діловодство

Ведення номенклатури справ і журналів реєстрації
Реєстрація документів
Розгляд та виконання вхідних документів
Відправка листів кореспондентам
Оформлення та ознайомлення з організаційно-розпорядчими документами
Пошук і аналіз
Веб-канцелярія
Ефект від впровадження

У великих компаніях щорічно ведеться листування з десятками тисяч контрагентів, а внутрішні документи створюють тисячі співробітників. Частина кореспонденції може надходити і оброблятися в паперовому вигляді. Системи електронного діловодства допомагають компаніям підвищити ефективність роботи в кілька разів і сформувати єдине сховище всіх документів.

«Канцелярія» охоплює весь цикл роботи з паперовими документами: від введення і реєстрації до здачі в архів. Функціональність повністю відповідає російським стандартам діловодства, дозволяючи автоматизувати більшість «ручних» операцій.

Ведення номенклатури справ і журналів реєстрації

Затверджений склад номенклатури справ ведеться в спеціальному довіднику системи. У разі децентралізованого обліку документів передбачені місця реєстрації всередині структурних підрозділів.

При підготовці документів для передачі в архів по кожному номенклатурному справі можна автоматично роздрукувати обкладинку справи, а також опис документів. Час на підготовку до архівного зберігання і пошук в архіві скорочується в кілька разів.

Реєстрація документів

Щоб занести документ в DIRECTUM, заповніть необхідні поля реєстраційно-контрольної картки (РКК), а реєстраційний номер присвоїти автоматично. Гнучка система нумерації дозволяє привласнювати номер документу в розрізі кожного журналу реєстрації довільно і автоматично. Номер може включати в себе код підрозділу, код журналу, і будь-який необхідний реквізит. З впровадженням рішення середній час реєстрації документів скорочується на 35-50%.

РКК містять первинні дані (підрозділ, дата реєстрації, реєстраційний номер і т.д.), а також інформацію про стан будь-якого паперового документа, наприклад, його місцезнаходження. При переміщенні документа між підрозділами на кожному місці реєстрації заводиться своя РКК. Відстежити рух паперового документа всередині компанії можна по ланцюжку створених РКК.

Також до РКК можна прикріпити документ або його скан-образ. Для оперативного занесення великого обсягу документів використовується служба потокового введення DIRECTUM Capture Service. Вона підтримує різні способи занесення документів: захоплення з електронної пошти або з файлової системи (наприклад, зі сканера).

Функцію створення РКК і заповнення даних можна передати інтелектуальним механізмам Ario . Отримавши документ, вони самостійно класифікують його, розпізнають текст і заповнюють РКК витягнутої значущою інформацією. Діловоду залишається лише перевірити коректність заповнення. Це дозволяє додатково скоротити час на реєстрацію і зменшити кількість рутинних операцій.

Розгляд та виконання вхідних документів

Після реєстрації вхідного документа діловод в пару кліків відправляє його на розгляд керівнику. За підсумками розгляду документа секретар або сам керівник формують доручення по документу.

Якщо у керівника є помічник, попередній розгляд документа з підготовкою проекту резолюції виконує його помічник. Керівнику залишається тільки затвердити проект резолюції і відправити доручення на виконання.

В процесі виконання доручень забезпечується:

фіксація листування по виконанню;
можливість делегування і відправки на доопрацювання;
контроль термінів, запити нового терміну.

Контролери відстежують виконання візуально. Всім учасникам робіт доступна коротке зведення, що відображає ситуацію по зв'язаних доручень.

Відправка листів кореспондентам

Рішення тісно інтегровано з модулем «Обмін з контрагентами» . Після узгодження вихідного листа його легко відправити одержувачам через системи обміну документами - це позбавляє від необхідності багаторазового роздруківки документа і скорочує витрати на доставку.

Крім цього для вихідних документів можна вказати список розсилки по організаціях і автоматично розіслати електронні листи адресатам або роздрукувати конверти, відповідні стандартам Пошти Росії.

Оформлення та ознайомлення з організаційно-розпорядчими документами

Оформлення та відправка на узгодження розпорядчих документів повністю автоматизовано. Досить заповнити необхідні дані в майстра дій, після чого система сформує документ і відправить його за потрібне співробітникам на узгодження і підписання:

Оформлення розпорядчого документа

Після підписання організаційно-розпорядчий документ можна розіслати зацікавленим співробітникам для ознайомлення. Для цього потрібно заповнити список розсилки в РКК. Цей список також можна використовувати в майбутньому для розсилки іншого документа.

Співробітники зі списку розсилки отримують завдання на ознайомлення з документом. В системі DIRECTUM для підтвердження ознайомлення досить виконати завдання. А якщо висилається завдання на ознайомлення з документом, який було внесено до систему, то це вказується в тексті завдання і виконавці знайомляться з документом в паперовому вигляді.

Пошук і аналіз

За відомим реквізитами може бути знайдений як сам електронний документ, так і його РКК разом з інформацією про місцезнаходження і стадії виконання документа.

Швидко знайти потрібний документ разом з РКК також можна по штрихкоду на паперовому аналогу документа. Завдяки технології швидкої ідентифікації штрихкод зчитується спеціальним сканером, після чого система автоматично знаходить документ і пов'язані з ним завдання.

Для аналізу ефективності роботи користувачів в системі передбачені спеціалізовані звіти: «Список ознайомлення», «Контроль термінів виконання доручень», «Статистика виконання доручень», «Документи, що підлягають поверненню» і ін.

Веб-канцелярія

Веб-клієнт може використовуватися у віддалених офісах територіально розподіленої організації або як основний клієнт, що забезпечує крос-платформенность і зручність адміністрування. Для роботи потрібен лише доступ в інтернет.

Ефект від впровадження

З використанням рішення співробітники будуть своєчасно отримувати накази і розпорядження для виконання. Контроль виконання управлінських рішень стане повністю прозорий.

До мінімуму зводиться ризик втрати документів
В 2 рази скоротиться час на підготовку і узгодження вихідного листа
У 12 разів прискориться пошук місцезнаходження паперових документів
В 2 рази прискориться підготовка інформації керівництву щодо виконання доручень
На 20% збільшиться виконання доручень керівництва

Вам також будуть цікаві рішення: