Виконати всі завдання і залишитися в живих - тайм-менеджмент

1. Коротко про тайм-менеджменті
2. Цілі і тайм-менеджмент
3. Інструменти тайм-менеджменту
4. матриця Ейзенхауера
5. Нотатки на iPhone
6. Ручка і папір
7. Темна сторона тайм-менеджменту
8. Делегування повноважень
9. На закінчення
10. Бонус. Корисні книги по темі

Мене звуть Костянтин Кузнєцов. Я творець і керівник компанії RocketSales . Ми займаємося впровадженням і доопрацюванням amoCRM. Розповім, що означає бути керівником і що мені допомагає ефективно вести бізнес в сфері ІТ. Вчора торкнуся питання тайм-менеджменту. Я поділюся своїм досвідом в цій галузі і тим, як він впливає на моє життя і життя моєї компанії.

Коротко про тайм-менеджменті

Тайм-менеджмент - це вміння управляти своїм часом.

Час - це не поновлюваний людський ресурс і тому найбільш цінний. У людини всього 16 робочих годин у добі, він не так багато може встигнути за цей час.

Щоб не витрачати час даремно, необхідно.

1. Розуміти, з якою метою ви його інвестуєте в той чи інший захід.
2. Виходячи з цілей, грамотно планувати захід.

Цілі і тайм-менеджмент

Головне в тайм-менеджменті - це цілі. Все йде від них. Цілі - це навігатор: то, що ти робиш сьогодні, має вести тебе до тієї мети, яку ти собі ставиш.

Сюди ж відноситься робота за наймом. У суспільстві повелося думати, що робота за наймом - це трата часу. Нібито недобросовісні бізнесмени збагачуються за рахунок бідних роботяг. Інтернет підігріває цю тему. Всілякі новоспечені бізнес-коучі розповідають про те, як працювати годину в день і бути мільйонером. Важливо зрозуміти, що мільйонерами не стають відразу. Це довга й кропітка праця.

Не потрібно заглиблюватися в крайність і вважати роботу на кого-то обмеженням власної волі. Робота на кого-то - це нормально, поки ти рухаєшся до своєї основної мети. Я завжди прошу своїх співробітників прописувати цілі. У нас навіть в анкетах при прийомі на роботу вказано пункт про найближчі цілі. Я дивлюся, чим можу допомогти людині, наскільки нам з ним по дорозі. Мені важливо, щоб співробітник розвивався як професіонал, а не працював тільки за зарплату.

Якщо ж людина працює тільки за зарплату, то він дійсно витрачає свій час даремно і живе чужим життям. Важливо бачити цю грань. Час не вважається втраченим, якщо ви отримали досвід, який допоможе вам досягти своєї мети. Нехай ви і працюєте на «дядю».

Тепер поговоримо про планування.

Інструменти тайм-менеджменту

Існує безліч інструментів для контролю і управління своїм часом. Я торкнуся лише тих, які використовую кожен день.

• матриця Ейзенхауера
• Asana
• Timedoctor
• Google Календар
• MindNode
• Нотатки на iPhone
• Ручка і папір

матриця Ейзенхауера

Основа мого тайм-менеджменту - це матриця Ейзенхауера. Вона дозволяє структурувати справи за ступенем важливості.

• термінові і важливі,
• важливі,
• термінові,
• неважливі і нетермінові.

Наведу приклад.

Справи важливі і термінові - ними можуть бути загроза звільнення, відсутність грошей, проблеми зі здоров'ям. У цьому осередку знаходяться справи, які доведені до крайності, киплять. В ідеалі, цей осередок повинна бути порожня, і людина повинна займатися тільки важливими справами. Але всім нам властиво відкладати важливі справи на потім. Якщо постійно відкладати важливі справи, вони стають важливими і терміновими. У той же час, якщо робити тільки термінові справи, то до важливих можна і не дістатися.

Найбільш ефективний варіант роботи по матриці Ейзенхауера - це коли ви виконуєте спочатку важливі справи, а потім термінові.

Я організую робочий процес в таск-менеджері Asana. У ньому я структурую всю інформацію згідно матриці Ейзенхауера. Всі важливі завдання, плани - все тут. У Asana я проводжу більшу частину робочого часу.

Основним плюсом сервісу для мене є можливість делегувати завдання своїм співробітникам і тримати їх під контролем. Ми можемо обговорювати завдання прямо всередині сервісу.

Мій робочий день починається з того, що я включаю тайм-доктор. Він дозволяє мені відстежувати, на що я витрачаю час. До кінця робочого дня у мене на руках є звіт про виконану за день роботи і кількості витраченого на неї часу.

Він у мене синхронізований з Apple-календарем. Я точно знаю, що не можу опинитися на двох зустрічах одночасно. Важлива функція: інша людина може створити для мене важлива подія, яка буде у мене відображатися, і в потрібний момент прийде сповіщення. На мій календарем є доступ у всіх співробітників. Вони бачать тільки зайняте час, але не назви подій. На зайняте час вони вже не можуть призначити мені зустріч. Можна налаштовувати права доступу і хто які події бачить.

Я його використовую для особистого, сімейного і робочого планування.

Ця програма для mac і iOS для створення карти думок. Воно дозволяє структурувати думки у вигляді деревовидних систем. Я використовую її близько семи років. Вона, на мій погляд, найкрасивіша візуально, зручна і синхронізується з iPhone. Мінус: система не хмарна, що не синхронізується з Windows.

