Служба файлових сховищ

1. Підходи DIRECTUM до організації сховищ
2. Типові схеми організації єдиного електронного архіву документів
3. Класична
4. мультимедійна
5. розподілена
6. Політики міграції документів в електронний архів документів
7. Переваги електронного архіву документів DIRECTUM
8. ефективні сховища
9. довготривалий архів

Служба файлових сховищ (DIRECTUM File Storage Services) - це система зберігання документів в електронному вигляді, яка забезпечує:

• надійність зберігання документів;
• конфіденційність і розмежування прав доступу;
• відстеження історії використання документа;
• зручність і швидкість пошуку.

Зазвичай електронний архів працює з неструктурованими документами, у яких є структуроване опис (картка документа). Наприклад, текстові документи, електронні таблиці, графічні файли.

Архів документів і налагоджена робота з ним є запорукою здорового документообігу в будь-якій організації. Система DIRECTUM вирішує широке коло завдань, пов'язаних з організацією електронного документообігу.

Особливості та переваги системи електронного документообігу та управління взаємодією DIRECTUM:

• Розміщення всього електронного архіву документів в єдиному інформаційному просторі бази даних і файлових сховищ;
• Організація швидкого пошуку документів по заданим реквізитами, повнотекстовий пошук по вмісту тексту з урахуванням всіх мовних словоформ;
• Використання будь-яких програм для створення і редагування електронних документів (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio і ін.);
• Автоматичне створення документів, що мають певний заданий вид на основі заздалегідь складених шаблонів ( «Вихідні лист», «Договір поставки», «Комерційна пропозиція»);
• Сортування архіву документів за ступенем актуальності (в розробці, діючий або застарілий документ), з можливістю візуального відображення кожної з категорій;
• Робота з документами в різних режимах: на робочому місці; експорт документа з системи і імпорт в систему;
• Реалізація в системі управління архівом документів механізму, що запобігає проблеми при одночасному доступі декількох користувачів до одного документу;

І, нарешті, найважливішою перевагою програми для роботи з електронними архівами документів є захист інформації від несанкціонованого доступу, яка забезпечується: контролем і налаштуванням прав доступу; шифруванням електронних документів; протоколированием всіх дій користувачів; наявністю електронного підпису (ЕП), що дозволяє працювати з різними системами криптозахисту інформації, в тому числі сертифікованими ФСБ і ФСТЕК.

Підходи DIRECTUM до організації сховищ

Існує два підходи до зберігання документів: у базі даних SQL-сервера і безпосередньо в файлах. DIRECTUM пропонує комбінований варіант, який поєднує переваги обох підходів: простоту адміністрування і високу продуктивність сховищ SQL-сервера і практично необмежений обсяг даних при низькій вартості зберігання з можливістю потокового доступу до документів в файлових сховищах.

Відомо, що після 2-3 років роботи в системі документообігу близько 50% документів перестають використовуватися або використовуються рідше одного разу на рік, а з плином часу частка рідко використовуваних документів постійно збільшується.

У DIRECTUM документи, що знаходяться в оперативному обороті, можуть розташовуватися в сховище SQL-сервера, а для рідко використовуваних документів і документів великого обсягу передбачено організацію розподілених файлових сховищ.

При цьому користувач може працювати з усіма документами з одного середовища.

Час відновлення системи

Забезпечення безперервності бізнесу - важливе завдання всіх систем управління. Вихід з ладу корпоративної системи навіть на кілька годин може призвести до величезних збитків.

Завдяки використанню декількох сховищ різних типів зменшується ймовірність виходу з ладу всієї системи одночасно, різко знижуються непрямі і прямі витрати. Зниження прямих витрат пов'язано, в першу чергу, з можливістю використання більш дешевого обладнання для архівних даних. Зниження непрямих витрат пояснюється меншим часом відновлення системи після збою - за рахунок винесення архівних даних зі сховища SQL-сервера збільшується швидкість її відновлення і швидкість включення користувачів в роботу. Відновлення інших частин системи може проводитися вже в фоновому режимі. Після накопичення критичної маси документів повне відновлення при використанні декількох сховищ відбувається швидше, ніж при використанні одного сховища за рахунок малу ймовірність їх одночасного відмови і можливості паралельного відновлення.

Типові схеми організації єдиного електронного архіву документів

Базова

Перевагою базової схеми сховищ є простота. Дана схема передбачає зберігання всіх документів в сховище SQL-сервера і виправдовує себе до моменту накопичення критичного обсягу документів.

Рішення рекомендується як початковий рівень і може бути розширено до описаних нижче систем сховищ.

Класична

Дана схема передбачає наявність у системі двох сховищ: оперативного на базі SQL-сервера та архівної файлового сховища.

Таке рішення дозволяє працювати зі стандартними документами об'ємом до 100 Мб і забезпечує високу швидкість роботи з документами, що знаходяться в оперативному обороті, при низькій вартості зберігання і практично необмеженому обсязі архіву документів.

мультимедійна

Необхідність роботи з документами великого обсягу (відео, графікою, картами, кресленнями і т.д.) диктує свої вимоги до сховища документів. Зокрема, необхідна можливість потокового доступу до даних, тобто можливість роботи тільки з частиною документу, не зчитуючи його цілком.

Дана схема включає в себе 4 сховища: оперативне на SQL-сервері і відповідне йому архівне файлове сховище для роботи з документами невеликого обсягу і не вимагають потокового доступу, і оперативне та архівне файлові сховища для документів обсягом понад 100 Мб.

