Система управління бізнес-процесами ELMA BPM - як працює, моделювання, оптимізація

1. Основні стадії впровадження процесів
2. Проектування (моделювання) бізнес-процесів
3. Виконання бізнес-процесів
4. Контроль і моніторинг бізнес-процесів
5. Оптимізація бізнес-процесів

Системи управління бізнес-процесами прийшли в Росію з Заходу, де цей клас рішень називають BPM-системами або BPMS (Business Process Management System). Їх основна мета - здійснювати програмну підтримку процесного управління в організаціях.

Тут слід відразу визначитися з двома ключовими поняттями. По-перше, існує управлінська концепція BPM. Це певний етап в менеджменті, при якому робота компанії вибудовується і розвивається як система взаємопов'язаних бізнес-процесів. Департаментів та підрозділів як і раніше відповідають за виконання конкретних бізнес-функцій (процесний менеджмент доповнює, а не замінює функціональний підхід до управління). У свою чергу BPM націлений на ефективну взаємодію різних бізнес-функцій за рахунок вибудовування і управління бізнес-процесами.

Що стосується BPMS - це основна технологія, яка допомагає реалізовувати концепцію процесного управління в реальній практиці роботи компаній. BPM може існувати і без ІТ, однак за допомогою спеціалізованого інструменту працювати стає простіше і швидше. Система управління бізнес-процесами дозволяє моделювати процеси компанії і автоматизувати їх виконання. Надає можливість контролювати роботу на всіх етапах і швидко вносити поліпшення.

Основні стадії впровадження процесів

Робота BPMS заснована на простій ідеї. На етапі впровадження рішення здійснюється моделювання бізнес-процесів за допомогою наочних діаграм. Процеси відразу стають здійснимими в системі. Це означає, що система буде автоматично відправляти завдання відповідальним співробітникам - в точній відповідності з тим порядком виконання операцій, який визначений в моделі даного процесу.

Такий підхід дозволяє вибудувати бізнес-процеси компанії і максимально наблизити їх реальне виконання до тієї ідеальної моделі, яка спочатку розроблялася.

ELMA BPM володіє широким кількістю можливостей, які забезпечують виконання та підтримання бізнес-процесів. При цьому всі функції системи можна умовно розділити на 4 групи відповідно до стадій життєвого циклу процесу PDCA (цикл Демінга) - планування (plan), виконання (do), контроль (check), поліпшення (act).

Завдяки використанню BPM-системи робота організації стає прозорою. Компанія отримує широкі можливості моніторингу та контролю виконавської дисципліни. Може в будь-який час змінювати і покращувати бізнес-процеси для досягнення більшої ефективності.

ELMA BPM дозволяє автоматизувати:

• Основний бізнес-процес компанії, в рамках якого генерується прибуток. В організації може бути один або кілька таких процесів.
• Підтримують бізнес-процеси - їх також називають забезпечують або сервісними. Вони підтримують стабільну роботу основних процесів.
• Процеси управління, пов'язані з розробкою цілей і стратегії компанії, оптимізацією і розвитком її роботи.

Дізнайтеся докладніше про те, які бувають процеси в організації. дивіться універсальну класифікацію бізнес-процесів APQC PCF (Process Classification Framework)

Проектування (моделювання) бізнес-процесів

Робота з процесами в системі ELMA починається з їх моделювання. Моделювання здійснюється в програмі Дизайнер ELMA, яка входить в комплект системи. Це простий графічний редактор для побудови бізнес-процесів.

Створювати процеси і виконувати їх моделювання в системі можуть бізнес-аналітики без участі програмістів. Для цього використовується поширена нотація BPMN 2.0 - набір простих умовних позначень. Нотація переведена на російську мову фахівцями компанії ELMA. Створювані з її допомогою моделі процесів звичні для аналітиків і зрозумілі вищому керівництву компанії.

Моделювання бізнес-процесів

Управлінська концепція BPM визначає бізнес-процеси компанії - яка архітектура процесів в організації, які стадії процесу визначають технологію створення більшої цінності для споживачів. У свою чергу система ELMA полегшує вибудовування даних бізнес-процесів, дозволяючи створювати наочні схеми роботи.

На діаграмах бізнес-процесів позначаються їх учасники, перелік і послідовність виконуваних ними дій. Графічні моделі будуються шляхом розміщення потрібних блоків операцій на доріжках, що позначають зони відповідальності різних виконавців. Потім операції з'єднуються переходами.

Коли модель процесу створена, проводиться настройка операцій (задається контекст роботи). Наприклад, організація визначає спосіб виконання призначених для користувача завдань - з даними працюватимуть виконавці, які дії від них буде потрібно виконати і які результати надати.

Моделювання процесу закінчується його публікацією, після чого бізнес-процес компілюється і стає доступним для запуску в веб-додатку ELMA.

