Що таке поштовий автовідповідач

1. Як налаштувати автовідповідач в пошті
2. Яке повідомлення Додати в лист автовідповідача?

Поштовий автовідповідач - це автоматична генерація відповіді на вхідні email-повідомлення поштовим сервером. Як правило, автоматичний відповідь використовують в ситуаціях, коли ви не можете швидко відреагувати на лист людини. «У відпустці», «Відійшов», «Не в офісі» та інші подібні фрази - класичні приклади автоматичних відповідей.

Як налаштувати автовідповідач в пошті

Можливість додати автоматичний відповідь на конкретні адреси з вхідних листів представляють всі сучасні поштові сервіси. Три найпопулярніші варіанти:

• Gmail;
• Яндекс.Пошті;
• Mail.ru.

Процедура настройки автоматично відповідав на телефонні приблизно однакова.

Gmail. У розділі Налаштування потрібно знайти пункт Загальні - Автовідповідач. Тут же можна задати часовий відрізок, коли буде працювати автоматична генерація відповідей. Після включення опції на задані вхідні листи будуть приходити шаблонизировать відповіді. Також можна задати автовідповідач на конкретні адреси, а не на всі листи, які потрапляють в папку Вхідні. Враховуйте, що підпис до шаблонного відповіді буде додана тільки в разі, якщо вона задана в налаштуваннях вашого ящика.

Яндекс.Почта. У розділі Налаштування знаходимо пункт Правила обробки листів - Створити правило. Після цього в пункті Відповісти задаємо текст, який будуть всунути ваші колеги або друзі в процесі електронного листування. Враховуйте, що пошта Яндекса не зберігаються відповіді в Відправлених. Однак не варто турбуватися, вони все одно будуть відправлені.

Також Яндекс надає можливість задати складні правила для обробки пошти. В такому випадку в Настройках автовідповідача потрібно вибрати пункт Додати умова. Також користувач може додати відразу кілька умов. Підпис до автоматичних відповідей не додається. Можливість додати кілька умов дозволяє робити автовідповідач комплексним: повідомити на інший email про отримання листа, відправити відповідь і перемістити в папку прочитане. Автоматичні відповіді на електронні розсилки відправлятися не будуть.

Mail.ru. В налаштуваннях пошти вибираємо пункт Автовідповідач і задаємо параметри, відповідно до яких поштовий сервіс буде генерувати листи у відповідь на вхідні. Система дозволяє задати часовий відрізок, коли буде працювати поштовий автовідповідач, а також час протягом дня, коли автовідповідач буде активізуватися. В папці Надіслані автоматичні відповіді шукати не варто, але система їх дійсно відправить. Система фільтрації дозволяє задати різні правила для більш зручної та коректної роботи. Фільтрацію можна налаштувати в комплексному вигляді. Підпис до автоматичних відповідей також додаватися не буде.

Яке повідомлення Додати в лист автовідповідача?

Автоматичні відповіді дуже корисні для людей, які працюють в сфері бізнесу, маркетингу, обслуговування, на управлінських посадах і постійно повинні бути в контакті зі своїми підлеглими, колегами та клієнтами.

Як правило, користувачі налаштовують автоматичні відповіді у випадках, коли протягом якогось часу вони не можуть бути на зв'язку. Так, наприклад, якщо людина виїхала у відпустку або тривалий час перебуватиме в дорозі, доцільно повідомити свої email-контакти про те, що ви не на зв'язку і відповісте трохи пізніше.

шаблони листів можуть мати різний вигляд і текстовий супровід. Найчастіше в автовідповідачі обмежитися можна короткою фразою, що «лист отримано, але, на жаль, я поки не на зв'язку, і напишу відповідь, як тільки повернуся». Якщо ви поїхали у відпустку, варто повідомити дату, з якої ви знову будете на роботі і зможете вести справи.

Приклад найпростішого універсального шаблону для автовідповідача на робочі листи: «Спасибі за повідомлення. Я у відпустці до 25 липня. Якщо у вас є термінові питання, зв'яжіться зі мною по телефону ... Або ж зверніться до мого колеги ПІБ, який із задоволенням допоможе вирішити ваше питання ».

Клієнтам важливо дати зрозуміти, що як тільки ви вийдете на роботу, насамперед розберете пошту і відповісте на всі їхні послання: «Я повернуся з відпустки 13 серпня і відповім на ваше лист в найкоротші терміни. Дякую за розуміння".