Ведення архіву документів підприємства
28.10.2013
Як і будь-який інший вид діяльності, ведення архіву документів підприємства має свої правила і принципи, на підставі яких здійснюється зберігання і використання архівних матеріалів.
Співробітники архівного відділу зобов'язані:
- зберігати документи в прийнятних умовах, строго на відведених їм місцях, відповідно до запису в каталозі;
- при передачі справ на зберігання складати описи документів;
- своєчасно додавати записи про нові надходження в каталог і видаляти неактуальні записи;
- у встановлений термін проводити інвентаризацію архіву;
- знищувати документи з простроченим терміном зберігання;
- забезпечувати безпеку інформації;
- надавати доступ до архівних матеріалів на підставі підтвердних повноваження документів.
системи управління електронними архівами
Наведені вище правил дозволяє налагодити досить чітку роботу архіву, проте при розгалуженій структурі і великих розмірах традиційного паперового архіву підтримувати його працездатність і функціональність дуже важко (потрібен великий штат кваліфікованих фахівців, значні площі для зберігання і т.п.). Для того щоб оптимізувати ведення архіву документів , Доцільно перетворити архівні матеріали в цифрову форму і розмістити їх в електронному архіві, створеному на базі інформаційної системи E-Arch.