фінансова таблиця
Для планування платежів в книготорговом бізнесі ми використовували спеціальну таблицю "Фінанси" в програмі Excel. Спочатку "Фінанси" були створені для прогнозування грошового потоку. Згодом таблиця обросла додатковими модулями з функціями управлінського обліку, бюджетування і управління товарними запасами. Чому і навіщо ми створили таку таблицю - читайте тут .
Я давно обіцяв опублікувати шаблон даної таблиці, але потрібен час для того, щоб її трохи спростити, так як останній варіант нашої системи складався з декількох пов'язаних файлів. Наприклад, графік платежів за товари було винесено в окрему таблицю, так як у нас було занадто багато постачальників. Це було зручніше. Категорійні менеджери і бухгалтерія користувалися двома різними пов'язаними файлами.
В кінці замітки ви зможете скачати гарний робочий шаблон нашої фінансової таблиці. Ви можете використовувати цю таблицю для управління платежами невеликої мережі з 5 магазинів з офісом і складом, переробити її, вивчити, чи просто поекспериментувати. За допомогою даного файлу можна змоделювати роботу і рентабельність невеликої торгової мережі. У шаблоні ви знайдете реальні дані нашої книжкової мережі за два місяці роботи. Я прибрав назви магазинів і контрагентів, період вибрав навмання в 2009-2010 роках, але все цифри справжні.
Сподіваюся, що шаблон допоможе кому-небудь в битві за прибуток.
Якщо хто-небудь використовує наші розробки у виробництві корисного бізнес-софта, я буду тільки радий. У улюбленого Excel дуже багато плюсів. Це дуже гнучка платформа, але при цьому створення таких таблиць в цій програмі - дуже трудомістке завдання.
Таблиця складається з декількох вкладок - Монітор, Гроші, Доходи, Витрати, і Підсумки-Бюджет. Загальний опис принципу роботи читайте тут .
Вкладка "Монітор"
Це вкладка, в якій зведені всі дані по платежах в минулому і майбутньому за категоріями. Монітор дозволяє оцінити ситуацію - чи зможемо ми виконати всі заплановані платежі при прогнозованому обсязі продажів.
збільшити
Стовпець Ресурс показує - якими фінансовими ресурсами ми володіємо при прогнозованих доходи і запланованих витратах.
Ресурс = Доходи поточного дня - Витрати поточного дня + Залишки всіх грошових коштів на кінець минулого дня - Мінімальний залишок.
Мінімальний залишок, умовно 150.000 рублів (для нашої мережі) - це залишки в касах роздрібних магазинів, якими не можна скористатися при платежах, так як ми не можемо проінкасованої каси під нуль. До того ж торгівля йде постійно, тому в каси постійно надходять гроші, тобто ми ніколи не можемо скористатися відразу усіма грошима, які, здавалося б, є у нас в наявності.
Якщо цифра в осередку Ресурс негативна, значить грошей не вистачить в конкретний момент часу - значить треба рухати і перерозподіляти заплановані платежі.
Грошей не вистачає ...
За допомогою цієї вкладки ми складали графіки платежів. Ми розвивалися, активно використовували товарні кредити, завжди був дефіцит грошей, тому дана таблиця дуже допомагала лавірувати в складні моменти.
Вкладка "Гроші"
На вкладці Гроші відображаються "місця зберігання грошей" - центральна каса підприємства, розрахунковий рахунок і гроші, які знаходяться під звітом у співробітників, а також "внутрішні переміщення" грошей між "місцями зберігання". Насправді у нас було три розрахункові рахунки в різних банках (ВТБ24, Ощадбанк і МБРР ), Але я спростив оригінальний файл.
збільшити
Якщо правильно рознести все платежі в таблиці, доходи і витрати (безготівкові, готівкові з каси і "під звіту"), то в осередках повинні автоматично відображатися реальні цифри. Для мене це була своєрідна перевірка роботи бухгалтерії. Так наприклад, цифри в готівковій касі повинні були збігатися копійка в копійку з даними з таблиці.
Гроші, які перебували під звітом у співробітників, я розглядав як певну "віртуальну касу". Видача грошей під звіт на конкретні цілі не розглядалася сама по собі як витрата. Це було переміщення грошей з одного місця зберігання в інше. Витрата з'являвся тільки після того, як працівник звітував за витрачені гроші. При цьому витрата списувався з каси "гроші під звітом" і розносився на конкретну статтю витрат і підрозділ. Таблиця дозволяла завжди бачити - скільки грошей знаходиться під звітом у співробітників. Якщо сума, за якою ще не відзвітували, ставала критичною - бухгалтер повинен був вирішити цю проблему. Запускати ситуацію тут було не можна, так як за фактом витрати могли бути більше, ніж планувалося. Підзвітні кошти можуть стати справжньою "чорною дірою", якщо не контролювати цю "касу".
Якщо каса і розрахунковий рахунок в таблиці збігалися з реальними даними, то бухгалтер, що заповнює таблицю фарбував осередку зеленим кольором.
Вкладка "Доходи"
На вкладку "Доходи" вносилися дані про денний виручці, кількості чеків і інкасації в роздрібних магазинах, а також надходження від оптових клієнтів. Залишок за роздрібними кас розраховувався автоматично і мав копійка в копійку відповідати реальному.
