Наприклад, замість «Поговорити з Петрової» краще «Провести бесіду з Петрової про скаргу покупця», а запис «Зустрітися з заступником» можна перефразувати так: «Погодити з заступником план навчання співробітників на місяць».
• Точним за термінами. Встановлюйте точні терміни виконання для всіх видів діяльності. Замість мети «Проаналізувати конкурентів» краще записати: «Протягом одного місяця скласти зведену таблицю з аналізу конкурентів, зробити висновки і обговорити результи з генеральним директором. Термін виконання - 27 листопада ». Таким чином ви привчаєте себе до самодисципліни і самоконтролю. Уникайте нерішучості, зволікання і відкладання справ.

Алгоритм складання плану:

• Перевірте перед початком дня, чи всі цілі попереднього дня виконані. Якщо немає, поставте їх в план.
• Визначте пріоритети. Найтерміновіше (спішне) справа не завжди буває найважливішим, проте саме нагальні і «невідкладні» справи займають більшу частину вашого дорогоцінного часу.
• Встановлюйте в своїх планах, яку роботу ви повинні виконувати особисто, а яку можна делегувати.
• Не плануйте свою діяльність більше ніж на 60%, так як протягом дня вам доведеться займатися і незапланованими справами.
• Залишайте певний відсоток свого часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних розмов, криз або на випадок недооцінки тривалості окремих справ.
• Групуйте справи за видами і спрямованості (телефонні дзвінки, відповіді по електронній пошті, зустрічі з Медпредставники).
• Складайте план до початку роботи, а найкраще ввечері минає дня. По дорозі додому і по дорозі на роботу вранці ваше підсвідомість переробляє завдання дня і готує можливі рішення. Оскільки формулювання основних завдань у вас перед очима і намічені підходи до їх вирішення, новий насичений роботою день виглядає вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим і керованим.
• Відзначайте виконання плану.

• План на день, швидше за все, буде змінений вами кілька разів протягом дня.
• Короткострокові плани рекомендується переглядати кожні один-два тижні.
• Довгострокові плани повинні перевірятися (а при необхідності - коригуватися) не рідше одного разу в чотири-шість місяців.
• Генеральний план слід переглядати раз на рік. Тоді ж варто критично поглянути і на поставлене вами глобальну мету (приваблює вона вас як і раніше? Чи не хочете ви внести якісь корективи?) І навіть спробувати переосмислити записані вами життєві цінності.

Шпаргалка для керівника при обмірковуванні плану:

На чому я повинна сконцентруватися в першу чергу на цьому тижні?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Яке завдання на цьому тижні найважливіша і вимагає найбільших витрат часу?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Які інші справи на цьому тижні необхідно завершити, підготувати до завершення або почати?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Яку рутинну роботу (паперова робота, телефонні розмови, наради і т. П.) Я повинна виконати?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

До яких невирішених питань слід було б приступити?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Що було б ще доцільно, бажано або доречно зробити?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Які події можуть бути передбачені?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

60% плану - запланована діяльність

40% - резерв на непередбачені справи і несподівані обставини

«Той, хто дозволяє вислизати своєму часу, випускає з рук своє життя; той, хто тримає в руках свій час, тримає в руках своє життя », - сказав відомий фахівець по тайм-менеджменту Алан Лейкен. Так давайте в 2014 році постараємося тримати своє життя під власним контролем, не дозволяючи непотрібним справах і зайвим людям перешкодити здійсненню того, що ви спланували і намітили!