Проведення інвентаризації

1. Навіщо проводити добровільні інвентаризації?
2. Коли зручніше проводити планову інвентаризацію?
3. Що підлягає інвентаризації?
4. Навіщо створювати інвентаризаційну комісію?
5. Як проводити інвентаризацію?
6. Крок 1:
7. Крок 2:
8. Крок 3:
9. Крок 4:

Інвентаризація - це перевірка стану майна та зобов'язань компанії. Матеріальні цінності часто псуються і руйнуються, недобросовісні співробітники виносять з роботи товари, через помилки в обліку документи перестають відбивати реальний стан справ. Тому компанії періодично звіряють дані бухобліку і факти. Ми розповімо, як проводити інвентаризацію.

Федеральний закон №129-ФЗ і Становище ведення бухобліку зобов'язують проводити інвентаризацію в таких випадках:

• при ліквідації, реорганізації або перетворення підприємства;
• при розкраданні і псуванні майна - негайно;
• при зміні матеріально відповідальних осіб;
• після пожежі, потопу або іншої надзвичайної ситуації;
• якщо ви продаєте, викуповуєте майно або передаєте в оренду;
• перед складанням річної бухзвітності.
• Ще інвентаризації проводяться при колективному та матеріальної відповідальності:
• якщо змінюється керівник колективу або бригадир;
• з бригади вибуває більше половини працівників;
• хтось із членів колективу вимагає інвентаризації.

Навіщо проводити добровільні інвентаризації?

Вище ми перерахували строгі показання до інвентаризації. В інших випадках перевірки призначає керівник підприємства. Він вирішує, скільки разів і коли проводити інвентаризацію, і закріплює цей порядок в обліковій політиці організації.

Крім планових інвентаризацій керівництво може проводити раптові перевірки. Вони допомагають застати зненацька недбалих співробітників. Такі перевірки проводяться у щойно найнятих матеріально відповідальних працівників, при утворенні запасів понад норми, при порушенні правил приймання, зберігання, реалізації цінностей. Керівник складає план-графік раптових перевірок, який зберігається у головного бухгалтера.

Коли зручніше проводити планову інвентаризацію?

Закон дозволяє інвентаризувати майно в будь-який день. Але зручніше робити це 1 числа нового місяця. На цю дату виводиться сальдо по всіх рахунках бухобліку і формуються дані для порівнювальних відомостей. Якщо ви призначите інвентаризацію на інше число, доведеться розраховувати проміжні підсумки оборотів і сальдо по рахунках.

Що підлягає інвентаризації?

При суцільної інвентаризації ми перевіряємо наявність всього майна і зобов'язань і уточнюємо правильність їх оцінки в бухгалтерському обліку. Під перевірку потрапляють:

• власне майно організації;
• майно на відповідальному зберіганні;
• орендоване майно;
• майно, отримане для переробки;
• враховане майно;
• основні засоби;
• нематеріальні активи;
• виробничі запаси;
• фінансові вкладення;
• готову продукцію і товари;
• інші запаси і фінансові активи;
• кредиторська заборгованість;
• позики і резерви;
• борги, безнадійні до стягнення.

В ході вибіркової інвентаризації перевіряється частина майна. Наприклад, товарно-матеріальні цінності на конкретному складі.

Навіщо створювати інвентаризаційну комісію?

Для перевірки цінностей і зобов'язань керівник призначає постійну інвентаризаційну комісію. Вона веде профілактичну роботу для кращого збереження цінностей, приймає звіти керівників відділів з питань зберігання. Ще комісія перевіряє документальне оформлення надійшов майна, визначає причини при списанні майна, вирішує, як використовувати відходи.

При інвентаризації комісія проводить перевірку, все документує і контролює правильність результатів. При серйозних порушеннях постійна комісія проводить повторні суцільні інвентаризації та вирішує, як бути з недостачами і втратами через псування цінностей. Якщо в організації є філії і представництва або вона працює на великій території, то призначаються робочі інвентаризаційні комісії. Їх склад теж затверджує наказом керівник.

Включайте в комісію фахівців з достатньою кваліфікацією. Залежно від профілю підприємства вони повинні відрізнити один тип тканини від іншого, визначити обсяги комбікорми в сховищах і т.п.

Як проводити інвентаризацію?

Методичні вказівки по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань детально описують порядок проведення перевірки та оформлення результатів. Результати інвентаризації є правомочною приймати, тільки якщо процедура проводиться за всіма правилами. Обов'язкові умови:

• інвентаризація проводиться за місцезнаходженням майна;
• повинні бути присутніми матеріально відповідальні особи;
• повинні бути присутні всі члени комісії.

Крок 1:

Підготовчий етап інвентаризації включає: підготовку наказу про інвентаризацію, створення комісії, визначення термінів перевірки і види майна для перевірки, отримання від матеріально відповідальних осіб розписок тощо. При раптових перевірках всі цінності готуються до інвентаризації у присутності комісії, при планових перевірках - заздалегідь.

Перед перевіркою комісія опломбує місця зберігання цінностей з окремими входами, перевіряє справність усіх вимірювальних приладів. Робляться записи в книгах аналітичного обліку та виводяться залишки на день інвентаризації. Враховуються останні прибуткові та видаткові документи і звіти про рух матеріальних цінностей. Під час перевірки прийом і відпуск цінностей не проводиться.

Крок 2:

Другий етап включає вимір, підрахунок майна і зобов'язань, складання описів. Вимірювання і опис робляться в присутності відповідальних осіб. Інвентаризаційні описи і акти - це первинні документи бухобліку, вони оформляються в двох примірниках без помарок і підчисток. Цінності заносяться в описи окремо по кожному найменуванню із зазначенням всіх даних (вид, кількість, сорт, артикул тощо.)

Якщо опис займає кілька сторінок, нумеруем їх і скріплюємо в правильному порядку. Внизу кожної сторінки прописом вказуємо кількість порядкових номерів цінностей та їх загальна кількість в штуках, кілограмах, літрах і т.п. На останній сторінці робимо позначку про перевірку всіх даних, всі відповідальні особи і члени комісії підписують документ.

Крок 3:

Третій етап - порівняння описів з даними бухобліку, виявлення розбіжностей і їх причин, складання порівнювальних відомостей. Передаємо в бухгалтерію опис, де її перевіряють на правильність оформлення. Після цього складаються порівняльні відомості. Суми нестач і надлишків цінностей вказуються за їхньою оцінкою в бухгалтерському обліку. Втрати списуються в межах норм природних втрат.

Крок 4:

Заключний етап - оформлення результатів, приведення даних бухобліку у відповідність з результатами інвентаризації, залучення до відповідальності винних.

Для проведення інвентаризації можна закривати склади і бази, а також підприємства роздрібної та оптово-роздрібної торгівлі на строк до трьох днів.
Ведіть бухоблік в Контур.Бухгалтеріі, нараховуйте зарплату і відправляйте звітність. Перші 14 днів безкоштовні для всіх нових користувачів.