Бізнес-процеси HR-департаменту

1. Потреба в автоматизації
2. BPM як інструмент автоматизації HR-процесів
3. Структура HR-процесів і приклади автоматизації в BPM
4. найм персоналу
5. Управління відпустками і періодами відсутності (відгули, лікарняні, запізнення)

Є розхожа фраза: кадри - основний ресурс компанії. Однак на практиці автоматизація процесів , Які так чи інакше пов'язані з управлінням кадрами, вирішується в найостаннішу чергу. Перш за все покращують основний бізнес-процес компанії, який приносить прибуток. Автоматизують процеси бухгалтерії, документообіг підприємства. Що стосується кадрової роботи, вона ведеться за один раз сформованим і вже звичним сценарієм. Дотримання порядку підтримується вимогами до кадрової документації та зусиллями самих співробітників відділів кадрів.

Сьогодні ця ситуація почала змінюватися. За статистикою запитів і впроваджень ELMA BPM, попит на поліпшення HR-процесів збільшився і продовжує зростати. Розберемося, чому все більше компаній усвідомлюють потребу в оптимізації роботи кадрової служби. Виділимо основні бізнес-процеси HR-департаменту і розглянемо, які з них варто автоматизувати за допомогою BPM.

Потреба в автоматизації

У загальній структурі компанії робота HR-департаменту - це група сервісних бізнес-процесів. Вони забезпечують основний процес і процеси управління компанією необхідними ресурсами.

Операційна діяльність компанії. Структура бізнес-процесів

З точки зору автоматизації, цілі поліпшення процесів різних рівнів мають відмінності.

Процеси управління відповідають за маневреність компанії, чуйність до змін умов ринку і розвитку бізнесу. Автоматизація основного бізнес-процесу дозволяє знизити витрати на кожну транзакцію, збільшити швидкість і якість їх виконання, а головне прибуток компанії. Ціна помилки при невірної або несправність організації основного процесу велика - втрата замовлення, клієнта, прибутку. Саме тому автоматизацію бізнес-процесів як правило починають з основного процесу.

Що стосується кадрової роботи та інших забезпечуючих бізнес-процесів (АГВ, IT і інші) - це завжди накладної витрата. Але ціна помилки тут не велика. Ресурси, які потрібні, наприклад, на закриття вакантної посади, теж. Для чого вкладатися в автоматизацію?

Справа в тому, що самих забезпечують процесів і транзакцій по кожному з них в компанії багато. В результаті невеликі втрати в процесі при великій кількості транзакцій призводять вже до значних ризиків. Збудований і автоматизований забезпечує процес виключає ці втрати, що позначається на ефективності всієї компанії.

BPM як інструмент автоматизації HR-процесів

На практиці компанії по-різному підходять до організації роботи з кадрами. Найпопулярніший сьогодні інструмент автоматизації - його відсутність. Зазвичай кадрові процеси неформалізованих або слабоформалізованних. Існують посадові інструкції. Для управління кадрами використовують Excel, формують реєстри, видають накази, службові записки тощо

Серед IT-рішень для автоматизації HR можна виділити:

• Інструменти KPI, ЕДО, 1С для вирішення окремих кадрових задач;
• Коробкові програми і додатки, що закривають сукупність завдань з управління кадрами;
• HRM-модулі для ERP (розширюють функціонал ERP, яка як правило вже є, якщо компанія досить велика);
• Повноцінні HRM-системи - потужні і дорогі рішення;
• BPM-системи для автоматизації бізнес-процесів, в тому числі процесів HR-департаменту.

Інструменти автоматизації HR

Інструментів багато. Єдиної думки з функціоналом HRM-рішень не існує. Наприклад, одні інструменти включають розрахунок зарплати, інші вважають це функціоналом ERP. Всі інструменти класу HRM підходять до автоматизації кадрової роботи по-різному.

ВPM-система не є рішенням, спеціалізованим для автоматизації HR, однак за рахунок своїх можливостей має кілька переваг. По-перше, ВPM дозволяє вибудовувати автоматизовані процеси кадрової роботи так, як необхідно кожної конкретної компанії. Моделювати процеси різного рівня деталізації, логіки побудови. При цьому гнучкість системи дозволяє оперативно змінювати складові етапи і налаштування процесів. В результаті інформаційна система вирішує конкретні, потрібні компанії завдання.