Таке рішення дозволяє оперативно працювати з документами будь-якого обсягу, довготривало зберігати архівні документи і мати можливість доступу до них.

розподілена

При великому обсязі даних і кількості користувачів потужності одного сервера може бути недостатньо. В цьому випадку навантаження може бути перерозподілена між декількома файл-серверами і сервером бази даних.

Розподіл документів по кількох сховищ дозволить збалансувати навантаження на сервера, мережа, збільшити максимальний обсяг збережених даних, підвищити відмовостійкість системи в цілому і знизити вартість зберігання.

Політики міграції документів в електронний архів документів

Застосування тих чи інших схем дозволяє побудувати масштабується, з управління електронними документами організації, коли для документів потрібного типу виділяється відповідне їм сховище. Однак гнучкість DIRECTUM File Storage Services проявляється не тільки в цьому.

Для документів може бути налаштована гнучка схема міграції між сховищами.

При створенні документа він розміщується в сховище за замовчуванням цього виду документів (наприклад, звіти розташовуються в файловому сховищі, відео-ролики - в сховище мультимедійних файлів, а проекти договорів - в сховище SQL-сервера). Для видів документів налаштовується також і час знаходження документа в оперативному доступі; якщо документ не змінювався (або не проглядався) протягом певного періоду, він переноситься в архів.

Взаємна відповідність оперативних та архівних сховищ задається при створенні сховища і може бути змінено.

За час свого життя документ може бути вручну переміщений в інше сховище - як в оперативне, так і в архівне. Використання workflow дозволяє регламентувати цей процес. Наприклад, заява співробітника після узгодження і підписання поміщається в архів.

Переваги електронного архіву документів DIRECTUM

За рахунок використання DIRECTUM File Storage Services різним за вимогами зберігання контентом можна управляти з єдиної системи. Завдяки цьому відпадає необхідність використання додаткових засобів для архівного зберігання документів, для зберігання документів великого обсягу і т.д.

Зменшення обсягу оперативних даних і часу відновлення системи після збою дозволяє підвищити масштабованість системи, тобто збільшення загального обсягу корпоративних даних з часом не призведе до зниження швидкості роботи системи.

Як наслідок, знижується сукупна вартість володіння системою, що важливо для організації будь-якого масштабу.

ефективні сховища

Служби електронного архіву документів керують сховищами електронних документів DIRECTUM, надаючи можливості створення в організації гнучкого і масштабується електронного архіву для різних видів контенту.

Ефект від використання сховищ системи DIRECTUM відчують будь-які організації незалежно від їх розмірів:

1. Малі організації:
   • зниження вартості обладнання за рахунок уповільнення темпів зростання бази даних і винесення частини електронних документів на менш потужні файлові сервера або навіть робочі станції.
2. Середні організації:
   • накопичення та ефективне управління корпоративною інформацією;
   • комфортна робота постійно зростаючого числа користувачів.
3. Великі організації:
   • практично необмежений обсяг збережених даних;
   • висока відмовостійкість системи;
   • автоматизація великої кількості прикладних задач.

Кожен співробітник організації отримує переваги від використання електронного архіву документів в своїй роботі:

1. Всі користувачі. Отримують можливість роботи з різними видами контенту в єдиному середовищі:
   • отримують оперативний доступ до регламентує і організаційних документів;
   • можуть зберігати медіа-дані (відео, фотоархіви, рекламні та картографічні матеріали і т.д.) та інші документи обсягом більш 100 Мб при прийнятному рівні оперативності доступу до них;
   • отримують можливість перекладу документів до архівного зберігання і мають доступ до документів електронного архіву;
   • отримують підвищення швидкодії роботи системи за рахунок зниження навантаження на SQL-сервер.
2. Керівники. Ресурси повинні використовуватися ефективно:
   • вартість зберігання даних повинна бути мінімальною, електронні архіви документів можуть розташовуватися в більш дешевих сховищах;
   • розподілена система сховищ більш відмовостійкості і значно краще справляється із завданням забезпечення безперервності бізнесу.
3. Адміністратори. Адміністрування декількох окремих сховищ більш ефективно, ніж адміністрування одного величезного сховища:
   • ймовірність одночасної втрати всіх документів (тобто виходу з ладу всіх сховищ) знижується;
   • відновлення поламаних сховищ займає менше часу, ніж відновлення всієї системи;
   • зменшення обсягу бази даних SQL-сервера спрощує її адміністрування, - а це найбільш важлива частина системи.
4. Фахівці з безпеки Можна більш надійно захищати дані:
   • конфіденційні дані можна перенести в особливо захищені сховища і закрити до них доступ навіть для адміністраторів;
   • конфіденційні дані можна шифрувати засобами операційної системи.
5. Розробники. Широкі можливості для автоматизації завдань бізнесу:
   • можливість автоматизації процесів, пов'язаних з необхідністю зберігання документів великого розміру;
   • простота розробки, незалежно від кількості сховищ.

довготривалий архів

За допомогою файлових сховищ і рішення «Довготривалий архів» можна організувати єдиний архів паперових і електронних документів організації, що працює за правилами російського архівного діловодства. При цьому протягом всього терміну зберігання електронних документів підтримується їх юридична сила.

Рішення дозволяє знизити навантаження на оперативні сховища компанії, спрощує і прискорює роботу архівістів і діловодів за рахунок автоматизації рутинних операцій. «Довготривалий архів» взаємодіє з інформаційними системами будь-якого класу (ECM, ERP і т.д.) - в результаті всі документи компанії зберігаються в єдиній системі за встановленими правилами.