Посадова інструкція діловода-2019: регламент, потрібний і роботодавцю, і працівникові

1. До них відносяться:
2. Що включити в розділ «Посадові обов'язки діловода»
3. Вкажіть в інструкції, що він повинен:
4. Як заповнити інші розділи посадової інструкції діловода

посадові інструкції необхідно буде включити до облікової політики підприємства.

Ті положення і розділи, які, як правило, містяться в посадовій інструкції діловода, можуть бути також включені в такий документ, як трудовий договір. Якусь частину цих положень можна знайти в локальних нормативних актах, що діють в організації.

Структура посадової інструкції діловода на підприємстві складається з декількох розділів. Як правило, це:

Зміст розділів 1, 3, 4 і 5 може бути однаковим для всіх посад , Які пов'язані з діловодством. У розділі 2 повинні бути докладно описані конкретні функціональні обов'язки діловода з урахуванням специфіки саме цієї посади. Перелік цих обов'язків багато в чому визначається виробничої та організаційної специфікою підприємства.

Істотно полегшує складання посадової інструкції діловода професійний стандарт . Він називається «Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією» і затверджений наказом Мінпраці Росії від 6 травня 2015 року № 276н.

На малюнку нижче представлена ​​посадова інструкція діловода, зразок заповнення розділу «Загальні положення».

діловода та звільнення від неї. Крім цього, тут же можна закріпити підпорядкованість за посадою і обумовити порядок заміщення працівника на час його відсутності або хвороби.

Серед відомостей, які включають в цей розділ, також потрібно перерахувати документи, якими діловод буде керуватися в своїй роботі.

Довідка

До них відносяться:

1. правові та нормативні документи, якими регламентується трудова діяльність діловода, в тому числі державні та галузеві стандарти, локальні нормативні акти роботодавця,
2. правила внутрішнього трудового розпорядку , Колективний договір, статут організації і т.п .;
3. трудовий договір і справжня посадова інструкція діловода.

Оскільки кваліфікаційні вимоги до цієї посади невисокі, немає сенсу виділяти їх в окремий розділ. Тому в «Загальних розділі" можна вказати лише необхідний рівень кваліфікації, встановлений ПРОФСТАНДАРТ , І те, що крім середньої професійної освіти кандидат повинен пройти програми спеціалізовані підготовки кваліфікованих робітників, службовців.

В цьому розділі посадової інструкції діловода також можна вказати, що для посади не встановлюються ні вимоги до досвіду практичної роботи, ні особливі умови допуску до неї.

Що включити в розділ «Посадові обов'язки діловода»

До числа загальних обов'язків, які повинен виконувати будь-який фахівець з діловодства, посадова інструкція віднесе:

• прийом і обробку вхідних документів ;
• обробка та відправка вихідних документів;
• перегляд, сортування та реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції;
• підготовку документів для розгляду керівництвом відповідно до повноважень посадових осіб , Закріпленими наказом керівника;
• доставка документів виконавцям;
• ведення бази даних документів підприємства;
• організація поточного зберігання документів ;
• ведення консультаційної та організаційно-довідкової діяльності;
• організація роботи з обліку, зберігання та передачі в структурні підрозділи поточної документації діловодства;
• контроль руху і своєчасного виконання документів.

Зверніть увагу! При складанні документа слід врахувати специфіку роботи організації. Наприклад, посадова інструкція діловода в школі 2019 може містити таку функціональну обов'язок, як виконання технічних функцій щодо забезпечення і обслуговування роботи директора школи та його заступників.

Щоб якісно виконувати обов'язки діловода, спеціаліста будуть потрібні певні навички.

Довідка

Вкажіть в інструкції, що він повинен:

1. мати уявлення про структури баз даних і вміти користуватися системами управління базами даних, що використовуються на підприємстві;
2. вміти використовувати в своїй роботі довідково-правові та інформаційно-довідкові системи;
3. вміти користуватися спеціальним програмним забезпеченням, автоматизованими системами обліку, реєстрації та контролю.

Чим докладніше і повніше в посадової інструкції діловода будуть описані обов'язки і необхідні фахівцеві навички та вміння, тим простіше буде роботодавцю контролювати і оцінювати його роботу. Та й самому діловоду буде легше працювати, чітко розуміючи коло своїх посадових обов'язків.

Тому в посадовій інструкції діловода можна обумовити вимога знати структуру підприємства, керівництво підрозділів і його ієрархію. Це дозволить фахівцеві розуміти, хто з керівників має право вирішувати ті чи інші питання. Це, в свою чергу, допоможе істотно прискорити і спростити контроль виконання документів.

Як заповнити інші розділи посадової інструкції діловода

У розділі «Права за посадою» вкажіть права, які дозволять діловоду ефективно виконувати свої обов'язки і взаємодіяти як з рядовими виконавцями, так і з керівниками підрозділів. Тут можна вказати, що співробітник має право:

• своєчасно і в повному обсязі знайомитися з рішеннями керівництва , Що стосуються його роботи;
• висувати пропозиції щодо поліпшення роботи в рамках своїх трудових функцій;
• інформувати безпосереднього керівника про недоліки, виявлені в процесі виконання роботи за посадою і вносити пропозиції щодо їх виправлення;
• звертатися до керівництва з вимогою про сприяння при виконанні своїх посадових обов'язків і прав;
• запитувати інформацію і документи, необхідні для роботи.

В розділ «Відповідальність» посадової інструкції діловода включите пункти:

про відповідальність за неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків;

У розділі «Порядок перегляду посадової інструкції» пропишіть періодичність перегляду документа. Як правило, він становить п'ять років. У цьому розділі також встановіть обов'язок ознайомлення працівника з усіма коригуваннями, які, при необхідності, будуть вноситися в діючу посадову інструкцію діловода.