Як адмініструвати показники і ефективність в компанії за допомогою інформаційної системи

1. Вступ Управління ключовими показниками ефективності діяльності підприємства (далі Показник ефективності)...
2. мотивація співробітників
3. Наступний крок. Перехід до цільового управління
4. висновки

Вступ

Управління ключовими показниками ефективності діяльності підприємства (далі Показник ефективності) - це інструмент менеджменту, актуальність якого останнім часом тільки зростає.

Як працює підприємство в цілому і його окремі підрозділи? Розвивається підприємство або стагнує? Чи справедливо розподілені витрати фонду оплати праці по співробітниках підприємства? Де ховається потенціал компанії? Ці та безліч інших питань привертають увагу вищого менеджменту компаній. Відповіді на них криються в даних управлінської і бухгалтерської звітності підприємства.

Тому будь-який керівник має вибір: працювати з даними на рівні періодичних звітів чи впровадити систему управління показниками, яка зробить діяльність підприємства прозорою.

Саме про автоматизацію системи управління показниками піде мова в даній статті.

Побудова системи показників ефективності

Показники ефективності відображають діяльність підприємства, тому перший крок автоматизації системи показників - моделювання організаційної структури компанії.

Рис.1 Моделювання організаційної структури компанії

На цьому кроці варто сконцентрувати увагу на відділах (департаментах), показники яких будуть вимірюватися. Система не накладає жодних обмежень на складність організаційної структури і на можливості її деталізації. Таким чином, в будь-який момент організаційна структура може бути уточнена або деталізована. Моделювання організаційної структури за допомогою графічного інструменту може бути виконано аналітиком, що працює в компанії.

Концепція швидкого старту і простоти використання системи ELMA надає можливість відразу після моделювання організаційної структури перейти до побудови моделі показників.

Рис.2 Побудова ієрархічної моделі показників

При моделюванні за кожним показником слід звернути увагу на:

• Логіку розрахунку значення показника. Система ELMA дозволяє реалізувати гнучку калькуляцію / розрахунок планових та фактичних значень показників;

• Взаємозв'язок показників. Взаємозв'язок забезпечує ієрархічну залежність показників;

• Матрицю відповідальності за показником. Даний функціонал забезпечує зв'язок організаційної структури (бізнес-одиниць, відділів, співробітників) і моделі показників;

Рис.3 настроюються джерела даних

Необхідно забезпечити роботу системи показників в режимі реального часу. Це означає, що в систему ELMA повинні своєчасно потрапляти дані з багатьох джерел для розрахунку значень показників.

Інструментарій ELMA зі збору даних гарантує те, що джерелами даних можуть бути практично будь-які інформаційні системи, що використовуються на підприємстві.

Після запуску системи показників ефективності в експлуатацію робота компанії стає прозорою.

Мал. 4 Показники ефективності працюють в режимі реального-часу

Цінність системи показників ефективності щодо системи звітів очевидна: керівництво компанії може «охопити одним поглядом» більше безліч взаємопов'язаних показників без детального / складного аналізу звітних даних. Режим реального часу гарантує актуальність наданої керівництву картини діяльності підприємства.

Рис.5 Картка показника

Стандартні функції системи ELMA дозволяють працювати з окремими показниками: аналізуючи їх тренди в розрізі планових і історичних значень, обговорювати значення показників, а також ставити завдання співробітникам компанії в розрізі показників.

мотивація співробітників

Побудова і автоматизація системи показників дають можливість керівництву компанії «озирнутися», тобто оцифрувати роботу компанії і окремих її підрозділів. З'являється інструмент вимірювання, який показує об'єктивну картину роботи підприємства.

Наступне питання, яке постає після побудови системи показників: «Як можна змінити їх значення? Що для цього необхідно зробити? Як вплинути на ситуацію? ».

Тут не обійтися без мотивації співробітників, що відповідають за певні показники. Іншими словами, відповідальні співробітники повинні докладати зусиль, щоб змінити поточні значення показників.

Система ELMA підтримує матриці ефективності співробітників, які є базовим елементом побудови системи мотивації.

Рис.6 Матриця ефективності співробітника

Матриця ефективності в режимі реального часу показує на скільки успішно або ефективно працює співробітник, а значення ефективності за період використовується при розрахунку бонусу співробітника за період.

Важливо, що матриця ефективності може враховувати 5 параметрів роботи співробітника:

• Значення показників, за які відповідає співробітник;

• Оцінки керівників;

• Фактичні трудовитрати по виконанню завдань, в тому числі і проектних;

• Коефіцієнт виконавської дисципліни, що показує який відсоток завдань було виконано вчасно;

• Досягнення SMART-завдань.

Пропонований системою ELMA інструмент розрахунку ефективності співробітника є гнучким і збалансованим. Він може враховувати не тільки «сухі числа» значень показників, але і суб'єктивні оцінки керівників і рух співробітника вперед по досягненню SMART-завдань. Ми вважаємо, що це важливо, враховуючи специфіку РФ.

Рис.7 Динаміка ефективності співробітника

Більш того, керівник отримує можливість оцінити динаміку ефективності співробітника, тобто тренд корисності співробітника для компанії.

Наступний крок. Перехід до цільового управління

Після того, як побудована і автоматизована система показників і «проброшена» мотивація на співробітників компанії керівник отримує працюючий інструмент управління компанією, який звільняє час керівника. ТОП-менеджмент підприємства отримує можливість сконцентруватися на розвитку, тобто працювати з цілями компанії.

Система ELMA володіє функціоналом роботи з цілями.

Рис.8 Побудова моделі цілей компанії

Система дозволяє оцифрувати мети компанії, зв'язати їх між собою, спланувати заходи (завдання), які необхідно виконати для досягнення мети, і додати вимірювачі (показники) досягнення цілей.

Робота з цілями замикає управлінський контур: поточні показники -> мотивація співробітників -> напрямки розвитку компанії -> досягнення бажаних показників.

висновки

Побудова і автоматизація системи показників призводить до наступних ефектів:

• Робота компанії стає прозорою. Без розуміння того як хто працює складно приймати управлінські рішення, тим більше рухатися вперед;

• Співробітники компанії розуміють, що результат їх роботи видно керівництву. Саме, не бурхлива діяльність, а результат;

• Співробітники - це цінний актив компанії. Багато з них готові докладати зусиль, щоб компанія досягала кращих результатів. Ці зусилля не залишаться непоміченими. Відбудована і автоматизована система мотивації мобілізує потенціал компанії;

• Розвиток компанії та досягнення цілей стає вимірним, а хто не стоїть на місці - той перемагає.

Компанія ELMA, як виробник програмного забезпечення, робить конструктор, який дозволить Вам зробити систему «під себе». Починати варто з найпростішої моделі, система дозволить Вам її постійно покращувати. Ви легко це можете спробувати, скачавши безкоштовну демо-версію ELMA KPI .

# УправніеПоказателямі (KPI) # Статті #Розвиток бізнесу

# KPI_і_мотівація_сотрудніка