Автоматизація - з чого почати?

1. Питання № 1: «Кому і чому потрібна автоматизація?»
2. Питання № 2: «Чи потрібна саме автоматизація?»
3. Питання № 3: «Що будемо автоматизувати?»
4. Крок перший: «Жорстка» або «гнучка»?
5. Крок другий: «Готова або на замовлення?»
6. Крок третій: «відкидаємо дорогі системи»
7. Крок четвертий: «Вибір»
8. резюме
9. Рекомендовані матеріали за тематикою
10. Інформаційний простір ефективного менеджера

Дмитро Пинаев

Генеральний директор ГК «Сучасні технології управління»

Віктор Забавін

ГК «Сучасні технології управління»

Коли заходить мова про необхідність автоматизації управління підприємством, керівник повинен отримати відповіді на три питання. Не знаючи цих відповідей, співробітникам підприємства і компанії, що здійснює впровадження, важко виробити правильний підхід до вибору системи автоматизації та стратегії її впровадження. Що ж це за питання?

Питання № 1: «Кому і чому потрібна автоматизація?»

Сьогодні ми вже можемо проаналізувати статистику і знаємо, що найчастіше ініціатором проекту є власник, генеральний або фінансовий директор, зрідка головний бухгалтер. Якщо проект ініціює головний бухгалтер, то це одні очікування, якщо генеральний директор, то, ймовірно, зовсім інші. Звичайно ж, оптимальний варіант з точки зору успішності проекту, коли «Замовником» проекту є власник або генеральний директор. По-перше, це викликано тим, що найчастіше тільки вони представляють стратегію розвитку підприємства і знають справжні причини автоматизації, серед яких можуть бути:

1. Переорієнтація на рішення нових завдань (випуск нової продукції, вихід на нові ринки, технічне переоснащення);
2. Проведення реформ або зміна принципів управління;
3. Нездатність старої системи автоматизації задовольняти потреби підприємства;
4. Підготовка підприємства до продажу (автоматизація повинна збільшити ринкову вартість).

По-друге, тільки вони здатні розставити пріоритети і вирішити будь-які конфлікти, що виникають в ході проекту. Також від статусу і повноважень цих людей залежить і ставлення до проекту персоналу підприємства. Знання відповіді на перше питання дозволяє виробити стратегію впровадження автоматизованої системи, що відповідає стратегії розвитку підприємства, отримати уявлення наскільки серйозним буде проект, скільки часу і сил підприємство готове на нього витратити, і не «помре» він відразу після початку.

Питання № 2: «Чи потрібна саме автоматизація?»

Після того, як стало зрозуміло, хто є ініціатором і що стало головною причиною автоматизації, потрібно зрозуміти - що від неї чекають?

Практика показує, що досить часто за допомогою проектів автоматизації намагаються вирішити проблеми керованості підприємства. Безумовно, сучасне управління важко уявити без інформаційних систем, але первинно все-таки управління.

Якщо на підприємстві великий обсяг інформації, обробляти яку вручну (або наявними засобами автоматизації) стало неможливо (не встигаємо, помиляємося, дорого коштує персонал), то автоматизація - це вихід. Якщо ж потрібної інформації просто немає або вона недостовірна, рішення приймаються без урахування наявних даних, дії не узгоджені, то, швидше за все, не сформована сама система управління і автоматизація тут не допоможе. Тому, оцінивши ситуацію, потрібно зробити висновок, чи вирішить автоматизація виявлені проблеми ?.

Питання № 3: «Що будемо автоматизувати?»

Далі необхідно відповісти на найскладніший і важливе питання - яка конкретно діяльність буде автоматизуватися?

Для невеликих компаній відповідь на це питання досить простий. Потрібно лише уявити - яка діяльність в компанії пов'язана з обробкою і зберіганням великих обсягів інформації та побудовою звітів. Як правило, це бухгалтерський і податковий облік, облік руху товарно-матеріальних цінностей, кадровий облік, розрахунок заробітної плати і т. П. Далі можна переходити вже безпосередньо до вибору автоматизованої системи початкового рівня, яка найкращим чином підходить під технічні вимоги і не буде обмеженням при подальшому не дуже сильному зростанні компанії.