По-друге, в разі BPM компанія використовує одну систему для автоматизації та кадрових, і інших бізнес-процесів. Їй не потрібно розширювати ІТ-парк новими інструментами, що дуже зручно для співробітників. Наприклад, в разі ELMA BPM співробітники можуть запускати будь-які автоматизовані процеси за допомогою одного інтерфейсу системи.

Приклад веб-інтерфейсу ELMA BPM, в якому співробітник може вибрати і запустити в роботу потрібний автоматизований бізнес-процес

З досвіду ELMA, BPM-систему рідко впроваджують з метою автоматизувати виключно кадрові процеси. При цьому 3/4 компаній поступово включають HR в роботу системи. Якщо йде автоматизація фінансової частини, підтягуються підзвітні витрати на відрядження. Якщо це документообіг, з'являються кадрові документи, які також зручно генерувати і відправляти за маршрутами узгодження за допомогою однієї інформаційної системи. Є проекти, коли BPM-система інтегрується з наявними у компанії HR-рішеннями ( «Бос-Кадровик», 1С-конфігурації і т.д.). В цілому будь-який проект впровадження так чи інакше включає HR-процеси в контур автоматизації.

Структура HR-процесів і приклади автоматизації в BPM

Розглядаючи бізнес-процеси HR-департаменту, ми не зачіпаємо творчу частину роботи кадрової служби, яку складно формалізувати як процес (наприклад, розвиток корпоративної культури, вирішення конфліктних ситуацій). Ми сконцентруємося на повторюваних, досить рутинних процесах кадрової служби, таких як підбір, прийом і звільнення співробітників, формування графіка відпусток, організація відряджень і т.д. Такі процеси дуже зручно моделювати і автоматизувати за допомогою BPM.

Бізнес-процеси HR-департаменту

В цілому HR-департамент будь-якої компанії вирішує три основні завдання - найм персоналу, супровід роботи і звільнення співробітників. У більших компаніях сюди додаються процеси планування кадрової політики - скільки людей необхідно підприємству, і коли вони будуть потрібні з урахуванням зростання компанії. У зону відповідальності кадрової служби також входить група завдань з обліку кадрів / вакансій і кадрового діловодства.

найм персоналу

Бізнес-процес найму персоналу можна розбити на кілька складових. Це підбір претендентів, який включає формування заявки на пошук співробітника, пошук і випробування кандидатів. До процедур найму відносять оформлення затвердженого кандидата в штат і наступні процедури по адаптації і навчання нового співробітника. Зрозуміло, автоматизація передбачає можливість моніторингу за поточною роботою по процесу.

Сукупність процесів найму персоналу

BPM дозволяє моделювати власний маршрут найму персоналу, включати в нього ті етапи, які необхідні. Наприклад, компанія може автоматизувати тільки подачу і узгодження заявки на пошук співробітників за новою вакансії - коли менеджер формує заявку в веб-інтерфейсі системи, потім вона автоматично відправляється на узгодження керівнику і надходить в кадрову службу. Може включити в процес процедури прийому кандидата в штат - співробітники будуть паралельно отримувати завдання з оформлення документів здобувача, організації робочого місця, видачі доступів в корпоративні ІТ-системи і т.д. У кожній компанії один і той же процес може мати значні відмінності.

Приклад процесу проведення співбесід

Приклад процесу підбору кандидатів по заявці на вакансію

Працюючи в системі, співробітники можуть відслідковувати, на якому етапі ведеться робота по кожному запущеному екземпляру процесу. Наприклад, автор заявки на пошук співробітника бачить, що HR-департамент вже відібрав кілька кандидатів на цю посаду, і в даний момент вони проходять співбесіди.

BPM-система дозволяє внести дату та час співбесід в календарі фахівців (попередньо їм буде відправлена ​​завдання підтвердити зазначений час зустрічі), відправити тестове завдання на розгляд відповідальним співробітникам. За підсумками випробувань керівники оцінюють кандидатуру - це дозволяє швидко зібрати думки про претендента і прийняти об'єктивне рішення з працевлаштування.

