Best practice проектів автоматизації бізнес-процесів. Від методології до інструментарію. Частина 2 - інтерв'ю з керівником консалтингових проектів «Консист Бізнес Груп» Андрієм Кочетковим

1. Рекомендовані матеріали за тематикою
2. Нагальні проблеми IT-менеджменту. Де шукати вихід?

У другій частині статті керівник консалтингових проектів «Консист Бізнес Груп» Андрій Кочетков поділиться успішними практиками, які використовуються при впровадженні інформаційних систем (ІС) на стадіях обстеження бізнес-процесів, підготовки концепції автоматизації, розробки ТЗ. Матеріал містить опис кейса по проекту автоматизації бізнес-процесів в компанії diHouse - великому оптовому дистриб'ютора. Також рекомендуємо ознайомитися з першою частиною даної публікації , Яка була розміщена раніше на сторінках нашого корпоративного сайту.

- Андрій, спасибі за Ваші рекомендації та розповідь про роботу професійних консультантів. Тепер хотілося б почути, з якими нюансами і складнощами Вам доводиться стикатися, на прикладі практичного кейса. Розкажіть про Ваш проект по розробці функціональних вимог для компанії diHouse. Чим ця компанія відрізняється від інших замовників?

- diHouse - відома на ринку дистрибуції компанія, яка протягом кількох років поспіль подвоювала свої обороти перетворившись ізнішевого гравця в одного з найбільших дистриб'юторів.

- Тобто Ви зіткнулися з тим, що компанії було необхідно внутрішній розвиток, модернізація бізнес-архітектури? Оцініть труднощі при обстеженні бізнес-процесів в цій компанії, зустріли Ви опір ключових співробітників?

- Компанія досить добре почувається на ринку, але і конкурірующіекомпаніі на момент старту проекту теж розвивалися. Тому потрібен був імпульс або поштовх до розвитку, який повинен був допомогти зміцнити становище компанії на ринку на певних стратегічних напрямках всреднесрочном періоді, впорядкувати внутрішні бізнес-процеси.

Ми не зустріли жодного опору всередині компанії. Навіть навпаки, практично всім співробітникам було очевидно, що компанії необхідно удосконалюватися, щоб успішно конкурувати на ринку і збільшувати доходи. При обстеженні ми зіткнулися з тим, що бізнес-процесів дещо більше, ніж ми очікували до проекту. Тому мидолжни були приділити більше уваги виявленню відмінностей в однотипних процесах, щоб зрозуміти сильні і слабкі сторони компанії та причини такого побудови бізнес-архітектури.

- Процес обстеження вийшов більш тривалий, ніж Ви очікували?

- Так. Фаза обстеження була незначно збільшена. Це було необхідно. Ми зібрали повну інформацію про процеси, сильних і слабких сторонах, які дозволили нам прийняти на наступних етапах правильні рішення.

- Андрій, перебуваючи в процесі опису бізнес-процесів компанії diHouse, як Ви можете оцінити їх якість виконання на той момент?

- Співробітники розуміли всі основні функції процесів і знали, чому вони працюють саме так, а не інакше. При цьому процеси не були регламентовані. Ми виявили недостатню автоматизацію деяких процесів, що знаходило відображення на вартості їх виконання. Також ми виявили відсутність деяких процесів, які з нашої точки зору всучасних умовах необхідні. В цілому обстеження показало, що в глобальних змінах процесів немає необхідності, але необхідна оптимізація, проектування і впровадження нових процесів, необхідна точкова автоматизація і автоматизація деяких напрямків, яка могла б поліпшити внутрішні процеси і створити додаткову конкурентну перевагу для компанії.

- Розкажіть детальніше, як в проекті diHouse поєднувалося і проектування, і опис бізнес-процесів?

- Проект був виконаний за нашою методикою. Ми виконали обстеження, виявили всі необхідні параметри для оптимізації, запропонували проекти нових процесів. Всі проекти процесів ми обговорили з ключовими співробітниками і прийшли до єдиної думки, як саме вони повинні бути побудовані в майбутньому і які функції необхідно автоматизувати. Також були враховані всі обмеження і можливості систем, які могли б бути рекомендовані замовнику.

Тобто проектування майбутніх процесів виконувалося тільки після того, як були виявлені всі недоліки і сильні сторони компанії. Всі проекти процесів були затверджені проектною командою.

- Андрій, скажіть чи використовували Ви при проектуванні процесів так звані Best Practice?

Відомі нам кращі практики в проекті ми використовували в декількох активностях: при проектуванні нових процесів, при оптимізації процесів і при розробці концепції автоматизації. При оптимізації процесів ми використовували наші внутрішні компетенції по автоматизації на базі передових інформаційних систем. При проектуванні нових бізнес-процесів ми використовували кращі відомі нам бізнес-архітектурикомпаній в оптовій дистрибуції і навіть компаній з інших галузей. При розробці концепції автоматизації ми використовували, перш за все, свій багатий досвід впровадження інформаційних систем з урахуванням необхідності отримання швидкої економічної вигоди від впровадження.

- Проект diHouse включав всі стандартні етапи робіт, про які Ви говорили?

- Так звісно. В результаті проекту була представлена ​​концепція автоматизації та так званий TO DO лист. Тобто результат містив два аспекти: програму автоматизації та програму змін, які необхідні, щоб поліпшити бізнес-архітектуру компанії. Розробка технічного завдання в даному проекті не виконувалася.

- Як були організовані роботи по проекту з боку замовника? Наскільки керівники і співробітники були задіяні в проекті?

