Первинні документи бухгалтерського обліку | Первинна документація в бухгалтерії - Контур.Бухгалтерія

1. Що таке «первинні документи» У федеральному законі 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» описані всі...
2. Етап 1. Ви домовляєтеся про умови угоди
3. Етап 2. Відбувається оплата за угодою
4. Етап 3. Отримання товару або послуги
5. Обов'язкові первинні документи
6. договір
7. Рахунок на оплату
8. Платіжні документи: касові чеки, бланки суворої звітності (БСЗ)
9. Товарна накладна або товарний чек
10. Акт наданих послуг (виконаних робіт)
11. Рахунок-фактура

Що таке «первинні документи»

У федеральному законі 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» описані всі бухгалтерські та первинні документи. Вони потрібні, в основному, для податкової - як документи, які підтверджують понесені вами витрати і правильність визначення податкової бази.

Первинні документи потрібно зберігати 4 роки. Протягом цього часу податкова може в будь-який момент їх запросити для перевірки вас або ваших контрагентів. «Первинка» також використовується в судових процесах при суперечках з контрагентами.

Документи первинного обліку складаються в момент здійснення господарських операцій і свідчать про їх вчинення. Список документів, які супроводжують ту чи іншу угоду, в залежності від типу угоди може бути різним. Підготовкою всіх необхідних первинних документів, як правило, займається постачальник. Особливу увагу потрібно приділяти тим документам, які виникають в ході операцій, де ви покупець, тому що це ваші витрати, і тому ви більше зацікавлені в дотриманні букви закону, ніж ваш постачальник.

Поділ первинних документів за стадіями бізнесу

Всі угоди можна розділити на 3 етапи:

Етап 1. Ви домовляєтеся про умови угоди

Результатом будуть:

• договір;
• рахунок на оплату.

Етап 2. Відбувається оплата за угодою

Підтверджують оплату:

• виписка з розрахункового рахунку, якщо оплата була безналом, або шляхом еквайрингу, або через платіжні системи, де гроші перераховуються з вашого розрахункового рахунку;

• касові чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, бланки суворої звітності - якщо оплата здійснювалася готівкою. У більшості випадків такий спосіб оплати використовують ваші співробітники, коли беруть гроші під звіт. Розрахунки між організаціями рідко бувають у формі готівки.

Етап 3. Отримання товару або послуги

Обов'язково потрібно підтвердити, що товар дійсно отриманий, а послуга надана. Без цього податкова не дозволить зменшувати податок на витрачені гроші. Підтверджують отримання:

• товарна накладна - для товарів;
• товарний чек - зазвичай видається в пару до касового чеку, або якщо товар продає ІП;
• акт виконаних робіт / наданих послуг.

Обов'язкові первинні документи

Незважаючи на варіативність угод, є перелік обов'язкових документів, які оформляються для будь-якого виду угоди:

• договір;
• рахунок;
• бланки суворої звітності, касовий, товарний чек;
• накладна;
• акт виконаних робіт (наданих послуг).

договір

З клієнтом при здійсненні угоди укладається договір, в якому уточнюються всі деталі майбутніх господарських операцій: порядок розрахунків, відвантаження товару, терміни виконання робіт або умови надання послуг.

У договорі регламентуються права і обов'язки сторін. В ідеалі кожна угода повинна супроводжуватися окремим договором на поставку товарів або послуг. Однак при тривалому співробітництві та здійсненні однотипних операцій можна зробити висновок один загальний договір. Договір оформляється в двох примірниках з відбитками печаток і підписами кожної зі сторін.

Для деяких угод не потрібно письмова форма договору. Скажімо, договір купівлі-продажу з моменту отримання покупцем касового або товарного чека є укладеним.

Рахунок на оплату

Рахунок на оплату - це угода, відповідно до якого постачальник фіксує ціну на свої товари або послуги.

Покупець погоджується з умовами угоди, виробляючи відповідну оплату. Форма рахунку на оплату строго не регламентована, тому кожна компанія має право розробити власну форму цього документа. У підсумку можна прописати умови угоди: терміни, повідомлення про передоплату, порядок оплати і поставки та інше.

Відповідно статтею 9-ФЗ «Про бухгалтерський облік», наявність підпису директора або головного бухгалтера і печатки необов'язкові для цього документа. Але ними не варто нехтувати, щоб уникнути питань з боку контрагентів і держави. Рахунок не дозволяє пред'явити постачальнику вимоги - він лише фіксує ціну товару або послуги. При цьому за покупцем залишається право на вимогу повернення грошових коштів у разі необгрунтованого збагачення постачальника.

Платіжні документи: касові чеки, бланки суворої звітності (БСЗ)

Ця група первинних документів дозволяє підтвердити факт оплати придбаних товарів чи послуг.

До платіжних документів відносяться товарні та касові чеки, БСО, платіжні вимоги і доручення. Доручення покупець може отримати в банку, здійснивши оплату безготівковим платежем. Чек касовий або товарний покупець отримує від постачальника при оплаті готівкою.

Товарна накладна або товарний чек

Товарні чеки, як ми вже говорили вище, оформляються при продажу товару фізособам або самими фізособами.

Накладні використовуються переважно юрособами для оформлення відпустки / продажу товарів або товарно-матеріальних цінностей і подальшого оприбуткування їх клієнтом.

оформляти накладну слід в двох примірниках. Перший залишається у постачальника як документ, що підтверджує факт передачі товарів, а другий примірник передається покупцеві.

Дані в накладній повинні збігатися з цифрами в рахунку-фактурі.

Уповноважена особа, яка відповідає за відпуск товару, має поставити в накладній свій підпис і печатку організації. Сторона, яка приймає товар, також зобов'язана поставити розпис і запевнити її печаткою в товарною накладною. Застосування факсимільного підпису допускається, але це повинно бути зафіксовано в договорі.

Акт наданих послуг (виконаних робіт)

акт - це двосторонній первинний документ, який підтверджує факт здійснення операції, вартість і терміни виконання послуг або робіт.

Акт видається виконавцем своєму клієнтові за підсумком надання послуг або виконаних робіт. Цей первинний документ підтверджує відповідність наданих послуг (виконаних робіт) з умовами укладеного договору.

Рахунок-фактура

Рахунок-фактура - документ, який потрібен виключно для того, щоб контролювати рух ПДВ. Рахунки-фактури зазвичай оформляються в пару до товарних накладних або актів. Зустрічаються рахунки-фактури на виплачений аванс.

Цей первинний документ строго регламентований. Він містить:

• інформацію про суми грошових коштів;
• фактурну частина.

Рахунок-фактура - це підстава для прийняття пред'явлених сум ПДВ до відрахування. Його зобов'язані виписувати всі підприємства-платники ПДВ.

Останнім часом популярний УПД - універсальний передавальний документ. Цей документ замінює пару накладна + рахунок-фактура або акт + рахунок-фактура.

Ведіть бізнес в Контур.Бухгалтеріі - зручному онлайн-сервісі для розрахунку зарплати і відправки звітності в ФНС, ПФР і ФСС. Сервіс автоматично формує первинні документи і УПД.