збільшити
Магазини повинні були здавати в бухгалтерію касові Z-звіти за кожну зміну. Коли бухгалтерія отримувала звіт від конкретного магазину, осередок з денною виручкою фарбувалася в зелений колір. Прогнозовані продажу майбутнього часу розраховувалися за формулою (середні денні продажу даного магазину за останні 30 днів) або виставлялися вручну.
Виберіть "Витрати"
(Операційні витрати, податки, заробітна плата - ФОП)
Тут фіксувалися всі платежі за видатками в минулому і майбутньому. Все, що раніше поточної дати - це вже доконаний платежі. Все, що в майбутньому - це плановані платежі.
збільшити
Платежі за укладеними договорами, наприклад договору оренди, виставлялися на рік вперед. У мене в шаблоні дані тільки за два місяці, хоча в реальній таблиці у нас були всі плановані платежі на рік вперед. Всі рахунки, які надходили в бухгалтерію фіксувалися в таблиці. Бухгалтер розносив витрата на певний підрозділ, а в коментарі до осередку вказував контрагента, номер рахунку, договір. Я заходив в таблицю і вже сам ставив платіж на певну дату, відзначаючи кольором, що платіж затверджений.
Я і бухгалтер знаходилися в офісах на різних кінцях міста, але при затвердженні платежів ми могли навіть не телефонувати. Я просто відзначав на певну годину рахунки, які треба було сплатити. Таблиця перебувала на сервері і доступ до неї у мене був з будь-якої точки, де є Інтернет (наприклад, в Туреччині).
Статті витрат я розробив так, як мені було потрібно для управлінського обліку. Якщо у вас будуть питання, я готовий в коментарях до замітці пояснити, що цікавлять вас деталі.
Вкладка "Витрати Товар"
У реальності це була окрема таблиця, в якій менеджери виставляли графік платежів постачальникам за товар в залежності від відстрочок. Справа в тому, що товарні кредити в книжково-канцелярської торгівлі дуже поширені. Особливо в книгах, де оборотність товару дуже довга - від 4 до 6 місяців. Роздрібного продавця книг не вигідно вкладати гроші в товар на такий тривалий термін, а без товарного запасів не буде виручки, тому в книжковій торгівлі видавці йдуть на такі довгі кредити.
У нас було близько 60 постачальників. У всіх були різні умови - від 2 тижнів до 12 місяців і повної реалізації. Програма 1с Управління торгівлею, на жаль, не має реально працюючого функціонала для роботи з відстроченням, тому ми створили свою системи в Excel.
Наш комерційний відділ складався з трьох напрямків - книги, канцелярський товари і медіа (потім ще короткий період було напрямок "сувеніри", але потім я пішов з компанії). Кожним напрямком займався окремий самостійний менеджер, який мав свій бюджет закупівель та оплат. Кожен менеджер самостійно становив графік платежів своїх постачальників в залежності від умов поставок, дат надходження товару і, коли не вистачало грошей, а це було часто, - пріоритетів. Я виділяв менеджерам бюджет на оплату постачальникам в залежності від частки категорії в продажах, сезону, планів, а вже менеджер сам вирішував як і кому платити. Кожен менеджер був мотивувати на максимальний прибуток своїй категорії і ефективність. У майбутньої замітці я напишу про систему мотивації, яка була у наших категорійних менеджерів.
Вкладка "Кредити"
На цій вкладці перебували платежі по кредитах - як надходження коштів, так і виплати.
Вкладка "Підсумки. бюджет "
На цій вкладці автоматично виводилися підсумки по руху грошових коштів за категоріями і підрозділом, ключові показники. Тут же складався бюджет за статтями і підрозділам, і відстежувалася його виконання. Про цю вкладці я напишу в наступній замітці.
Я продовжу ділитися практичними розробками, які були зроблені, коли я займався торгівлею. Читайте в наступних "практичних" нотатках:
- система мотивації категорійних менеджерів;
- система мотивації директора по логістики;
- саморобна CRM-система;
- система управління ланцюгами поставок на основі Google Docs;
- бюджет;
- ключові показники торгівлі;
- як я керую своїми завданнями і часом - моя практика.
Пишіть в коментарі, якщо хочете, щоб я написав про щось конкретне. Якщо у вас будуть питання по фінансовій таблиці - задавайте в коментарях, відповім - на всі питання.
Якщо вам цікава торгівля, ви можете також почитати:
Історія моєї націнки.
Управління торгівлею.
Теорія двох магазинів
А ось моя перша фінансова таблиця в торговому бізнесі, зараз вона мені здається досить кумедною:) - Про те, як я створив модель свого бізнесу в програмі Excel
А ось і сам файл :)
Шаблон платіжного календаря Excel 2007 - рекомендується!
Шаблон платіжного календаря Excel 2003 (можуть не працювати деякі формули)
Для вашої зручності всі осередки з формулами захищені, щоб випадково не видалити дані. Захист можна зняти - пароля немає. Увага! Переносити осередку прямим копіюванням в таблиці не можна - копіюйте дані, але не комірки, так як це може збити формули.