- З боку замовника був призначений керівник проекту з найвищими повноваженнями. Всі ключові співробітники, які брали участь у проекті, підпорядковувалися керівнику проекту. Щотижня з нашого боку контролювався прогрес виконання проекту з поданням результату керівнику проекту з боку замовника. Щомісяця проводився керуючий комітет, в якому брали участь керівники проектів, куратори з обох сторін. На керуючому комітеті контролювався план виконання проекту, обговорювалися відкриті питання, виносилися рішення, що впливають на хід проекту. Передача всіх документів, що вимагають офіційної відповіді з тієї чи іншої сторони фіксувалася, терміни виконання завдань контролювалися обома сторонами.

Ключові співробітники проекту були задіяні у зустрічах з проектування процесів та аналізу наданих документів, відповідали на питання, надавали запитану інформацію, приймали рішення в спірних моментах, що стосуються бізнес-процесів.

- Які подальші напрямки розвитку цього проекту?

- Після завершення проекту відповідно до нашої концепції автоматизації першим необхідним кроком був проект по впровадженню B2B майданчики. В даному випадку нами була рекомендована платформа Hybris компанії SAP. За результатами нашого аналізу, який також був представлений в концепції автоматизації, цей продукт найкращим чином підходив під розроблені функціональні вимоги і дозволяв розвивати процеси під стратегічні цілі бізнесу нашого замовника. У проекті впровадження були уточнені вимоги до автоматизації, враховані всі сильні сторони компанії, були розроблені технічні специфікації по розробці та інтеграції з існуючими інформаційними системами. Впровадження такого майданчика необхідно було виконати в досить короткіесрокі. І на сьогоднішній день цей проект успішно завершено. Наступним проектом по автоматизації було впровадження платформи Oracle Transportation Management, який також успішно завершено.

- Для опису бізнес-процесів diHouse Ви використовували Business Studio. Скажіть, будь ласка, які плюси дало використання програми?

- На поточний момент ми у всіх наших проектах, не тільки diHouse, використовуємо програмний продукт Business Studio. Всі результати проекту у частині опису бізнес-процесів фіксуються в формалізованому вигляді і зберігаються централізовано. Це корисно з точки зору накопичення і зберігання знань і експертизи. Навіть якщо у Замовника немає жорстких вимог до нотації опису процесів, і навіть якщо процеси ми не плануємо узгоджувати із замовником, вони вносяться в BS.

Продукт корисний тим, що допомагає комплексно поглянути на бізнес-архітектуру компанії, виявити місця, які могли бути не до кінця опрацьовані при обстеженні. Система дозволяє більш структурно підходити до опису процесів, більш строго стежити за термінами, назвами відділів, посад, документів, подій, функцій процесів, що важливо для представлення результату замовникові. В системі ми можемо використовувати різні нотації. Ми активно використовуємо можливості по користувальницької конфігурації вноситься інформації, використовуємо можливості побудови звітності.

В результаті проекту в компанії diHouse були розгорнуті два web порталу Business Studio - модель бізнес процесів «до оптимізації» і модель оптимізованих бізнес-процесів. Таким чином співробітники можуть в будь-який час проаналізувати, наскільки їх поточні виконувані функції відрізняються від еталонних оптимізованих варіантів, і скорегувати процеси в системі Business Studio самостійно.

- Які ще переваги від застосування технологій бізнес-проектування в своїй роботі можете виділити?

- У проектах впровадження ІС інформація по процесах використовується технічними фахівцями, як первинне джерело розуміння бізнесу та особливостей Замовника. На етапі підготовки до впровадження інформаційних систем перше, що технічні фахівці, розробники та консультанти з інформаційних систем бачать і дізнаються про бізнес Замовника - це архітектура бізнесу компанії, модель бізнес-процесів в Business Studio. Як показує практика, ознайомлення з бізнес-архітектурою замовника перед впровадженням ІС значно прискорює занурення співробітників в проекти підвищує якість кінцевого продукту.

- Які результати, як правило, Ви надаєте замовникові, і чи допомагає Вам Business Studio у формуванні підсумкового результату?

- Як правило, ми використовуємо такі звіти: схеми процесів, карти процесів, текстові описи процесів, ієрархія процесів, аналітичні звіти для контролю помилок при проектуванні процесів. Упроцесі впровадження ІС ми використовуємо Business Studio для формування регламентів, посадових інструкцій.

Ми формуємо в Business Studio всі звіти, які надаємо замовнику за винятком дуже складних документів, таких як: концепція автоматизації, техніко-економічне обґрунтування, план-графік розвитку КІС. Для формування складних документів і інших аналітичних звітів всередині проекту ми також можемо використовувати Business Studio для отримання даних, зібраних консультантами при обстеженні.

- Які перспективи щодо розвитку методик у Вас є?

- Нашою постійною метою є вдосконалення консалтингових методик з урахуванням нового проектного досвіду з різних галузей і збагачення методики зовнішніми кращими практиками. За допомогою продукту Business Studio ми плануємо розширювати базу кращих бізнес-процесів в різних галузях і функціональних областях, а також підвищити рівень автоматизації виконуваних нами проектів.

«Консист Бізнес Груп» об'єднує провідні консалтингові активи ГК «ЛАНІТ» і «Група Систематика». Бізнес група будується на базі компаній «ЛАНИТ Консалтинг», TOPS Consulting, Sciener і LC Europe і об'єднує в багатопрофільний ІТ-холдинг практики управлінського консалтингу, розробки, впровадження та сервісного обслуговування ІТ-рішень для роботи з замовниками з ключових галузей російської економіки.

Опубліковано за матеріалами:
https://megamozg.ru/company/businessstudio/blog/26118/

Рекомендовані матеріали за тематикою

Автоматизація діяльності підприємств машинобудівної галузі

Нагальні проблеми IT-менеджменту. Де шукати вихід?

Як «підігнати за розміром» інформаційну систему організації

Автоматизація - з чого почати?