Співбесіда з кандидатом на вакансію вноситься в календар керівника

Розгляд тестового завдання, виконаного здобувачем (міні-ролик)

Для самого HR-фахівця система також стає зручним інструментом, що допомагає в роботі. В одному інформаційному вікні співробітник бачить всі відкриті вакансії і їх пріоритетність. Подібна статистика доступна керівнику HR-відділу і керівництву підприємства.

Інформаційне вікно для співробітника HR cо списком актуальних вакансій

Система виключить повторну обробку здобувачів з «чорного списку», дозволить швидко формувати і переглядати банк відкладених раніше кандидатів. Це виключає повторний розгляд резюме. Якщо відповідний фахівець вже є в банку кандидатів, шукати людину не буде потрібно зовсім.

Формування списку кандидатів на вакансію / банку резюме

Створення картки нового претендента

Управління відпустками і періодами відсутності (відгули, лікарняні, запізнення)

Життя будь-якого трудового колективу передбачає щорічні оплачувані відпустки. Іноді співробітники змушені бути відсутнім на робочому місці поза запланованого періоду. Спеціаліст може захворіти, затриматися в пробці - непередбачені обставини, які можуть трапитися в кожним, не повинні впливати на робочий процес.

BPM-система дозволяє автоматизувати процес узгодження не тільки планових, але і непередбачених відсутностей співробітників на робочому місці. Розуміючи, що не зможе прибути вчасно, співробітник з мобільного або комп'ютера запускає процес узгодження відсутності - система автоматично повідомить керівника і перебудує термінові бізнес-процеси, відправляючи завдань не відсутньому співробітникові, а яка його заміщає виконавцю.

При цьому сам співробітник отримає завдання роздрукувати заяву на фактичний період відсутності (заява вже згенеровано і прикріплено до задачі), підписати і занести оригінал до відділу кадрів. Щоб забезпечити дотримання цієї вимоги, термін виконання завдання обмежений. Як правило компанії встановлюють період в три робочих дні.

Приклад процесу оформлення відсутності

Що стосується планових відпусток, досить складним завданням HR-департаменту є формування щорічного графіка. Особливо важко це дається великим підприємствам. За допомогою BPM скласти графік відпусток, узгодити його і, більш того, коригувати протягом року стає простіше.

Приклад процесу формування графіка відпусток

Система відправляє співробітникам завдання про необхідність спланувати дати відпусток. Вона автоматично розраховує ліміти наявних днів відпустки, працівникам не потрібно запитувати ці відомості в кадровому відділі. Коли штат компанії обчислюється сотнями і тисячами фахівців, тільки ця функція вже значно спрощує процес.

Завдання вибрати час відпустки

Система акумулює дані по всім співробітникам компанії, перевіряє заплановані дати на можливість перетинів з «заміщають» фахівцями. У разі збігу дат, відправляє завдання з проханням скорегувати дати відпустки. Відомості по відпустках затверджуються на рівні керівників відділів, надходять в кадрову службу для формування зведеного графіка відпусток.

Графік відпусток і днів відсутності, сформований в BPM-системі

Система автоматично перевіряє графік відпусток і виявляє співробітників, які виходять у відпустку в найближчі два тижні. Вони отримують відповідні повідомлення з проханням оформити і передати заяву на відпустку в кадрову службу, або скорегувати дати відпустки.

У невеликих компаніях, що не становлять щорічний графік відпусток, для ефективного управління відсутні буває досить автоматизувати процес подачі та узгодження заяви на відгул або відпустку, з подальшою передачею в кадрову службу.

Відправка заявки на відпустку по маршруту узгодження

Для зручності керівників відділів, менеджерів проектів система надає зведений звіт - хто із співробітників відсутня на робочих місцях, в який час і з яких причин. Це зручно для планування роботи, швидкого розподілу завдань.

Відомості про періоди відсутності співробітників

Подивіться запис трансляції, присвяченій автоматизації процесів HR-департаменту. Експерти ELMA розбирають описаний нами матеріал, більш детально розповідають про процеси найму персоналу, управління відсутні. Наводять багато прикладів моделей процесів і інтерфейсів, з якими безпосередньо працюють співробітники після впровадження системи.

Крім того, спікери розглядають процеси звільнення співробітників, організації відряджень, кадрового діловодства. Розкривають можливості BPM з обліку кадрів, відкритих вакансій і банку резюме.