Всередині бізнес-процесу рухаються дані

Виконання бізнес-процесів

У BPM-системі можна одночасно запускати скільки завгодно примірників одного бізнес-процесу. Всі вони будуть виконуватися незалежно, використовуючи в своїй основі одну і ту ж модель. Співробітники компанії працюють по процесам в веб-інтерфейсі користувача ELMA - заходять в систему через браузер за логіном і паролем.

Робота по бізнес-процесу здійснюється відповідно до його графічної моделлю - починаючи зі стартового події, слідуючи по ланцюжку переходів, до кінцевого події. ELMA дозволяє підтримувати виконання правильної черговості операцій. Вона автоматично ставить завдання різним виконавцям, коли процес доходить до відповідного кроку.

Доручення, які отримують співробітники в системі ELMA, оформлені у вигляді карток завдань. У них вже є вся потрібна інформація для роботи і прийняття рішень. Від виконавців може вимагатися введення деяких даних - в цьому випадку картка завдання буде містити відповідні поля, заповнення яких можна зробити обов'язковим.

Картка завдання в системі ELMA Всі вхідні та вихідні завдання в одному місці

Після завершення завдання, співробітникові не потрібно замислюватися про те, хто і які дії повинен виконувати далі - ELMA BPM бере ці питання на себе. Кожен бізнес-процес компанії має чіткий регламент виконання. Система забезпечує дотримання вірного порядку роботи.

Ті завдання, які не потребують участі реальних співробітників, автоматично виконуються системою. Наприклад, сценарії і відправлення повідомлень.

Контроль і моніторинг бізнес-процесів

Для кожного примірника запущеного процесу створюється картка в системі ELMA. Вона містить детальну інформацію: поточні значення параметрів, завдання, статуси їх виконання і коментарі співробітників. Маючи відповідні права доступу, з картки можна управляти ходом роботи - наприклад, змінити ряд параметрів або зовсім припинити виконання.

Організація бізнес-процесів в системі ELMA відкриває широкі можливості моніторингу їх виконання. У розпорядженні користувачів є кілька інструментів:

• Сторінка «Мої процеси» містить список всіх примірників бізнес-процесів, в яких співробітник є ініціатором, відповідальним або виконавцем. Є зручний фільтр для пошуку. Вибравши певний екземпляр процесу зі списку, можна перейти на його картку в системі.
• Сторінка «Монітор процесів» дозволяє аналізувати роботу по процесам, в яких користувач виступає в ролі власника, куратора або інформіруемого. На цій стадії управління співробітникові не обов'язково бути виконавцем будь-якої з операцій. Зі сторінки «Монітор процесів» можна перейти на картку будь-якого з відображених процесів, щоб отримати докладну інформацію.
• Карта процесу - ще один зручний спосіб моніторингу. Вона виглядає так само, як і графічна модель процесу в Дизайнері ELMA. При цьому на карті відображається вже запущений в системі екземпляр конкретного бізнес-процесу, що дозволяє відстежувати додаткові позначки. Тут позначаються вже виконані операції і поточна стадія роботи. Відкрити карту процесу можна з його картки в системі.

Ми розглянули кілька інструментів моніторингу. При цьому, управління бізнес-процесами bpm в системі ELMA не вимагає від керівників ручного відстеження кожної операції. Так як для будь-якої дії в BPMS можна вказати часовий регламент, в разі прострочення завдань виконавцями система надішле повідомлення. Крім цього, контролювати завдання по процесам можна за допомогою стандартних звітів по виконавській дисципліні, які автоматично складає BPMS.

Монітор бізнес-процесів показує ситуацію в цілому Відображення ходу роботи на Карті процесу

Оптимізація бізнес-процесів

На підставі моніторингу роботи, а також в ході розвитку компанії часто виникає потреба в зміні бізнес-процесів. Раціональні ідеї по оптимізації можуть запропонувати виконавці операцій. Завдяки використанню BPM-системи будь-який бізнес-процес залишається гнучким до змін. Компанія може в будь-який час коригувати порядок роботи і створювати нові процеси.

Бізнес-процеси змінюються разом з компанією

Технологія BPM підтримує ідею безперервного розвитку бізнес-процесів. Чи не вийде вибудувати роботу один раз і тим самим забезпечити постійну ефективність підприємства. З розвитком компанії, збільшенням штату співробітників, новими реаліями в ринку виникає необхідність змінювати процеси. У ELMA оптимізація проводиться на льоту без зупинки системи.

Наприклад, проаналізувавши роботу, пов'язану з обслуговуванням клієнтів, компанія вирішує, що операції зі складання кошторисів краще виконувати комерційному директору, а не менеджерам з продажу (це може бути пов'язано з особливостями діяльності організації). Щоб змінити цей порядок роботи, досить внести потрібні зміни в графічну модель відповідного процесу в Дизайнері ELMA.

Коли ви змінюєте bpm процес в компанії, це ніяким чином не впливає і не перериває поточну роботу підприємства. Всі екземпляри даного процесу, які вже були запущені в системі на момент внесення змін, відбудеться у відповідності до первісної схемою. А кожен новий запущений процес буде працювати вже згідно поліпшеною моделі.