Як оформити виписку з протоколу: освоюємо теорію і вивчаємо зразок

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. ПРИКЛАД
3. оформлення протоколу
4. заголовна частина
5. У головній частині протоколу вказуються такі обов'язкові реквізити:
6. ПРИКЛАД
7. Основна частина
8. ПРИКЛАД
9. У вступній частині вказуються:
10. ПРИКЛАД
11. ПРИКЛАД
12. ПРИКЛАД
13. ПРИКЛАД
14. ПРИКЛАД
15. ПРИКЛАД
16. ПРИКЛАД
17. ПРИКЛАД
18. оформлювальна частина
19. ПРИКЛАД
20. Витяг з протоколу

У статті розповідається про особливості складання протоколів і оформленні виписки з них. Наводяться зразки протоколів і виписок.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Нормативно-методична база оформлення протоколу

У Словнику видів і різновидів сучасної управлінської документації, розробленому Всеросійським науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи (ВНИИДАД, 2014 року), є наступне визначення:

• протокол засідання - це інформаційно-довідковий документ, що фіксує хід засідання (наради) і прийняті рішення.

Рекомендації щодо складання та оформлення протоколу засідання (наради) містяться в наступних документах:

1. Методичні рекомендації по розробці інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. наказом Росархіву 23.12.2009 № 76) (далі - Методичні рекомендації);
   
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »;
   
3. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 (затв. Росархивом).

Однак протоколи складаються не тільки з управлінської діяльності. Вони стосуються і інших напрямів: фінансової, науково-дослідної, правової діяльності і т. Д. Правила оформлення і складання протоколу засідання (наради) закріплені і в інших документах.

ПРИКЛАД

• в Федеральному законі Російської Федерації від 26.12.1995 № 208-ФЗ (Ред. Від 29.06.2015) «Про акціонерні товариства» (гл. VII «Загальні збори акціонерів»);
• в Федеральному законі Російської Федерації від 08.02.1998 № 14-ФЗ (Ред. Від 29.06.2015) «Про товариства з обмеженою відповідальністю» (гл. IV «Управління в суспільстві»);
• в Кримінально-процесуальному кодексі Російської Федерації від 18.12.2001 № 174-ФЗ (Гл. 35, ст. 259).

оформлення протоколу

Протокол незалежно від виду складається з трьох частин:

• заголовної (шапки);
• основний (тексту);
• оформляє (підписів, віз ознайомлення).

реквізити впливають на юридичну силу документа. Важливо правильно їх оформити відповідно до діючих правил.

заголовна частина

Протоколи оформлюються на бланку протоколу, загальному бланку або стандартному аркуші формату A4. Розташування реквізитів заголовної частини у всіх випадках поздовжнє або кутова.

Приклад оформлення на бланку протоколу (бланк конкретного виду документа) з поздовжнім розташуванням реквізитів

Бланки конкретного виду документів використовуються при виданні великої кількості їх примірників. Решта документи оформляються на загальному бланку. На ньому залишають чисте місце для нанесення назви будь-якого виду документа.

Приклад оформлення протоколу на загальному бланку з поздовжнім розташуванням реквізитів

А якщо в інструкції з діловодства не вказано конкретний тип бланка? Тоді протокол оформляється на чистому аркуші формату А4.

Довідка

У головній частині протоколу вказуються такі обов'язкові реквізити:

1. найменування організації;
2. назва структурного підрозділу;
3. дата документа;
4. реєстраційний номер документа;
5. місце складання або видання документа.

Розглянемо ситуацію, якщо засідання ( нараду ) Проводиться в структурному підрозділі. У головній частині перед словом ПРОТОКОЛ вказують найменування структурного підрозділу. наприклад:

Вид документа рекомендується вказувати прописними буквами (ПРОТОКОЛ).

Датою протоколу є дата засідання (наради).

Дата може бути оформлена:

• цифровим способом (наприклад, 21.10.2015);
• словесно-цифровим способом (наприклад, 21 жовтня 2015 г.).

Якщо засідання (нарада) проходило кілька днів, то датою протоколу буде період його проведення (наприклад, 21.10-22.10.2015).

Реєстраційний номер протоколу складається з порядкового номера засідання (наради). Номер присвоюється в межах календарного року або терміну повноважень колегіального органу. Він може доповнюватися літерним позначенням.

ПРИКЛАД

№ 2 ЕК. Тут 2 - порядковий (обліковий) номер засідання (наради). ЕК - скорочена назва колегіального органу ( «експертна комісія»).

Протоколи спільних засідань мають складові номери. Вони включають порядкові номери протоколів організацій, що брали участь в засіданні (наприклад, № 11/29).

Реквізит «місце складання або видання документа» оформляється на окремому рядку. Він розташовується нижче дати і реєстраційного номера. А при поздовжньому розташуванні реквізитів - у центрі наступного рядка. Реквізит містить назву географічного пункту, де було засідання колегіального органу. Умовні скорочення географічних назв повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку (затв. Наказом Мінкомзв'язку Росії від 31.07.2014 № 234 ). Наприклад: г. Хімки Московської області

Читайте також:

Основна частина

Заголовок до тексту протоколу включає найменування колегіального органу. Воно залежить від функціонального призначення органу.

ПРИКЛАД

• (чого?) засідання спеціалізованої вченої ради
• (чого?) засідання експертної комісії
• (чого?) наради керівника ...

Протоколи бувають повні і короткі. Це залежить від повноти висвітлення питань на засіданнях (нарадах).

Текст повного протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

У вступній частині вказуються:

• голова (або головуючий) засідання (наради);
• секретар засідання (наради);
• прізвища присутніх на засіданні (нараді);
• запрошені особи (якщо є);
• порядок денний.