Але для великих компаній зі складним і багатогранним бізнесом такого підходу виявляється явно недостатньо. Тому, щоб відповісти на питання «Яка діяльність буде автоматизуватися?» Необхідно власне отримати уявлення про цю саму діяльності. Для цієї мети в останні кілька десятків років у світі активно використовують процесний підхід, заснований на виділенні і аналізі бізнес-процесів, що становлять діяльність компанії. За допомогою процесного підходу можна детально описати модель бізнес-процесів компанії, що містить:

Модель бізнес-процесів компанії

1. Склад бізнес-процесів підприємства;
2. Які Результати роботи всього підприємства в цілому і кожного бізнес-процесу зокрема планується отримати;
3. Яку послідовність дій потрібно виконати, щоб на виході процесу отримати необхідний результат;
4. Хто є Власником процесу (Відповідальний за досягнення результату і володіє повноваженнями для розпорядження ресурсами процесу);
5. Хто є Виконавцем кожного дії всередині процесу;
6. Які інформаційні та матеріальні об'єкти є входами і виходами бізнес-процесу.

Такий опис діяльності підприємства можна зробити самостійно або залучити зовнішніх консультантів. Дуже важливо, щоб розроблена модель була зрозуміла керівникам і щоб вони осмислили і взяли її. Всі розбіжності необхідно усунути до початку вибору інформаційної системи. З огляду на, що таке опис виконується в свою чергу за допомогою систем бізнес-моделювання, то особливу увагу необхідно приділити вибору такої системи. Для вирішення цього завдання можна використовувати західні системи (Aris, AllFusion Process Modeler), але сьогодні з'явилися і більш доступні за вартістю вітчизняні системи (Business Studio).

Далі проводиться аналіз - які саме бізнес-процеси необхідно автоматизувати. Щоб відповісти на це питання потрібно зрозуміти, що саме не влаштовує в поточній роботі організації. Такими параметрами можуть стати: час виконання процесу, вартість виконання процесу, якість (кількість помилок і збоїв). Наприклад, процес планування виробництва на великому підприємстві можна здійснювати і вручну, без застосування засобів автоматизації. І дійсно, до сих пір на ряді підприємств до сих пір існують приблизні методи планування потреби в матеріалах і в виробничих потужностях. Але при цьому точність розрахунків не висока (що призводить до надмірних складських запасів матеріалів, недостатньою завантаженні потужностей, а в кінцевому підсумку - до невиправдано великих витрат на здійснення процесу Виробництво), час виконання розрахунків може становити 5-10 днів (що в сучасних умовах для ряду підприємств є неприпустимим), а кількість помилок при плануванні часом не піддається підрахунку.

Слід зазначити, що для великих підприємств також є ряд «загальновизнаних» процесів, які необхідно автоматизувати і з якими, питань як правило не виникає. Це ті ж самі процеси пов'язані з бухгалтерським обліком, рухом товарно-матеріальних цінностей. Ці процеси автоматизуються «за замовчуванням», оскільки підвищення його ефективності внаслідок автоматизації багаторазово перевірено. Що стосується інших процесів, то проводиться аналіз за обраними критеріями і виділяються процеси з незадовільними оцінками, які можна змінити за допомогою засобів автоматизації. З іншого боку, оцінюється та частина інвестицій на впровадження інформаційної системи, яка буде витрачена на автоматизацію цих процесів. Якщо співвідношення ефекту і витрат не влаштовує власника процесу і фінансового директора, то процес можна викреслити з кандидатів на автоматизацію. Але зробити це можна тільки в тому випадку, якщо без інформації, яку породжує в цьому процесі, можна легко обійтися при роботі всієї корпоративної інформаційної системи.

Виділені бізнес-процеси необхідно детально описати, зробивши акцент на інформації (використовувані документи, звіти), яка необхідна для здійснення якої-небудь дії процесу або є результатом його виконання. Також, якщо виконання дії засновано на складній методиці, то бажано формалізувати ще й цю інформацію. Наприклад, якщо в компанії використовується своя особлива методика калькуляції собівартості, то необхідно провести її формалізацію і враховувати можливість її реалізації в обраній інформаційній системі.
Отримане опис дає можливість детально визначити функціональні вимоги до системи автоматизації, адже в результаті ми отримуємо:

1. Список бізнес-процесів і їх особливості, підтримка яких повинні бути закладена в інформаційній системі;
2. Перелік інформаційних об'єктів, які система повинна дозволяти зберігати;
3. Набір звітів, які повинні формуватися в системі;
4. Перелік алгоритмів і методик, які повинні підтримуватися інформаційною системою.

Потрібно чітко розуміти, що, на жаль, для великих компаній ніколи не знайдеться готової системи, здатної на 100% задовольнити перелік функціональних вимог. Тому вибір інформаційної системи - це боротьба компромісів, в якій чимось доведеться жертвувати або функціональністю, або вартістю.

Після того як з'явилося формалізоване уявлення про бізнес-процесах підприємства і вимоги до інформаційної системи, треба буде розв'язати складну задачу - вибрати найбільш підходящу по функціональності і вартості систему автоматизації.

Крок перший: «Жорстка» або «гнучка»?

Всі системи автоматизації можна розділити на два класи: жорсткі - з набором типових налаштувань (mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Галактика) і гнучкі - з можливістю модифікувати функціональність (1 ° C, Microsoft Axapta). Це стосується систем будь-яких класів, починаючи від систем для вирішення локальних завдань, до комплексних систем автоматизації діяльності великих підприємств.

Щоб визначити, «жорстка» або «гнучка» система потрібна в конкретному випадку, необхідно зрозуміти, наскільки динамічно мінятиметься підприємство і його бізнес-процеси протягом найближчих 2-4 років. Якщо є стабільно працююче підприємство, і найближчим часом принципових змін в системі управління не планується, то можна приміряти «жорсткі» системи, в тому числі і західні. У них є незаперечна перевага - це закінчені і налагоджені рішення, що увібрали в себе кращі практики управління. Але, вибравши і почавши впроваджувати таку систему, ми будемо змушені привести свою діяльність у відповідність з моделлю бізнес-процесів, закладеної в систему, що для наших підприємств не завжди є допустимим.

Якщо ж бізнес часто реформується і остаточна конфігурація системи управління ще не склалася, то потрібна гнучка система, що дозволяє досить просто вносити зміни і без великих витрат модифікувати систему. Такі системи на ринку є, плюс на них вже можуть бути реалізовані і готові рішення.

Типи корпоративних інформаційних систем

Крок другий: «Готова або на замовлення?»

На наступному кроці необхідно визначитися, чи буде використовуватися готова або розроблятися замовна система, для автоматизації бізнес-процесів підприємства?

Переваги готового рішення полягають у тому, що:

1. Можна заздалегідь приміряти функціонал системи до своїх потреб;
2. Можна подивитися впровадження цієї системи на інших підприємствах;
3. Мінімальні ризики в оцінці вартості системи і впровадження;
4. Є відпрацьовані методики впровадження;
5. Досить точно сформульовані вимоги до інфраструктури, персоналу та інших ресурсів;
6. Як правило на ринку праці є фахівці яких завжди можна залучити для супроводу системи.

Недоліки готового рішення:

1. Ускладнене або неможливе зміна системи в разі виникнення необхідності;
2. Навіть в тих випадках, коли модифікація можлива, існує великий ризик порушення цілісності системи.

У тому випадку, коли автоматизує бізнес-процеси і алгоритми унікальні, і замовник може дозволити собі витратити гроші і час, то нічого не залишається як вдатися до розробки замовний інформаційної системи.

Переваги нової розробки:

1. Можливість зробити систему «під себе» на 100% задовольняє функціональні вимоги.

У чому недоліки:

1. На порядок зростають вимоги до кваліфікації бізнес-аналітиків, які здійснюють постановку задачі;
2. Дуже великі ризики в оцінці термінів і вартості розробки;
3. Вартість розробки, виявляється, як правило, перевищує номінальну вартість готового рішення;
4. Якість отриманого рішення сильно залежить від професіоналізму розробників (потрібно бути готовим, що тестування системи буде проходить на Вашому підприємстві);
5. У підприємства з'являється залежність від компанії розробника (ця залежність не така сильна в разі розробки на базі поширених платформ).

Отже варіантів два:

1. Вибрати готову систему, за допомогою якої з певними настройками (саме настройками, а не доопрацюванням) можна вирішити поставлені завдання;
2. Замовити нову розробку на базі поширених платформ (наприклад Axapta, 1С та їм подібні) або на одному зі звичайних мов програмування.

Крок третій: «відкидаємо дорогі системи»

Щоб ще більше звузити безліч потенційно придатних систем, потрібно розглянути ще одне обмеження - допустима вартість проекту. Тут застосовні такі правила:

1. У випадку з готовими рішеннями вартість ліцензій і вартість впровадження визначається досить точно;
2. При варіанті розробки (доопрацювання) програмного продукту помилитися з оцінками термінів і сум можна в рази. Але очевидно, що отримати який можна порівняти за функціоналу і якості з типовими рішеннями продукт за менші гроші ніж вартість готового рішення неможливо;
3. Не забувайте про витрати на інфраструктуру (обчислювальна техніка, мережі, системне програмне забезпечення) без яких не обходиться жоден проект.

Очевидно, що вартість системи потрібно розглядати стосовно до ефекту, який очікується отримати від її впровадження. Але не завжди підприємство має можливість протягом 1-2 років витрачати значні суми. Тому, зіставляючи власні фінансові можливості з вартістю рішень відкидайте ті, які «не по кишені».

Крок четвертий: «Вибір»

Якщо раніше описані кроки виконані, то стає ясно, які системи підходять під потреби підприємства. Далі, найпростіший спосіб вибору і придбання системи - оголошення тендеру. Так як вимоги до системи є, то і тендерні умови формулюються досить просто.

Дуже рекомендуємо відвідати підприємства, де встановлено пропоноване рішення і де впровадження здійснювала компанія-підрядник. Маючи на руках власну модель системи управління до вимог до системи автоматизації, варто своїми очима оцінити досвід підрядника і вислухати думку їхніх попередніх клієнтів. Не бійтеся витратити на це час і гроші, вчитися на чужому досвіді завжди дешевше. Обов'язково оцініть склад команди внедренцев на вашому проекті. Не дивлячись на всі досягнення компанії, дуже багато залежить від конкретних виконавців, їх досвіду і кваліфікації.

резюме

Незважаючи на великий досвід, який накопичили і підприємства і компанії-підрядники, до сих пір зустрічаються випадки невдалого впровадження систем автоматизації. Десь не була врахована стратегія розвитку підприємства і проект став просто не потрібен, десь просто піддалися на вмовляння продавців і вибрали невідповідну систему. Послідовність кроків щодо ініціювання проекту автоматизації, запропонована в даній статті, вироблена на базі багаторічного досліди виконання проектів і гарантує правильний вибір інформаційної системи.

Опубліковано за матеріалами:
Журнал «Консультант» № 11 червень 2006

Рекомендовані матеріали за тематикою

Best practice проектів автоматизації бізнес-процесів. Від методології до інструментарію. Частина 2 - інтерв'ю з керівником консалтингових проектів «Консист Бізнес Груп» Андрієм Кочетковим

Інформаційний простір ефективного менеджера

Методика «Інтеграція Business Studio з ECM-системою DIRECTUM»

Best practice проектів автоматизації бізнес-процесів. Від методології до інструментарію. Частина 1 - інтерв'ю з керівником консалтингових проектів «Консист Бізнес Груп» Андрієм Кочетковим