Кадровий облік звільнення за формою Т-2: ньанси і правила
- Заповнення розділу про звільнення: приклад заповнення
- Зберігання карток Т-2
- Заповнений зразок особистої картки співробітника за формою Т-2
Згідно з практикою діловодства особиста картка співробітника необхідний для обліку роботи співробітника, а також фіксації змін на період співпраці (нагороди, відгули і т. Д.). Зокрема, проводиться і кадровий облік звільнення з використанням особистої картки форми Т-2, що передбачає достовірність даних про співробітника, а також його звільнення.
згідно ч. 4 ст. 9 ФЗ від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» в комерційних організаціях не є обов'язковим використання уніфікованих документів. Роботодавець може оформляти картки співробітників на свій розсуд, залишаючи або додаючи блоки даних, які необхідні саме для його роботи.
При цьому наказом Мінстату України від 05.01.2004 N 1 « Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати » затверджена універсальна форма Т-2, яка може бути застосована до будь-якій сфері діяльності.
Для складання записів необхідні документи:
- посвідчення особи;
- трудова книжка;
- диплом про закінчення навчального закладу (або інший документ);
- СНІЛС;
- ІПН;
- військовий квиток (для чоловіків);
- наказ про прийом на роботу.
Існують певні особливості при використанні бланків цього виду:
- Перші дві сторінки необхідно заповнювати на момент прийняття людини на посаду, а решта - в період роботи.
- Для зручності роботи можна заповнювати за допомогою комп'ютерних програм. При цьому на кожне внесення даних співробітник повинен ставити свій підпис. Тому наявність паперової версії обов'язково.
- Картка оформлюється на підставі оригіналів документів, наданих самим співробітником.
Існує ряд правил, яких необхідно дотримуватися при заповненні кодувань:
- Якщо неправильно заповнити поле кодування (помилки в записах або запис не належить до даного блоку), документ вважається зіпсованим і його потрібно переписати. Рекомендуємо звертати уваги на що вносяться коди або залишити поля порожніми до моменту здачі картки в архів.
- Якщо запис відсутній або відповідь негативна (не маю, не перебуваю і т. Д.) Залиште кодованих частина порожній.
- При вказівці дат місяць пишеться повністю, а рік складається з 4 цифр 5 травня 2018 р
- Дати потрібно кодувати арабськими цифрами в порядку день / місяць / рік: 02.05.2018.
- При кожному записі в трудовій книжці, наприклад, про переведення, роботодавець зобов'язаний продублювати запис в особовій справі та ознайомити співробітника під підпис ( п. 12 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 )
Заповнення розділу про звільнення: приклад заповнення
Для заповнення 11 розділу картки використовуються відомості з наказу про розірвання трудового договору з використанням тих формулювань, що вказані в ньому.
Датою звільнення вважається день, коли співробітник останній день виконував свої обов'язки на підприємстві. Підпис в цьому розділі ставиться не тільки працівником, а й кадровиком.
Зберігання карток Т-2
Зберігання особистих карток звільнених співробітників відбувається в архіві підприємства. При цьому документи знаходяться в спеціальних номенклатурних папках, окремих від наказів і особистих справ.
Важливо: особисті картки повинні бути недоступними для сторонніх, так як підприємство зобов'язане забезпечити безпеку персональних даних співробітника.
Розберемо найбільш поширені помилки при веденні особистих карток:
- Спецсимволи. Коса риска (/), двокрапка (:), знак рівності (=) і ін., Не можна використовувати в формі Т-2. Особливо строго вони заборонені в зоні кодування.
- Неакуратне заповнення. Текст може виходити за межі призначених полів, якщо це необхідно. Але в зону кодування він виходити не повинен.
- Прочерки. У цьому документі прочерки заборонені. Їх наявність може привести до визнання картки недійсною.
Заповнений зразок особистої картки співробітника за формою Т-2
Так як особиста картка працівника досить об'ємний документ, пропонуємо вам ознайомитися з прикладом заповнення всього документа:
Завантажити Заповнений бланк форми Т-2 можна за посиланням .