Головою засідання (наради) є глава дорадчого органу, який веде збори. Секретарем засідання (наради) - особа, яка документує діяльність дорадчого органу, т. Е. Складає протокол.

Присутні - особи, які входять до складу засідає колективу (дорадчого органу). Запрошені - не входять до складу засідає колегіального органу. Але вони запрошені на засідання (нарада) з яких-небудь причин.

Оформляти дану інформацію рекомендується наступним чином:

ПРИКЛАД

Голова - Сидоров С.В.
Секретар - Іванова М.І.
Були присутні: Аверін В.А., Борисов С.Ю., Воронін С.Л., Якушев П.А. (прізвища перераховують в алфавітному порядку).

А якщо присутніх занадто багато (наприклад, більше 15 осіб)? Тоді в протоколі робиться посилання на список, який є невід'ємною частиною протоколу:

ПРИКЛАД

Були присутні: 17 чол. (список додається).

Зверніть увагу! Кількість присутніх, зазначених у списку, визначається організацією самостійно.

Запрошені: повне найменування посади, організація, де працює запрошений, його прізвище та ініціали. Запрошений на засідання (нарада) може бути працівником і даної організації.

Порядок денний містить: розглянуте питання, вказаний в місцевому відмінку, посаду, прізвище та ініціали доповідача з даного питання. Питання нумеруються арабськими цифрами і будуються в місцевому відмінку.

ПРИКЛАД

Порядок денний:

1. Про порядок проведення атестації співробітників і затвердження плану її проведення. Доповідач (доповідь, виступ) - начальник відділу кадрів Павловський А.В.
   
2. Про проведення Дня машинобудівника. Доповідач (доповідь, виступ) - заступник генерального директора заводу Якуніна Г.Н.

Основна частина тексту протоколу оформляється відповідно до послідовності питань в порядку денному. У ній має міститися стільки розділів, скільки питань було в порядку денному. Кожен розділ нумерується арабськими цифрами і будується за схемою:

1. Слухали:
виступили:
Постановили (або Вирішили):

Дані слова можуть бути написані великими літерами (СЛУХАЛИ) або малими (Слухали) (крім першої).

Слово «СЛУХАЛИ» оформляється від кордону лівого поля і закінчується двокрапкою. З абзацу нового рядка в родовому відмінку оформляється прізвище та ініціали доповідача (СЛУХАЛИ - кого?). Потім ставиться тире. Основний зміст доповідей і виступів включається в текст протоколу. Виклад зазвичай ведеться від третьої особи однини в минулому часі.

ПРИКЛАД

1. СЛУХАЛИ:
Павловського А.В. -
доповів про порядок проведення атестації співробітників організації.
Зазначив, що атестація працівників є обов'язковою відповідно до трудового законодавства.
Запропонував затвердити план проведення атестації співробітників організації в 2016 році.

Основний зміст може не записуватися в текст протоколу. Його можна оформити у вигляді окремих матеріалів і прикласти до протоколу. Тоді в тексті протоколу робиться відмітка «Текст виступу (доповіді) додається». наприклад:

ПРИКЛАД

1. СЛУХАЛИ:
Короленка В.П. - текст доповіді додається.

Якщо додатків до протоколу кілька, посилання на додаток оформляється так:

ПРИКЛАД

2. СЛУХАЛИ:
Якуніну Г.Н. - текст доповіді (додаток 2).

Всі питання до доповідача і виступив і відповіді на них записуються в порядку їх надходження. Вони оформляються з нового рядка.

Слово «ВИСТУПИЛИ» оформляється від кордону лівого поля і закінчується двокрапкою. Прізвище та ініціали кожного з виступаючих оформляються з нового рядка (абзацу). Вони вказуються в називному відмінку (ВИСТУПИЛИ - хто?). Після тире в формі непрямої мови записується короткий або докладний зміст виступу.

Основний зміст виступів після доповіді включається в текст протоколу. наприклад:

ПРИКЛАД

ВИСТУПИЛИ:
Іванов А.В. - запропонував начальникам структурних підрозділів підготувати питання для атестації співробітників.

Постанова (рішення) в текст протоколу вноситься повністю. Причому в тому формулюванні, яка була прийнята на засіданні. При необхідності наводяться підсумки голосування: «За - ..., проти - ..., утрималося - ...».

ПРИКЛАД

ВИРІШИЛИ:
1. Начальнику відділу кадрів Верменич А.Н. підготувати проект програми підвищення кваліфікації співробітників на 2016 рік до 29.12.2015.
За - 15, проти - 0, утрималися - 0.

Якщо рішень декілька, вони нумеруються арабськими цифрами з крапкою. Як правило, кожне рішення супроводжується посадою, прізвищем та ініціалами відповідального за його виконання. А також містить термін виконання.

Приклад оформлення протоколу засідання

оформлювальна частина

Протоколи підписуються головою і секретарем зборів. Потім вони доводяться під розпис до працівників. Причому працівників, названих відповідальними виконавцями в резолютивній частині протоколу.

Протокол в федеральних органах виконавчої влади підписується головуючим на засіданні та секретарем.

ПРИКЛАД

Головуючий особистий підпис С. В. Сидоров
Секретар особистий підпис М. І. Іванова

Витяг з протоколу

Прийняті рішення доводяться до виконавців у вигляді виписок з протоколів. Ці виписки оформляються на відповідному бланку. Виписка з протоколу повинна містити «позначку про завірення копії». При напрямку в інші організації на позначці проставляється печатка.

Приклад виписки з протоколу

Читайте також: