Організація архіву 2017 | статті | Журнал «Довідник секретаря та офіс-менеджера»

1. Архівна справа в 2017 році
2. Організація архіву в 2017 році
3. Порядок здачі документів в архів

Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим способом є організація архіву в компанії, в який потрібні документи будуть поміщатися в кінці кожного року. Тому, якщо ваша організація ще не має свій архів, рекомендуємо ознайомитися з цією статтею, в якій ми детально розповімо, як організувати архів в 2017 році.

З даної статті ви дізнаєтеся:

• що являє собою архівну справу в 2017 році;
• як правильно організувати архів;
• порядок здачі документів в архів.

Багато компаній в нашій країні найчастіше нехтують правилами організації архівної справи. Подібне ставлення нерідко призводить до того, що документи зберігаються неналежним чином або взагалі не зберігаються протягом встановленого терміну. Подібне нехтування може не тільки згубно позначитися на діяльності організації, а й стати причиною адміністративної відповідальності при перевірці контролюючих органів. Саме тому необхідно поставитися до організації архівної справи з повною відповідальністю.

Архівна справа в 2017 році

Незважаючи на те, що створення архіву в організації має на увазі наявність архіваріуса або цілого штату працівників архіву, насправді організувати роботу архіву можна навіть в самій невеликій компанії. Управління архівною справою в організації може один співробітник компанії, що займає основну посаду в роботі з документацією. Наприклад, якщо всі обов'язки по оформленню документів і справ в організації покладено на секретаря, то буде правильним призначити за сумісництвом даного співробітника і відповідальним за архівну справу. Для того щоб покласти на працівника відповідальність за архівне зберігання, потрібно інструктаж в державному архіві.

Документальний і архівний фонди організації

Також робота в архіві за сумісництвом дуже актуальна в тому випадку, якщо організація має дуже скромний документообіг. В цьому випадку можна скласти графік роботи архіву, тобто час прийому справ на зберігання. При такій організації архіву контролювати роботу секретаря-архіваріуса буде керівник організації.

Організація архіву в 2017 році

Архівна справа в 2017 році не тільки регламентує порядок передачі документів до архіву, а й встановлює вимоги до їх зберігання, а також до самого приміщення, в якому буде організований архів. Давайте розберемося, які вимоги є гарантом збереження документів.

Архів повинен бути обладнаний в окремому приміщенні. Його не можна організовувати в будь-якому кабінеті або на робочому місці. Також слід знати, що архівне приміщення повинно бути ізольоване від труб водопостачання. Подібна міра необхідна, щоб уникнути затоплення приміщення, яке може пошкодити або навіть знищити всі архівні документи. Тому при виборі приміщення віддавайте перевагу тим кімнатах, які максимально віддалені від місць прокладки труб водопостачання і каналізації.

Також слід подбати про відсутність сонячного світла. Саме під його впливом папір дуже швидко висихає і вицвітає, що істотно знижує термін її зберігання. Тому рекомендуємо організовувати архів в приміщенні, вікна якого виходять на несонячних сторону, або взагалі не має вікон. У разі, якщо архів буде позбавлений вікон, необхідно подбати про наявність штучної вентиляції, яка не допустить освіти і розвитку грибка і цвілі.

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ

При організації архівної справи слід подбати про упорядкованому зберіганні документів різних підрозділів компанії. Наприклад, документи з особового складу повинні зберігатися окремо, бухгалтерська звітність - окремо і т.д. Така система зберігання не тільки дозволить уникнути плутанини в документах, але і допоможе при необхідності швидко знайти потрібний документ. Також такий підхід до зберігання мінімізує можливість випадкового знищення документів, терміни яких ще не минули.

Порядок здачі документів в архів

Порядок здачі документів в архів організації має на увазі наявність діючої і ефективної номенклатури справ. Вона необхідна для того, щоб при першому погляді на справу можна було визначити до якого підрозділу воно відноситься і якого роду документацію містить. Відсутність номенклатури справ загрожує постійної плутаниною в документах і неправильною організацією справ, що неприпустимо при організації документообігу.

Якість ведення архівних справ обумовлюється підготовкою до відправки на зберігання, що включає:

• експертизу цінності справ;
• подальше оформлення;
• опис документів;
• складання актів для знищення паперів, які не становлять цінності.

Передача документів на зберігання в архів організації

Після здійснення ретельної підготовки документів і справ, вони передаються в архів згідно з графіком. Наявність даного графіка також дозволяє уникнути плутанини, тому що різні структурні підрозділи компанії здійснюють передачу документів на зберігання в строго встановлені терміни. Процедура передачі документів на архівне зберігання повинна здійснюватися в організації один раз на рік.