Нотатки на iPhone

Незамінний помічник після ручки з папером. Якщо приходить ідея, я записую її в замітки на iPhone. За весь час вже накопичилося тисячі сто шістьдесят-один замітка. Я їх не структурую, в разі необхідності користуюся пошуком, щоб знайти потрібну інформацію. Не раз додаток рятувало мене, коли поруч не було письмового приладдя. Бонусом, можна вивантажити інформацію і попрацювати з нею пізніше з будь-якого пристрою Apple.

Ручка і папір

Використовую як тимчасовий інструмент для вивантаження інформації. Без неї нікуди. Іноді, тільки папір з ручкою дозволяє мені навести в голові порядок.

Темна сторона тайм-менеджменту

У тайм-менеджменті є і зворотна сторона - це падіння рівня креативу. Але, якщо грамотно балансувати, то ти отримуєш свободу жити тут і зараз.

Поясню: існує поняття «рівень креативної енергії». Воно говорить про те, що різний тип завдань вимагає різного виду енергії. Щоб бути продуктивним, потрібно вибирати завдання, виходячи з поточного морального стану: хочеш писати - пиши, хочеш гойдатися - гойдайся, хочеш посидіти і подивитися на стіну - сиди і дивись.

Ще одна небезпека тайм-менеджменту - вдаритися в крайність і зайнятися МІКРОКОНТРОЛ. Це коли ти починаєш маніакально контролювати кожну секунду свого часу. Найчастіше ця риса властива новачкам, які ще не досягли балансу, їх кидає з боку в бік. Хоча є приклади відомих персон, які зробили мікроконтроль частиною свого повсякденного життя. На мій погляд, це крайність. При такому розкладі не залишається місця імпровізації і свободи. Адже саме незвичайне в нашому житті відбувається саме в моменти, коли ми дозволяємо собі спостерігати за перебігом подій.

Я прихильник гнучкого тайм-менеджменту. Без гнучкості ми перетворимося в швейцарський годинник.

Делегування повноважень

Тайм-менеджмент вчить грамотно розпоряджатися своїм часом, але не збільшує його кількість. Можливостей завжди більше, ніж часу. Зробити все поодинці життя не вистачить.

Але є один чит-код. Якщо тобі потрібно більше часу, потрібно навчитися делегувати.

На початку я працював один. Результат був невеликий. На роботу йшло весь мій час. Звіти в тайм-доктора показували, що в день я відпрацював близько десяти годин. За цей час я встигав зробити кілька дзвінків, пару налаштувань системи. На даний момент моя команда в день напрацьовує 200 годин.

Питання: чи міг би я з допомогою тайм-менеджменту розтягнути добу на 200 годин? Ні, це фізично неможливо.

Висновок: якщо у мене не вистачає часу на виконання завдань, то я можу навчити іншу людину і перенести частину завдань на нього. Сьогодні найважливіші завдання я виконую сам, інші делегую іншим.

Ще один парадокс: чим більше відповідальності, тим більше свободи. Набрати тисячу людей - це відповідальність. Але це ж і дає свободу. Є ілюзія, що чим більше відповідальності, тим менше вільного часу. Це вірно лише на перших порах, поки ти навчаєш нових співробітників. Надалі вільного часу знову стає більше. Але це не означає, що ти можеш спокійно лежати на пляжі, поки твої співробітники працюють. Час дається для того, щоб зайнятися питаннями, на які раніше не вистачало часу. Делегування дає можливість реалізувати нові цілі.

На закінчення

Коли ти думаєш про себе - твій час обмежено твоїм особистим часом. Коли ти думаєш про інших - твій час підсумовується з часом інших.

Неможливо вести великий проект поодинці. Чи не вистачить ні сил, ні часу. Для досягнення великої мети потрібна команда.

Наприклад, у Стіва Джобса було стільки ж часу в добі, як і у інших людей. Але він вирішив не робити все самотужки, а інвестувати свій час в команду. Тим самим час підсумовувати, і в добі з'явилося вже не 16 робочих годин одну людину, а 16 000, наприклад. Це величезний ресурс. Така сила вже здатна створити щось вартісне.

Бонус. Корисні книги по темі

Бодо Шефер « Мистецтво управляти своїм часом ».

У книзі дуже добре описана матриця Ейзенхауера. Автор багато говорить про цілі, що потрібно постійно звірятися зі своїм компасом, щоб розуміти, куди ти йдеш. Тільки так можна правильно пріоритезувати завдання.

Гліб Архангельський « Тайм-драйв ».

Автор добре трактує як декомпозировать завдання. Візьміть величезну задачу і розділіть її на дрібні. Добре висвітлює загальну концепцію тайм-менеджменту саме для російського менталітету.

Девід Аллен « Як привести справи в порядок ».

Книга - біблія тайм-менеджменту. Розповідає про те, як очистити свідомість від справ, структурувати інформацію. Основна ідея, що все потрібно записувати і систематизувати.

Лайфхак: вимкніть всі повідомлення і лічильники повідомлень в додатках. Перевіряйте повідомлення раз на годину. Це допомагає не відволікатися, сфокусуватися на роботі і підвищує продуктивність.

Думка редакції може не збігатися з думкою автора. Ваші статті надсилайте нам на [email protected] . А наші вимоги до них - ось тут .